Регистрация документа — это внесение в учетные формы кратких сведений о служебном документе с указанием регистрационного индекса и даты регистрации.

Регистрация документов ведется с целью обеспечения их учета, контроля исполнения и оперативного использования имеющейся в документах информации.

Место регистрации документов определяется в инструкции по делопроизводству организации, к которой прилагается утвер­жденный руководителем организации перечень документов, ко­торые не подлежат регистрации делопроизводственной службой. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении Р.1.

Регистрации подлежат документы, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (организа­ционно-распорядительные, плановые, отчетно-статистические, бухгалтерско-учетные, финансовые и др.), как те, что создаются и используются в организации, так и те, что поступают от других организаций и граждан.

Регистрации подлежат документы как традиционные машино­писные (рукописные), так и созданные с помощью ПК.

Основным принципом регистрации является однократность. Всякий документ регистрируется в данной организации толь­ко один раз: входящие — в день поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время, созданные — в день подписания или утверждения. В случае пе­редачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Документы регистрируются в пределах групп в зависимости от названия вида, автора и содержания. Например, отдельно регист­рируются приказы по основной деятельности; приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, совместительстве работников; приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков; приказы о наложении взыскания на работника; приказы (распоряжения) о командировании работников; решения коллегиальных органов; акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские документы; заявки на материально-техническое обеспечение и др.

Во время регистрации документу присваивается условное обо­значение — регистрационный индекс.

Регистрационный индекс документа — цифровое или алфавитно-цифровое обозначение, присвоенное служебному до­кументу во время его регистрации.

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера в пре­делах группы документов, которые регистрируются. Порядковый номер можно дополнять по решению организации индексом дела но номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполни­теле и др.

Для регистрации всех документов используется единая реги-страционно-контрольная карточка, пригодная для обработки ПК (приложение Р.2).

Журнальная форма регистрации документов допускается в ор­ганизациях с объемом документооборота до 500 — 600 документов в год (приложения Р.З, Р.4).

Количество экземпляров карточек определяется числом карто­тек, которые ведутся в организации. Выбор вида и определение количества картотек должны отвечать конкретным потребностям организации. ■

9.3 Порядок обработки и отправки исходящих документов

Исходящие документы, в том числе изготовленные на ПК, обрабатываются и отправляются централизованно в день их полу­чения от структурных подразделений или не позднее следующего рабочего дня.

Не допускается отправление или передача документов без их регистрации в канцелярии.

Во время приемки от исполнителей исходящих документов обязательно проверяются:

• правильность оформления документа и размещения на нем всех реквизитов;

• правильность указания адреса;

• наличие всех необходимых подписей на документе и при­ложениях к нему;

• наличие виз на копии документа, которая остается в деле организации;

• наличие на документе отметки о приложениях;

• соответствие количества экземпляров количеству адреса­тов.

На оригиналах документов, подлежащих возврату, на верхнем правом иоле первой страницы проставляется штамп «Подлежит возврату».

Документы, направляемые одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте проставля­ются регистрационные номера всех документов, которые находятся в конверте.

В регистрационной карточке или в журнале указываются но­мер исходящего документа, дата регистрации, заголовок (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет храниться его копия.

Документы, которые доставляются курьером, передаются ме­стным адресатам иод роспись в разносной книге.

Оригиналы приказов, планов, отчетов, протоколов и т. п. оста­ются в организациях, которые являются авторами этих докумен­тов. В другие организации отсылаются их заверенные копии.

Документы, изготовленные на ПК, отсылаются с сопроводи­тельным письмом в упаковке, отвечающей техническим требо­ваниям сохранности носителей записанной на них информации. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.

Исходящие документы и другие почтовые отправления струк­турные подразделения и отдельные исполнители должны пе­редавать в канцелярию в часы, установленные инструкцией по делопроизводству данной организации.

■

■

10 Контроль исполнения документов

Исполнение документа — это вид управленческой деятель­ности, содержание, характер, сроки исполнения и исполнители которой обусловлены документной информацией.

Контроль исполнения документа — это совокупность процессов, которые обеспечивают своевременное исполнение документов⁰.

Контролю подлежат зарегистрированные документы, содер­жащие задание.

Обязательно контролируется исполнение законов Украины, постановлений Верховной Рады Украины, указов, распоряжений и поручений Президента Украины, постановлений и распоряже­ний Кабинета Министров Украины, поручений Премьер-министра Украины, запросов и обращений народных депутатов Украины. Организацию контроля исполнения заданий высших законодатель­ных и исполнительных органов власти осуществляют заместители руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Ответственность за исполнение документа несут лица, ука­занные в распорядительном документе (приказе, распоряжении, решении и др.), в резолюции руководителя на документе и непо­средственные исполнители. Если в резолюции указано несколько лиц, то ответственным за организацию выполнения является работник, который в резолюции указан первым.

Контроль исполнения документов по существу затронутых в них вопросов осуществляют руководители организации, их помощники (референты), руководители структурных подразделений.

Непосредственный контроль исполнения организационно-рас­порядительных документов возлагается на специально созданную контрольную группу, входящую в состав управления делами, об­щего отдела, канцелярии или на специально назначенное лицо.

" Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732:2004. - К.: Держспоживстандарт України, 2005 [33].