Подготовка дел к передаче в архив включает проверку оформления дел и документов каждого дела, проверку пра­вильности формирования документов в дела и соответствие дел утвержденной номенклатуре. В случае выявления каких-либо недостатков работники структурных подразделений обязаны их устранить, а также принять меры к розыску отсутствующих дел.

Прием (передача) каждого дела осуществляется работником архива организации в присутствии работника структурного иод-разделения, сдающего документы. Во всех экземплярах описи дел производится отметка о принятии каждого дела, и в конце описи указываются цифрами и прописью фактическое количество дел, номера отсутствующих дел, дата приемки-передачи дел и подписи лиц, сдающих и принимающих дела. Доставка дел в архив осу­ществляется подразделениями-сдатчиками.

11.4.10 Передача документов на государственное хранение

Национальный архивный фонд Украины (НАФ Ук­раины) — это совокупность архивных документов, которые хранятся в Украине или в соответствии с международными соглашениями подлежат передаче Украине, отражают историю духовной и материальной жизни Украинского и других народов, имеют культурную ценность, являются достоянием украинской нации, признаны такими соответствующей экспертизой и за­регистрированы в установленном законом порядке [33].

Передача документов Национального архивного фонда на государственное хранение осуществляется ежегодно после окон­чания сроков их хранения в архиве организации в соответствии с графиком, утвержденным руководителями организации и соот­ветствующего государственного архива.

В организациях с небольшим объемом дел постоянного хра­нения, а также в общественных организациях, осуществляющих деятельность в пределах сроков созыва, передача документов на государственное храпение может производиться один раз в 3 — 5 лет или по окончании сроков созыва.

Документы организаций передаются на государственное хра­нение в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным в установленном порядке. Поступление документов оформляется актом приемки-передачи (приложение Т. 11), составляемым в двух экземплярах, первый из которых вместе с документами передается в государственный архив, а второй остается в деле фонда архива организации.

Передача дел осуществляется по описям в трех экземплярах. На всех экземплярах описей делаются отметки о принятии дел в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в архиве организации.

Случаи отсутствия отдельных дел оговариваются в акте прием­ки-передачи документов, а причины отсутствия дел — в справке, прилагаемой к акту.

Вместе с делами на государственное хранение передается историческая справка об организации и ее документах или до­полнения к ней.

11.4.11 Государственная регистрация документов национального архивного фонда, хранящихся в архиве организации

Государственной регистрации подлежат все документы орга­низации, отнесенные экспертизой ценности к составу Националь­ного архивного фонда. Государственная регистрация документов Национального архивного фонда организации осуществляется соответствующим государственным архивом суммарно но учет­ным ведомостям архива организации, в котором хранятся эти документы.

После утверждения решения ЭПК об отнесении документов организации к составу Национального архивного фонда соответ­ствующий государственный архив оформляет на эти документы регистрационное свидетельство, которое выдается организации-собственнику документов вместе с экземпляром утвержденной описи документов.

Вопросы выдачи, переоформления и аннулирования регистра­ционных свидетельств регулируются Положением о государствен-