Практическое занятие. Субд Microsoft Access. Создание однотабличной базы данных. Отбор данных с помощью фильтра. Формирование запросов и отчетов для однотабличной базы данных.

При создании таблицы нужно определить состав и название полей, их типы и размеры. Каждому полю необходимо присвоить уникальное имя. Рассмотрим процесс создания таблицы в режиме таблицы. Для этого в окне базы данных необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по строке Создание таблицы путем ввода данных или поместить курсор в эту строку и щелкнуть по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новая таблица. После щелчка по строке Режим таблицы появится шаблон новой таблицы. После ввода данных можно сохранить таблицу и присвоить ей имя командами Файл/Сохранить как/Имя.

Чтобы вставить новое поле, нужно поместить курсор в существующее поле и выполнить команды Вставка/Столбец или щелкнуть на кнопке Вставить столбец панели инструментов. Новое поле вставляется перед текущим.

Удалить поле можно:

• Выбрать поле и выполнить команды Правка/Удалить столбец;

• Выбрать поле, щелчком правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выполнить команду Удалить столбец.

Изменение положения поля:

Для этого нужно после одинарного щелчка левой кнопкой мыши на маркере поля перетащить это поле в нужное место.

Первичный ключ можно создать следующими способами:

• В режиме конструктора таблицы щелкнуть правой кнопкой мыши на имени поля и выполнить команду Ключевое поле;

• Если при первом сохранении новой таблицы ключевое поле не было определено, то Access автоматически создаст ключевое поле типа Счетчик.

С таблицами можно выполнять множество операций:

• Переименование таблиц;

• Удаление таблиц;

• Копирование таблиц в базе данных;

• Копирование таблиц из другой базы данных.

Введенные данные в таблице можно редактировать, сортировать и отбирать по заданному условию. Для удобства просмотра записи можно сортировать в определенной последовательности (сортировка по возрастанию, сортировка по убыванию) – Записи/Сортировка. Предварительно для проведения сортировки следует выбрать поля. Для отмены сортировки: Записи/Удалить фильтр.

Фильтр – это сортировка по набору условий. Например, при выборе команд Записи/Фильтр/Изменить фильтр от таблицы остается одна запись, но каждое поле становится полем со списком , в котором можно выбрать необходимый критерий из списка всех значений для данного поля.

Далее определяются реляционные связи между таблицами, для чего открывается окно «Схема данных» (Сервис -> Схема данных). В окне «Добавление таблицы» выбираем таблицы, которые следует связать. Затем методом перетаскивания указываем связываемые поля, после чего появляется окно «Изменение связей», в котором указывается тип обеспечения целостности. Завершается этот этап нажатием кнопки «Создать».

Создание формы

В режиме таблицы возможности отображения данных ограничены, формы предоставляют для этого гораздо больше возможностей. Диалоговое окно Новая форма предлагает 7 способов создания формы. После выбора в диалоговом окне Новая форма пункта Мастер форм в режиме конструктора появится окно выбора полей. В списке Таблицы/запросы выбирается нужная таблица или запрос, при этом список Доступные поля будет заполнен соответствующими полями из выбранной таблицы. С помощью кнопки > в список Выбранные поля можно внести любое поле из списка Доступные поля.

После выбора полей выбирается внешний вид формы. Существует 4 варианта форм: в один столбец, ленточная, табличная и выровненная. После выбора внешнего вида формы можно задать ее стиль в диалоговом окне выбора стиля. В дальнейшем изменить стиль формы можно по команде Автоформат в окне конструктора форм.

Последнее окно Мастера форм предназначено для создания заголовка формы. После ввода заголовка и нажатия кнопки Готово нужная форма будет создана.