Метод схем информационных связей плановых расчетов

В схеме информационных связей отражаются плановые расчеты того или иного подразделения, последовательность их выполнения, состав н источники информации, метод переработки и направления дальнейшего использования информации [12]. При помощи простой и удобной символики в схемах в на­глядной форме можно представить все потоки информации, взаимодействие различных подразделений в процессе принятия решений, последовательность и взаимосвязь решаемых задач.

Построение схемы информационных связей. Схема строится в такой после­довательности:

1. Выбирается основное подразделение органа управления, для которого строится схема. Опыт работы показал, что за основное подразделение при исследовании планового органа следует принять под­отдел. Для каждого подотдела строится своя схема, затем их укрупняют в схемы отделов и т. д.

2. Строится схема подразделения органа управле­ния либо силами специалистов обследуемого подразде­ления, либо сотрудниками специально созданной группы исследования на основании бесед со специалистами.

3. Весь процесс преобразования информации в под­разделении разбивается на этапы и составляется схема каждого этапа. (Например: а) составление плана без учета лимитов; б) корректировка плана первого этапа с учетом установленных лимитов; в) разбивка плановых заданий по подразделениям.)

4. Определяются основные блоки преобразования информации. В качестве основного блока на схеме принимается плановый расчет. Под плановым расчетом понимается любое преобразование информации в процессе планирования. Плановый расчет на схеме обозначается прямоугольником (рис. 1.7), внутри которого записывается его наименование.

Рис. 1.7 Обозначение планового расчета.

5. Для выделенных блоков определяют входную и выходную информацию. Информация на схеме обозначается кружком, внутри которого указывается ее наименование (рис. 1.8).

6. Для каждого потока входной информации выясняется ее источник. Возможны два случая:

а) источником информации является другой блок преобразования того же подразделения (или несколько блоков). В этом случае происходит стыковка соответствующих элементов схемы;

б) источником информации служит другое подразделение или внешняя организация. Все эти подразделения и организации именуются адресом н обозначаются треугольником, вну­три которого записывается их со­кращенное наименование. Приня­то следующее обозначение адре­сов (рис. 1.9).

Для того чтобы избежать пе­ресекающихся связей, адреса и потоки информации, уже нанесен­ные на схему, повторяются всякий раз, когда они существенны для какого-либо блока преобразова­ния.

7. Определяется направление

дальнейшего движения каждого потока выходной информации. Здесь также возможны два слу­чая:

а) выходная информация од­ного блока является входной дру­гого блока;

б) выходная информация по­ступает за пределы обследуемого подразделения.

В некоторых случаях возмож­но несколько направлений исполь­зования выходной информации.

8. В случаях возникновения циклов в соответствующих местах

схемы в качестве выходных адресов указываются те блоки, откуда начи­нается новый цикл.

9. При принятии группового решения (если в процессе преобразования информация проходит этап согласования) применяют специальное обозначение (рис. 2.10).

При необходимости указания, с какой информацией каждый из участников вступает в процесс согласования, целесообразно применять обозначение, пока­занное на рис. 2.11.

10. Взаимоувязываются все блоки преобразования информации, адреса внутри каждого этапа.

11. Взаимоувязываются все этапы.

12. После построения информационной схемы проверяют выполнение ряда условий:

а) входными и выходными вершинами могут быть только адреса;

б) адрес непосредственно должен быть соединен с информацией;

в) для каждого блока существует хотя бы один входной и выходной по­ток информации.

13. После того как построены схемы отдельных подразделений, прове­ряется взаимная стыковка этих схем. Взаимная стыковка подотделов в рамках отдела проверяется анализом всех входных адресов, обозначенных треуголь­никами с двойной обводкой, взаимная стыковка схем отделов в рамках органа управления проверяется путем проверки всех входных и выходных адресов, обозначенных треугольниками с двойной заштрихованной обводкой, и соот­ветствующей им информации.

Метод этот имеет и некоторый недостаток. Несмотря на простоту и ясность в изображении результатов анализа, он требует кропотливого и тщательного изучения действующей системы и не обеспечивает, досконального анализа самой системы показателей. Метод рекомендуется применять в сочетании с другими методами, в частности, с методом исследования норм выработки решений.