Тема 3. Организация и управление закупочной деятельностью
Принципи організації закупівельної діяльності на підприємстві.
Організація процесу закупівель.
1. Принципи організації закупівельної діяльності на підприємстві.
На функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как:
• доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;
• сущность приобретаемой продукции или услуг;
• ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;
• наличие возможностей для выполнения данной функции;
• задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.
Службы закупок в компании могут быть построены централизованно и децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.
Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее. Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем (рис. 3) назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов.
Преимущества централизованных закупок:
• простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;
• отсутствие административного дублирования;
• возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;
• лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;
• развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени.
Рис. 3. Организационная структура управления закупочной логистикой на предприятии
Вариант структуры службы закупок предприятия, представленный на рис. 3.3, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.
Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.
Внутри самого отдела закупок функции часто подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации. В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, вероятно, никакого разделения функций не будет. Но в более крупной организации, осуществляющей закупки, обычное разделение функций происходит по четырем специальным направлениям, как показано на рис. 4.
Рис. 4. Организационная структура типичного крупного отдела закупок (вариант)