стороной другие документы (вырезки, вставки к тексту, переводы и др.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются сплошной нумерацией листов дела, при этом сначала нумеруется конверт, а затем каждое вложение в конверте.

Листы большего, чем А4, формата подшиваются за одну сто­рону и нумеруются как один лист в правом верхнем углу, а затем фальцуются в формат А4.

Подшитые в дело документы, имеющие собственную нумера­цию листов, сохраняют эту нумерацию, если она соответствует последовательности листов в деле.

В случае отдельных ошибок в нумерации листов допускается использовать буквенные обозначения листов (1а, 36 и т. д.). При большом количестве ошибок листы перенумеровывают путем за­черкивания одной косой чертой старого номера и проставления рядом нового номера.

11.4.3 Составление внутренней описи документов дела

Внутренняя опись документов дела — это учетный доку­мент, который содержит перечень заголовков к текстам доку­ментов в деле с указанием порядковых номеров документов, их индексов, дат, номеров листов [33].

Внутренняя опись документов составляется к некоторым ка­тегориям дел, которые содержат уникальные документальные памятки, к документам с грифом «Для служебного пользования», личным делам, судебно-следственным делам и др. Необходимость составления внутренней описи документов отдельных дел опреде­ляется инструкцией по делопроизводству в организации.

Такую группу дел постоянного храпения, которые должны иметь внутреннюю опись документов, составляют дела с поста­новлениями, распоряжениями, приказами, решениями и т. п., наименования которых не полностью раскрывают содержание. Внутренняя опись составляется па отдельном листе по форме, приведенной в приложении Т.7.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой

указываются цифрами и прописью количество документов, вклю­ченных в опись, и количество листов внутренней описи. Если дело переплетено ранее без внутренней описи, то ее бланк подклеивают с внутренней стороны обложки дела.

Изменения состава документов в деле (включение дополни­тельных или исключение, замена оригиналов копиями и др.) от­ражаются в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующие оправдательные документы (акты, приказы и т. п.) и к внутренней описи составляется новая итоговая запись.

Внутреннюю опись подписывает лицо, которое ее составило.

11.4.4 Составление заверительной надписи дела

Заверительная надпись дела — это запись, которая содержит сведения о количестве листов, особенностях их ну­мерации и физическом состоянии документов в деле [33].

Заверительную надпись (приложение Т.8) составляют па отдельном листе, который помещают в конце дела, в печатных экземплярах дел (учетные журналы, отчеты и т. п.) — на обрат­ной стороне чистого листа.

В заверительной надписи указывают цифрами и прописью количество листов в деле и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи, если она есть.

В заверительной надписи оговариваются следующие особенно­сти нумерации документов дела:

• наличие буквенных и пропущенных номеров листов;

• номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками и т. п.;

• номера крупноформатных листов;

• номера конвертов с вложениями и количество листов вло­жений.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (за­мена оригиналов документов копиями, присоединение новых документов, повреждение листов) указываются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий оправдательный документ (акт, приказ). При большом количестве перенумерованных листов