4. Учет расчетов с подотчетными лицами.

В практике хозяйственной деятельности организации часто возникают расчеты которые производят через своих сотрудников, которым выдаются наличные деньги под отчет. Расчеты через подотчетных лиц производятся в случаях, когда оплата со счетов в банках или из кассы нецелесообразна или невозможна.

Подотчетные лица — это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации на приобретение ТМЦ в магазинах, канцелярские и представительские расходы, оплату командировок и т. д. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне листа его постоянной работы. Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации.

Подотчетному лицу выдается аванс, в сумме, необходимой для проведения намеченных мероприятий, но только в том случае, если оно не имеет задолженности по ранее полученным суммам. Подотчетные лица могут расходовать полученные авансы только на те цели, на которые они выделены.

После выполнения поручения подотчетное лица обязано представить в трехдневный срок в бухгалтерию авансовый отчет. о произведенных расходах – документ об использовании полученного аванса. К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы, подтверждающие расходы.

Основным видом операций по подотчетным суммам является оплата командировочных расходов; порядок их оплаты в настоящее время следующий:

1) оплачивается проезд к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

2) оплата найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающего документа расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки.

3) оплата суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Все операции с подотчетными суммами учитывают на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». (Счет 71 является активно-пассивным, т. к. по окончании учетного периода возможны как остатки неиспользованных подотчетных сумм, так и остатки не возмещенных организацией расходов по предоставленным авансовым отчетам). По дебету счета записывают выданные под отчет суммы, по кредиту – списанные долги с подотчетных лиц согласно представленным отчетам, а также возврат неиспользованных сумм авансов. Приведем примеры бухгалтерской записи:

1 . Дт 71 – Кт 50 – 500 ед. — выдан аванс подотчетному лицу на командировочные расходы.

2. Дт 26 – Кт 71 – 450 ед. — по представленному авансовому отчету израсходованные средства отнесены на ОХР?.

3. Дт 50 – Кт 71 – 50 ед. — неиспользованный остаток аванса внесен в кассу.

4. Дт 10,41,43 – Кт 71 — оприходованы ТМЦ, купленные подотчетным лицом.

5. Дт 19 – Кт 71 – на сумму НДС по приобретенным подотчетным лицом ТМЦ.

Для отражения расчетов с подотчетными лицами в регистрах журнально-ордерной формы учета предназначен журнал-ордер № 7 – АПК.