2.2. Документальное оформление и учет поступления основных средств.

В условиях рыночной экономики задачами учета являются правильное и своевременное отражение поступления, выбытия и перемещения основных средств.

При создании предприятия вводится в действие здания, сооружения, оборудование и другие необходимые объекты основных средств. В последствии, как правило, предприятия пополняют свои основные средства с целью наращивания своих производственных мощностей, замены износившихся и по другим причинам. Этот процесс и рассматривается как поступление основных средств. Порядок отражения в учете основных средств зависит от того, каким образом и на каких основаниях они приобретены.

Поступление основных средств на предприятие происходит в следующих случаях:

• в порядке нового строительства;

• на условиях аренды;

• в результате приобретения за плату;

• в качестве взноса в уставный капитал;

• безвозмездного получения или дарения;

• путем выявления, как неучтенных по материалам инвентаризации;

• другими способами, не противоречащими действующему законодательству.

Приемка в эксплуатацию основных средств осуществляется комиссией, назначенной для этих целей приказом или распоряжением руководителя. Как правило, на предприятиях создаются постоянно действующие комиссии. В их состав включают: бухгалтера, главного механика, представителя технического отдела, специалиста по строительству, начальника цеха или отдела, которому сдается объект основных средств.

На принятые в эксплуатацию объекты комиссия оформляют, акт (накладную) приемки - передачи (внутреннего перемещения) основных средств № ОС -1 в одном экземпляре (49). В этом документе записывается подробная характеристика объекта, источник приобретения, год выпуска или постройки, дата ввода в эксплуатацию, результаты испытания, его соответствие техническим условиям, заключение комиссии. Указываются также, кто принял, кто сдал и необходимые сведения для начисления износа по нему.

Данный акт (накладная) составляет на каждый отдельный объект основных средств. К нему прилагается необходимая техническая документация, относящаяся к принимаемому объекту (паспорта, спецификации, комплектовочная ведомость), которая затем передается материально- ответственному лицу по месту эксплуатации основных средств. Полностью оформленный акт вместе с приложенной технической документацией передается на утверждение руководителю предприятия, а затем в бухгалтерию.

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма№ОС-2) применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой.

Выписывается сдатчиком (передающей стороной) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица ответственного за сохранность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств( формы № ОС-6, № ОС-6а, №ОС-6б).

Аналитический учет основных средств ведется в разрезе отдельных инвентарных объектов.

Аналитический по объектный учет основных средств ведется бухгалтерией предприятия в инвентарных карточках формы № ОС-6. При одновременном поступлении нескольких одинаковых объектов допускается открытие данной групповой инвентарной карточки с указанием в ней инвентарных номеров, присвоенных каждому объекту. Инвентарные карточки открываются в каждом экземпляре. Обязательные реквизиты инвентарных карточек – наименование объекта, его инвентарный номер, завод- изготовитель, номер акта и дата приема, первоначальная стоимость, источник приобретения, краткая характеристика.

При перемещении объектов внутри предприятия, ремонте, выбытие в карточках делается соответствующие отметки. Основание для этого служат данные документов о перемещении, ремонте, ликвидации основных средств.

Инвентарные карточки регистрируются в описях инвентарных карточек по учету основных средств в форме № ОС-7 и хранятся в картотеки бухгалтерии, где они группируются по классификационным группам, а внутри их – по месту нахождения и видам объектов. При выбытии основных средств из картотеки изымаются соответствующие карточки.

Инвентарные карточки на поступление и выбытие объектов основных средств до конца месяца хранятся отдельно. На их основании составляются карточки учета движения основных средств в форме № ОС – 8 за месяц по видам. Карточки открываются в начале года. В них по каждому виду основных средств отражается: наличие на начало года, поступление и выбытие за месяц, наличие на начало соответствующего месяца. Итоги записей за год используются для заполнения отчетности о движении основных средств. Инвентарные карточки и карточки учета движения основных средств, сверяются с данными синтетического учета основных средств.