Глава 8. Автоматизация управления базой данных Основные средства автоматизации
При работе с базой данных часто приходится многократно выполнять одинаковые, порой рутинные операции. Вполне естественно было бы автоматизировать их выполнение. Для этого Access располагает достаточными средствами, позволяющими во многом автоматизировать и упорядочить работу с базой данных. К числу таких средств относятся:
пользовательские меню и инструментальные панели;
кнопочные формы управления базой данных;
средства настройки параметров запуска базы данных;
макросы и модули.
Пользовательское меню - это специальное меню, часто заменяющее собой стандартное меню Access. Пользовательское меню содержит ограниченный набор команд (категорий), которые непосредственно используются для управления конкретной базой данных и упрощают работу с ней.
Для создания пользовательского меню используется команда ВИД/Панели инструментов/Настройка.
Кнопочная форма - это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающая возможность выполнения запросов, макросов, модулей, открытия других форм и вывод на печать отчетов. Часто кнопочные формы называют формами-меню. Если кнопочная форма открывается сразу при открытии базы данных, то ее называют главной кнопочной формой (рис.8.1).
Рис. 8.1. Возможный вид главной кнопочной формы
При щелчке по кнопке автоматически выполняется заранее определенное действие. Access позволяет настроить кнопки - изменить их размер, местоположение, стиль шрифта надписи на кнопке, добавить на кнопку значок, отредактировать макрос или программу, связанную с кнопкой.
На рис. 8.2 приведен один из образцов кнопочной формы для запуска часто выполняющихся процедур обработки данных.
Кнопочные формы можно создавать самостоятельно в режиме конструктора, либо с помощью диспетчера кнопочных форм. Диспетчер кнопочных форм вызывается командой СЕРВИС/Служебные программы/Диспетчер кнопочных форм и позволяет создавать многостраничную кнопочную форму, первая страница которой является главной. Структура кнопочных форм обычно соответствует структуре самого приложения как совокупности задач управления базой данных.
Рис. 8.2 Кнопочная формы для запуска часто выполняющихся процедур
Параметры запуска определяют исходные установки Access после открытия базы данных. С помощью этих параметров пользователь имеет возможность указать, какую форму следует открыть при запуске, разрешается ли изменять панели инструментов, а также являются ли доступными окно базы данных, контекстные меню и др.
Параметры запуска можно установить в специальном диалоговом окне, вызываемом с помощью команды СЕРВИС/Параметры запуска (рис. 8.3). Новые параметры, установленные в этом окне, вступают в силу после перезагрузки Access.
Настройки параметров запуска можно обойти, удерживая нажатой клавишу Shift при открытии базы данных.
Если для базы данных Access.определена защита на уровне пользователя, то можно запретить пользователям изменять настройки в диалоговом окне «Параметры запуска». Для этого следует обеспечить невозможность получения пользователями прав администратора на доступ к базе данных.
Рис. 8.3. Окно "Параметры запуска" с выполненной настройкой.