4. Структурування документу

Перш за все, слід визначитися з тим, що ми розумітимемо під структурою (будовою) документа, і що ми вважатимемо основними елементами (складовими) цієї структури. На достатньому для практики рівні, не заглиблюючись в зайві подробиці, можна затверджувати, що будь-який документ є сукупністю звичайних абзаців.

В простому документі (наприклад, в листі до приятеля) всі абзаци, звичайно, рівноправні. В цьому випадку ми говоримо, що вони мають один і той же рівень, званий Основной текст. Зі всіх можливих рівнів цей рівень вважається найнижчим.

Можна завжди визначити рівень того або іншого абзацу, а також змінити його. Виконайте команду Формат-Абзац…. Виберіть вкладку Отступы и интервалы в одержаному діалоговому вікні Абзац. У вкладці ми бачимо список Уровень:, в якому виставлено значення Основной текст. А якщо список розвернути, то можна побачити ще дев'ять рівнів з Уровня 1 до Уровня 9. Таким чином, ми переконалися в тому, що абзацу можна додати різний статус у вигляді номера рівня. З них Уровень 1 вважається найвищим.

Відомо, що великі документи (наприклад, книги) з метою полегшення читання і зручності сприйняття завжди розбивають на окремі блоки. В звичайній практиці ці блоки можуть називатися по-різному: частини, розділи, глави, параграфи, пункти і т.ін. Візуально це досягається тим, що до тих або інших абзаців застосовують різне форматування (наприклад, використовуючи інший шрифт або міняючи спосіб вирівнювання). Такі виділені абзаци називаються заголовками блоків. Надалі ми познайомимося із засобами, що дозволяють зробити заголовком будь-який абзац або, навпаки, будь-який заголовок перетворити на звичайний абзац. Саме з цією метою і використовується поняття рівня. Таким чином, із загальних позицій, можна вважати всі, без виключення, абзаци документа просто заголовками різних рівнів.

Важлива властивість блоків полягає в тому, що вони можуть бути вкладеними один в інший. Розглянемо як приклад відомий "Справочник по физике" Яворского Б.М. і Детлафа А.А. (Москва: Наука, Гл. ред. физ.-мат. лит., 1990). Довідник складається з дев'яти відділів, які називаються “Отдел I. МЕХАНИКА”, “Отдел II. ОСНОВЫ МОЛЕКУЛЯРНОЙ ФИЗИКИ И ТЕРМОДИНАМИКИ” і т.ін. Зверніть увагу, що назва кожного відділу є спеціальним чином відформотованим абзацом, і, природно, є заголовком першого рівня. Кожний відділ складається з розділів. Наприклад, перший відділ містить розділи, звані "Глава I.1. Кинематика", "Глава I.2. Законы Ньютона" і т.ін. З одного боку, назви розділів - абзаци, з другого боку, вони є заголовками другого рівня. Кожний розділ ділиться на параграфи. Наприклад, перший параграф в першому розділі першого відділу називається "§ I.1.1. Механическое движение. Предмет механики". Цей абзац є заголовком третього рівня. І, нарешті, кожний параграф складається із звичайних абзаців, що є основним текстом. Таким чином, розглянутий довідник є послідовністю блоків першого рівня, в кожному з яких, у свою чергу, міститься послідовність блоків другого рівня і т.д.

Існування вищеописаної структури в документі забезпечено тим, що певним його абзацам привласнений статус заголовків першого рівня. Між кожною парою сусідніх заголовків першого рівня розташовані абзаци у вигляді заголовків другого рівня, між кожною парою сусідніх заголовків другого рівня розташовані абзаци у вигляді заголовків третього рівня і т.д. І нарешті, між будь-якими сусідніми заголовками знаходяться абзаци (або, якщо хочете, заголовки), що є основним текстом. Структуру подібного роду прийнято характеризувати наявністю заголовків і підзаголовків (підлеглих заголовків, тобто заголовків низького рівня). Іншими словами, кожному заголовку (окрім абзаців основного тексту) може відповідати ряд підзаголовків.

Структуризацією документа називатимемо "офіційне" закріплення статусу (номеру рівня) для кожного з його заголовків. Ця операція надалі дозволить багато в чому автоматизувати роботу з документом.

Для роботи із структурою призначений спеціальний режим відображення документа на екрані, званий режимом структури. Цей режим встановлюється по команді Вид-Структура або за допомогою натиснення кнопки Режим структуры в лівій частині горизонтальної лінійки прокручування.

При установці режиму структури на екрані автоматично з'являється панель інструментів Структура. В режимі структури в тексті документа перед кожним заголовком встановлюється маркер у вигляді знака "плюс", якщо у нього є підзаголовки (у тому числі, і абзаци основного тексту). Маркер у вигляді знака "мінус" використовується в протилежному випадку. Крім того, перед кожним абзацом основного тексту встановлюється маркер у вигляді маленького квадратика. При відображенні структури будь-який підзаголовок виводиться на екран з відступом управо по відношенню до свого заголовка.

Для управління відображенням структури використовуються засоби панелі інструментів Структура. При натисненні кнопки 1 будуть виведені заголовки тільки першого рівня. При натисненні кнопки 2 будуть виведені заголовки першого і другого рівня. Аналогічно працюють кнопки і з подальшими номерами (з 3 по 7). Якщо ж натиснути кнопку Все заголовки, то, окрім заголовків всіх рівнів, будуть виведені і абзаци основного тексту (пригадаємо, що вони теж - заголовки). Правда, абзаци основного тексту як справжні заголовки можуть бути занадто довгі. Тому на цей випадок передбачена кнопка Показать только первую строку, натискаючи яку, заголовки можна буде бачити частково. Зверніть також увагу, що всі, без виключення, заголовки виводяться абсолютно ідентично з точки зору форматування. Тому, якщо з'явиться необхідність побачити оформлення заголовків, то доведеться натиснути кнопку Отобразить форматирование.

В режимі структури можна підвищити або знизити рівень будь-якого заголовка, у тому числі перетворити на справжній заголовок звичайний абзац основного тексту або, навпаки, заголовок - в звичайний абзац. При цьому використовуються, так звані, визначені стилі: стиль Обычный для абзаців основного тексту, а також стилі від Заголовок 1 до Заголовок 9 для заголовків від рівня 1 до рівня 9 відповідно. Зміну рівнів здійснюють за допомогою панелі інструментів Структура кнопками Повысить уровень, Понизить уровень і Понизить до обычного текста.

Якщо документ структурований, то в будь-якому режимі можливе відображення його схеми, яка включає тільки заголовки цього документа (без основного тексту). Схема документа відображається на окремій панелі зліва від документа. Її можна використовувати для швидкого переміщення до потрібного блоку документа, клацнувши ЛКМ по його заголовку в схемі. Схему документа можна відобразити, виконавши команду Вид-Схема документа або натискуючи однойменну кнопку на панелі інструментів Стандартная.