Т.8 Заверительная надпись дела

Формат А4 (210 мм х 297 мм)

Засвідчувальний напис справи № (розділу опису)

Т. 9 Обложка дела

А >.

код держархіву_ код організацій.

_ 5М ф ом ио °Ы сіио

Усправі(розділіопису)підшито(вкладено) і пронумеровано.

(найменування державного архіву)

(цифрами

_аркуша(ів),

і літерами)

у тому числі: літерні аркуші

(найменування організації і структурного підрозділу)

пропущені номери аркушів +аркушів

внутрішнього опису

_{СПРАВА № ТОМ №}

Особливості фізичного стану та формування справи	Номери аркушів
1	2

Посада особи, яка склала

засвідчувальний напис Підпис Розшифровка підпису

Дата

(заголовок справи)

(дата)

Ф. №_ Оп. № Спр. №

230

На аркуш.

Зберігати

Т. 10 Опись дел [форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу структур­

ного подразделения организации]

Формат А4 (210 мм х 297 мм)

А

(Найменування установи)

(Назва структурного підрозділу) ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника структурного підрозділу

Підпис Розшифровка підпису

Дата

і

ОПИС №

ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО

Посада керівника служби Протокол ЕК*'

документаційного забезпечення структурного підрозділу

управління установи від №

Підпис Розшифровка підпису Дата

Передав справ

(Цифрами і літерами)

та реєстраційно-контрольних

(цифрами і літерами) карток до документів**'

Посада працівника

структурного підрозділу Підпис Розшифровка підпису

Дата

Прийняв справ та

(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)

реєстраційно-контрольних карток до документів.

Керівник архіву (особа,

відповідальна за архів) установи Підпис Розшифровка підпису

У цей опис включено справ з № __ по №

(Цифрами і літерами)

Дата

у тому числі:

літерні номери

пропущені номери

Посада укладача опису Підпис Розшифровка підпису

Дата

*' Согласно национальному стандарту ДСТУ 1.5:2003 при составлении доку­мента на украинском языке данная графа должна иметь название «Чергове число» и соответственно его сокращенное написание «Ч. ч.». — Примеч. авт.

**⁾ Графа 6 опускається в описах справ постійного зберігання.

*'У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

**⁾ Передаються разом із справами служби документаційного забезпечення управління.

необходимых документов. Инструктирует работников структурных под­разделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи материалов в архив. Контролирует своевременное поступление в архив документов, ведение которых завершено. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию до­кументов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составление актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек. Осуществляет контроль за состоянием документов, свое­временным их восстановлением, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения хранения документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдачу архивных справок на основании данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководя­щие и нормативные документы органов высшего уровня и других органов, касающиеся работы архивов; государственную систему делопроизводст­ва; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действую­щую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; основы трудового законодательства.

Квалификационные требования. Базовое или неполное высшее об­разование соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специалист). Стаж работы по ведению архивного дела — не менее 1 года.

<...>

19 ЗАВЕДУЮЩИЙ ЭКСПЕДИЦИЕЙ

Задачи и обязанности. Осуществляет руководство работой экспедиции. Организует работу по приемке, обработке, отправке по назначению поступающих грузов, документов, корреспонденции, обеспечение их хранения и своевременной доставки адресатам. Составляет инструкции по сопровождению грузов и документов, проходящих через экспедицию. Принимает участие в проверках целостности упаковки (тары) и наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами, в необходи­мых случаях — в составлении актов на выявленную недостачу или порчу.

Принимает меры по обеспечению работников экспедиции средствами механизации труда, инвентарем, оборудованием, следит за их правиль­ной эксплуатацией и технически исправным состоянием. Осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки, проведением погрузочно-разгрузочных работ, размещением и укладкой грузов, документов, корреспонденции, правильным оформлением приемо-сдаточной документации. Организует работу по ведению учета, составлению установленной отчетности, подго­товке справок о соблюдении сроков доставки. Обеспечивает необходи­мый режим хранения грузов, документов и корреспонденции во время их транспортировки.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руково­дящие и нормативные документы органов высшего уровня, касающиеся организации делопроизводства; структуру предприятия, учреждения, организации; приемы и методы обработки корреспонденции; организа­цию делопроизводства; организацию погрузочно-разгрузочных работ; порядок приемки и сдачи грузов; адреса основных поставщиков грузов, их складов; формы документов на приемку и отправку грузов и правила их оформления; порядок составления требований на транспорт; особенности транспортировки, складирования и хранения экспедированных материа­лов; порядок регистрации отправителей и грузополучателей, документов и корреспонденции, организацию контроля за их доставкой; установлен­ную отчетность; средства механизации труда; специальное оборудование и инвентарь; основы экономики, организации труда и управления; основы трудового законодательства.

Квалификационные требования. Базовое или неполное высшее образо­вание соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специалист). Стаж работы по профессиональной направленности — не менее 1 года.

<...>

21 ЗАВЕДУЮЩИЙ КАНЦЕЛЯРИЕЙ

Задачи и обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонден­ции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками ис­полнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структур­ные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе