Индексирование таблиц
Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Не следует создавать слишком много индексов для одной таблицы, т.к. это замедлит ввод и редактирование ее данных.
Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Например, в таблице «Сотрудники» можно создать индекс по полю «КодСотрудника», которое содержит уникальные значения кода, или по полю «Фамилия», которое может содержать повторяющиеся значения.
Примечание. Не допускается создание индексов для полей MEMO, гиперссылок и объектов OLE.
Допускается создание произвольного количества индексов. Индексы создаются при сохранении макета таблицы и автоматически обновляются при вводе и изменении записей. Пользователь может в любое время добавить новые или удалить ненужные индексы в режиме конструктора таблицы.
Индекс - это внутренняя служебная таблица, содержащая два столбца. Первый столбец содержит значения индексируемого поля, второй - адреса записей, имеющих это значение. Индексы позволяют осуществлять быстрый поиск строки с заданным значением индексного поля.
Желательно, чтобы каждая таблица имела ключевое поле. Ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.
Для определения ключа выделяется, как правило, одно поле, и на панели инструментов нажимается кнопка "Ключ" с изображением ключа (логотип Access). Однако в ситуации, когда данные одного поля не могут быть уникальными для каждой записи, можно назначить ключевыми два или более полей.
Ключевые поля таблицы индексируются автоматически.
Создание таблиц
Существует пять способов создания новой таблицы:
1. В режиме таблицы: данные вводятся в табличном режиме по строкам и столбцам. Имена полей определены по умолчанию ПОЛЕ1, ПОЛЕ2 и т.д. Тип поля и длину поля Access определяет на основании введенных значений. Структура таблицы формируется в соответствии с введенными значениями и потом может быть модифицирована.
2. В режиме конструктора: здесь вначале создается структура таблицы, а затем таблица заполняется данными.
3. В режиме мастера таблиц: создание таблицы на основе имеющихся шаблонов из мастера баз данных.
4. В режиме мастера импортирования таблиц: создание таблицы на основе данных, импортируемых из внешнего источника.
5. В режиме мастера связи с таблицами. Этот мастер позволяет создать новую таблицу не импортированием данных из внешнего источника, а установкой связи с внешними данными из новой таблицы.
Создание структуры таблицы представляет собой многошаговый процесс:
Определение имен полей, их типов и описаний;
Определение свойств полей;
Определение ключевого поля.
Определение имен полей, их типов и описаний
Н
Рис. 3.1 Вид таблицы в режиме конструктора
Каждое поле таблицы должно иметь уникальное имя. Имя поля – это любая последовательность символов длиной не более 64 символов, за исключением символов ., !, ‘, [, ]. Не допускается также использование символов ASCII с кодами от 0 до 31 (управляющие символы). Имя не должно начинаться с пробелами. В именах полей можно использовать и строчные, и прописные буквы.
Типы данных указывают Access, какие данные будут храниться в поле. В Access можно использовать следующие типы данных:
Текстовый – набор символов длиной не более 255 символов (по умолчанию 50).
Мемо – набор символов длиной не более 640 000 символов. (Мемо-поля не могут быть ключевыми).
Числовой – числа, участвующие в вычислениях.
Денежный – специальный числовой тип для математических расчетов над денежными величинами (8 байт).
Дата и время – предназначен для хранения значений дат и времени (8 байт).
Счетчик – специальное поле для хранения целых числовых значений, которые Access автоматически увеличивает на единицу при переходе к новым записям (4 байта).
Логический – тип, имеющий два значения: «Да» – 1 и «Нет» – 0 (1 байт). Для обозначения логических величин можно использовать пары значений: Да/Нет (Yes/No), Истина/Ложь (True/False), Вкл/Откл (On/Off).
Поле объекта OLE - предназначено для хранения объектов, обработанных OLE-сервером (электронная таблица, рисунок, текст, звуковой файл, видеофайл). Это поле не может быть ключевым. Длина – до 1 Гбайта.
Гиперссылка – содержит комбинации текста и чисел в виде текста, которые используются в качестве адресов гипертекстовых связей (адреса Web-страниц и других HTML-документов). Поле состоит из трех частей, отделенных знаком # (знак фунта):
визуального текста, который виден в поле;
адреса Internet (путь к файлу или странице);
любого подадреса внутри файла или страницы. Подадрес – это, например, имя формы или отчета Access. Длина поля – до 6144 символов.
Мастер подстановок – в поле данного типа могут храниться только те данные, которые перечислены в заранее определенном списке или в другой таблице (4 байта).
Описание поля является необязательным элементом в структуре и содержит поясняющий комментарий к полю. Описание поля выводится в строку состояния при работе с базой данных в тот момент, когда это поле активно.