нейшего хранения или уничтожения на основании заголовков дел в описи или в номенклатуре дел.

Во время проведения экспертизы ценности выявляются дуб­летные документы, черновики, неоформленные копии, которые подлежат изъятию из дел постоянного хранения.

В случае установления в процессе экспертизы ценности недос­тачи документов или дел, числящихся но номенклатуре, осущест­вляется их розыск. Если документы не найдены, составляется акт о недостаче архивных дел (документов), который утверждает ру­ководитель организации (приложение Т.5), назначается служебное расследование и издается приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов или дел. Справка о причинах отсутствия документов или дел, подписанная руководителем соответствующего структурного подразделения, представляется в архив организации.

По результатам экспертизы ценности документов состав­ляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и отдельно описи по личному составу. Составляется также акт о выделении к уничтожению дел, по которым истек срок хранения с учетом таких примечаний, как «До минования надобности», «До замены новыми», «После окончания срока договора» и т. и. (приложение Т.6). Отбор документов и состав­ление акта об их уничтожении осуществляются после создания сводных описей дел организации за соответствующий период. Сводные описи и акт рассматриваются экспертной комиссией одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководи­телем организации только после согласования и утверждения в установленном порядке описей дел постоянного хранения и по личному составу. Уничтожение документов производится после согласования акта с государственным архивом, после чего организация-фондообразователь имеет право уничтожить документы.

Дела, отобранные к уничтожению, сдаются в хозяйственную службу организации или предприятиям по заготовке вторичного сырья по накладным, в которых указывается вес макулатуры, сданной на переработку. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах о выделении документов к унич­тожению. Акты помещаются в дело архивного фонда и хранятся

в архиве организации. Если объем дел, выделенных к уничтоже­нию, не большой, они могут быть сожжены, о чем в акте делается отметка.

Порядок уничтожения документов и дел с грифом «Для слу­жебного пользования» определяется специальной инструкцией.

11.4.2 Оформление дел

Оформление дела — это комплекс процессов, направленных на подготовку дела к хранению и пользованию [33].

Оформление дел, подлежащих храпению и передаче в архив, предусматривает:

• перекладывание документов в деле, с расположением их в прямом порядке, т. е. сверху должны находиться более ранние документы, а снизу — более поздние;

• нумерацию листов в деле;

• составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела;

• составление заверительной надписи дела;

• подшивку и переплет дела;

• оформление обложки (титульного листа) дела.

Примечание. Документы временного (до 10 лет) хранения, сформированные в деланно переплетают, листы не нумеруют, обложку не оформляют.

Все листы в деле, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом пли механическим нумератором. Чернила, пасту или цветные карандаши применять для нумерации листов не разрешается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдель­но.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, которые являются отдельными листами в деле, нуме­руются с оборотной стороны в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками и т. п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одной