Опросный лист

Таблица 2.2 Опросный лист

1	Цех (отдел)	4	Должность	7	Стаж работы по данной специальности
2	Бюро (служба)	5	Образование	8	Основные обязанности(общая формулировка)
3	Фамилия, и., о.	6	Стаж работы общий	9	Техническая вооружен­ность труда

Наименование основных работ, выполняемых в течение года, в том числе несвойственные должности	Среднее время, затрачиваемое на работу, в том числе
	Непосредственное выполнение работ в %	Счетно-вычислительные операции,%	Составление писем, сводок и др.,%	Сбор (или передача) информации,%	Совещания, созываемые лично другими лицами	Периодичность выполнения данной работы
1	2	3	4	5	6	7

Таблица 2.3 Характеристика технических средств управления

Наименова­ние	Мо­дель или тип	Стоимость, тыс. руб.		Для че­го использу­ется	Количество
		одного устройст-ва	всех уст­ройств		все­го	В том числе по подразделениям
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Для анализа использования информации при формировании документов составляется схема информационных связей между документами. Она дает представление о направлениях информационных потоков и позволяет определить перечень исходной информации, потребной для формирования вы­ходной информации при разработке алгоритмов.

Исследование потоков и состав информации на предприятии в зависи­мости от конкретных целей и сроков может быть проведено в сокращенном объеме, т.е. без составления схем документооборота и информационных связей или без определения объемов информации.

Методы исследования информационных потоков Программа исследования

Проведение исследования потоков информации на стадии предпроектного исследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке заводских автоматизированных систем управления. Целью та­кого исследования является изучение и формализация информационных про­цессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

При изучении форм документации, техники их заполнения обработки выделяется примерный перечень вопросов:

назначение документа;

• количество одновременно выписываемых экземпляров;

• наименование обязательных реквизитов и показателей документов;

• кем заполняются реквизиты и их показатели;

• правила формирования показателей;

• значимость каждого показателя;

• периодичность составления документов;

• частота разработки показателей.

Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделе­нием органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включение вопро­сов, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразде­лениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументиро­ванные сообщения, отражающие процессы планово-управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе опре­деленных правил — процедур с исходными данными, которые проявля­ются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исход­ных показателей, самих данных и последовательности записи в форму до­кумента.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хра­нение или выхода за пределы управляющей системы.

Для исследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. При методе инвентаризации собираются сведения обо всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о пото­ках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для исследования систематизированных массовых и регулярно повторяю­щихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.