Анализ формулируемой информации

Методика построения схемы, потоков информации (по оперативному управ­лению цехом).

Прежде всего на основании анализа производственной структуры управ­ления и внешних связей предприятия устанавливают:

• все источники и приемники информации, т. е. возможное распределение потоков информации в пространстве;

• распределение структурных подразделений по уровням управления;

• направления материальных потоков;

• степень взаимосвязи структурных подразделений.

Затем в каждом структурном подразделении определяют:

1) виды информации, получаемой и образующейся в подразделениях и передаваемой в другие подразделения;

2) характер взаимосвязи между структурными подразделениями по видам информации;

3) структурные подразделения, участвующие в осуществлении каждой функции управления;

4) группировку отдельных видов информации по функциям управления или управленческим работам;

5) характер использования поступаемой и образуемой информации в каж­дом подразделении;

6) взаимосвязь и взаимозависимость отдельных видов информации;

7) виды носителей информации;

8) маршруты прохождения информации по структурным подразделениям. После этого, располагая указанными данными, оформляют схему потоков информации по каждой из функций управления (рис. 1.12).

По строкам располагается весь выявленный перечень видов информации, по столбцам — наименования структурных подразделений.

Р ис. 1.12 Схема потоков информации по оперативному управлению цехом

Структурные подразделения группируются по уровню управления и распо­лагаются в порядке подчиненности слева направо. Смежные подразделения располагаются в соответствии с направлениями материальных потоков. Например, кладовая заготовок цеха поставщика располагается слева от структурных подразделений данного цеха, а кладовая готовых деталей цеха-потреби­теля —справа. Места прохождения информации соединяют линиями со стрел­ками, указывающими направление потоков.

Источники и приемники информации:

участок механической обработки:

1 — рабочее место;

2 — контрольное место;

3 — сменный мастер; сборный

участок:

4 — рабочее место;

5 — контрольное место;

6 — сменный мастер; участок

обслу­живания:

7 — механик цеха;

8 — энергетик цеха;

9—службы цеха; заводоуправление; 15 — диспетчер; 16—ПДО;

17—ПЭО: 18— директор.

Виды сообщений:

плановое:

П₁— производственный план на квартал с разбивкой по месяцам. П₂— планы-графики по участкам. П₃₁— сменное задание рабочему;

учетное:

у₁—учет индивидуальной выработки, У₂ - рапорт о выполнении плана за сутки;

по возмущениям:

В₁ – предупреждение о браке, В₂ – извещение о продолжительности ремонта оборудования, В₃ —информация о неисправности оборудования, В₄—информа­ция о корректировке планов

по корректировке планов:

К₁ —изменение суточного графика сдачи; К₂ — требование ускоренной подачи.

После разметки на схеме маршрутов прохождения информации по каж­дому виду информации в местах ее возникновения (в пределах рассматриваемой системы управления) устанавливают используемые виды исходной информа­ции. Если информация формируется на основании натуральных измерений (первичного учета), то исходная информация может отсутствовать.

Взаимосвязанные виды потоков исходной и производной информации соединяются штриховыми линиями в пределах данного столбца (структур­ного подразделения), где формируется производная информация.

На этом построение схемы заканчивается и начинается проверка правиль­ности ее заполнения и анализ потоков порождаемой в каждом структурном подразделении информации.

Анализ схемы. При анализе информационную модель целесообразно допол­нить наглядными таблицами, отражающими в основном количественные харак­теристики—частоту возникновения, информационные емкости, объемы и плот­ности сообщений.

Анализ использования информации по всей таблице позволяет выявить ее повторяемые и излишние виды. На основании этого можно сократить и упро­стить потоки информации, в том числе н документооборот, устранив неоправ­данное дублирование информации и произведя унификацию форм документов.

Необходимо учитывать, что основная масса информации передается (и об­разуется) в устной форме. Но объем информации, содержащейся в устном сообщении, как правило, выше того уровня, который необходим для управле­ния за счет избытка призначной информации. Поэтому следует учитывать лишь ту информацию, которая требуется принимающему ее подразделению для определения состояния объекта управления и выработки управляющего воздействия. Чаще всего для этой цели достаточна информация о месте, при­чинах и времени события.

Проведя анализ всех документов и устных сообщений, нетрудно опреде­лить объем потока информации в разрезе функций управления и структурных подразделений, степень их загрузки и провести целый ряд других исследований систем управления производством.

Метод позволяет получить сведения о всей информации, порождаемой в процессе производства, и может быть использован в основном в производст­венных звеньях.