Вспомогательный инструментарий

Для более успешного и качественного проведения исследования докумен­тооборота в процессе диагностического исследования целесообразно подгото­вить ряд вспомогательных материалов, важнейшими из которых являются следующие:

• список производственных подразделений;

• список подразделений органа управления;

• список и альбом форм документов, циркулирующих в управляющей системе;

• предварительные шифры показателей и признаков, единые для документов одного наименования;

• штатное расписание;

• список внешних организаций.

При этом каждый показатель любого из перечисленных выше документов должен быть соответствующим образом зашифрован.

Предварительный (первоначальный) шифр показателя (признака) состоит из двух частей:

первая — шифр документа, в котором он содержится; вторая — порядковый номер показателя в документе.

Шифрация показателей произво­дится непосредственно в бланках форм документов, а их порядковые номер проставляется в том месте, где должно стоять значение показателя.

Кроме того. каждый работник, проводящий исследование, должен иметь:

• программу исследования и детальные вопросники;

• специальные таблицы (ведомости) описания разрабатываемых документов (показателей);

• конкретный план и сроки своих работ;

• специальные тетради для записи материалов;

• предварительный перечень операций (действий) над показателями.

В качестве примера в табл. 2.8 приводится макет ведомости описания формирования показателей.

Особенность заполнения данной формы состоит в том, что при описании процесса формирования показателей используются только условные коды. Это возможно при наличии соответствующих типов шифров, полученных в ходе диагностического исследования и анализа объекта.

Таблица 1.8 Макет ведомости описания формирования показателей

Исполнитель_______________________________________________________

ведомость №_______________________ описания формирования показателей

Обследуемое подразделение___________________________________________

м п№	Полный первичный шифр формируемого показателя		Полные первичные шифры показа­телей оснований (используемых)			Алгоритм формирования по­казателя	Периодич­ность раз­работки документа	Вид пока­зателя (плановый, отчетный, норматив­ный)	Шифр подраз­деления—по­требителя (по­лучателя) до­кумента	Значность показателя (число це­лых, деся­тичных знаков)	Вид докумен­та по назначе­нию (плано­вый, отчетный, нормативный) Л)	Количе­ство выпи­сываемых экземпля­ров	Количество докумен­тов, выпи­сываемых за период	Шифр должно­сти работника, обрабатыва­ющего доку­мент
	Шифр докумен­та	Шифр показа­теля	Шифр подраз­деления—по­ставщика до­кумента	Шифр до­кумента-основания	Шифр показателя в до­кументе
1	2	3	6	5	б	7	8	9	10	11	12	13	14	15