- •Предисловие
- •12 Некоторые рекомендации
- •8.2 Образец углового бланка
- •Введение
- •1 Документирование управленческой информации
- •1.1 Системы документации
- •1.2 Классификация документов
- •2 Составление и оформление документов
- •2.2 Датирование документа
- •2.3 Адресование документа
- •2.4 Согласование документа
- •36 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •2.5 Удостоверение документа
- •2.6 Текст документа
- •2.7 Отметки на документах
- •2.8 Требования к бланкам документов и размещению реквизитов
- •2.9 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств
- •2.10 Рекомендации по оформлению документов с помощью пк
- •3 Требования к тексту документа
- •3.1 Построение документа
- •3.1.1 Деление текста документа на структурные элементы
- •3.1.2 Заголовки
- •3.1.3 Нумерация структурных элементов
- •3.1.4 Перечисления
- •3.1.5 Структурные элементы сложных документов
- •3.1.5.1 «Предисловие»
- •3.1.5.2 «Содержание»
- •3.1.5.3 «Введение»
- •3.1.5.4 «Приложения»
- •3.2 Изложение текста документа 3.2.1 основные положения
- •3.2.2 Наименования организаций, продукции и их сокращения
- •3.2.3 Сноски
- •3.2.4 Примечания
- •3.2.5 Ссылки
- •3.2.6 Примеры
- •3.2.7 Сокращения
- •3.2.8 Условные обозначения
- •3.2.9 Использование таблиц и правила их заполнения
- •80 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •3.2.10 Оформление иллюстраций
- •3.2.11 Представление формул в тексте документа
- •3.2.12 Обозначения физических величин и единиц физических величин. Числовые значения. Правила написания и печати
- •1 Моль, 2 моль, 10 моль; 1 бэр, 4 бэр, 7 бэр
- •4 Документирование организационно-распорядительной деятельности
- •4.1 Устав
- •4.2 Положения
- •4.3 Инструкции
- •4.4 Структура и штатная численность
- •4.5 Штатное расписание
- •4.6 Приказы
- •112 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •4.7 Выписка из приказа
- •5 Документирование деятельности коллегиальных органов
- •5.1 Подготовка и проведение совещаний
- •5.2 Подготовка и оформление документов. Протокол
- •5.3 Выписка из протокола
- •5.4 Образцы форм протокола и выписки из протокола
- •Протокол
- •5.4.2 Форма выписки из протокола Наименование предприятия выписка из протокола
- •6 Информационно-справочные документы. Составление и оформление
- •6.1 Справки
- •Товариство «Харківський завод будмаш» № 05508863
- •6.2 Докладные, пояснительные и служебные записки
- •Служебная записка
- •6.3 Акты
- •6.4 Служебные письма
- •6.5 Телеграммы, телефонограммы, факсы
- •7 Оформление документов по личному составу
- •7.1 Заявления
- •7.2 Приказы по личному составу
- •7.3 Классификатор профессий дк 003:2005
- •7.4 Документы личного происхождения
- •Доверенность
- •Расписка
- •Автобиография
- •7.5 Командирование работников
- •8 Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •9 Организация работы со служебными документами
- •9.1 Документооборот в организации
- •9.2 Прием, рассмотрение и регистрация документов
- •9.3 Порядок обработки и отправки исходящих документов
- •10 Контроль исполнения документов
- •10.1 Сроки исполнения документов
- •10.2 Организация контроля исполнения документов
- •11 Формирование дел и хранение документов
- •11.1 Составление номенклатуры дел
- •11.2 Формирование дел
- •11.3 Временное хранение документов в структурных подразделениях организации
- •11.4 Подготовка документов к хранению
- •11.4.1 Экспертиза ценности документов
- •11.4.2 Оформление дел
- •11.4.3 Составление внутренней описи документов дела
- •11.4.4 Составление заверительной надписи дела
- •11.4.5 Переплет дел
- •11.4.6 Оформление обложек дел
- •11.4.7 Составление описей дел в делопроизводстве организации
- •11.4.8 Составление описи дел по личному составу
- •11.4.9 Передача дел в архив организации
- •11.4.10 Передача документов на государственное хранение
- •11.4.11 Государственная регистрация документов национального архивного фонда, хранящихся в архиве организации
- •11.4.12 Приемка-передача документов при смене руководителя организации
- •11.4.13 Ответственность за нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •«Статья 921. Нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •11.5 Организация службы документационного обеспечения управления
- •12 Некоторые рекомендации по составлению и оформлению текстов служебных документов
- •12.1 Краткий словарь трудностей русского языка
- •12.2 Термины и определения понятий в сфере делопроизводства
- •12.3 Употребление прописных букв в середине предложения
- •12.4 Использование предлогов в тексте документа
- •12.5 Печати и штампы
- •12.5.1 Порядок применения печатей и штампов
- •12.6 Оформление документов, которые должны быть прошиты и заверены
- •12.7 Корректурные знаки и правила их применения
- •Міністерство палива та енергетики україни Мінпаливенерго України
- •Открытое акционерное общество
- •Особые случаи сокращения слов и словосочетаний
- •2.4 То же самое, частотный интервал
- •2 Акт об уничтожении поврежденных документов от 19.09.2005 № 24 на 3 л. В 1 экз.
- •Примеры составления и оформления приказов по личному составу
- •2 Согласие профсоюзного комитета (протокол от 05.09.2005 № 10).
- •2 Протокол конкурсной комиссии от 05.09.2005 № 10.
- •2 Договор о полной материальной ответственности от 05.09.2005.
- •2 Письмо-согласование между руководителями от 04.09.2005.
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Бакая ю. С. — Бакай л. П. От 29.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Дюканя с. Ю., Дюкань л. Н,, от 28.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •Л.4.1 Временный перевод на другую работу для
- •Л.4.3 Перевод на другую работу в связи с сокращением должности (ст. 40, п. 1 кЗоТ Украины)
- •2 Приказ от 28.08.2005 № 123 «о сокращении численности...».
- •2 Медицинское заключение от 29.08.2005 № 307.
- •Л.4.5 Перевод на легкий труд беременных женщин
- •Копия свидетельства о рождении ребенка.
- •Договор о полной материальной ответственности от 06.09.2005 № .
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •2 Письмо ао «Потенциал» от 04.09.2005.
- •2 Решение профсоюзной конференции от 04.09.2005.
- •2 Решение профкома, протокол от 01.09.2005 №11.
- •Л.6.8.1 Увольнение в связи с выходом на пенсию
- •2 Копия документа о зачислении в учебное заведение.
- •2 Справка мсэк об установлении инвалидности от 02.09.2005.
- •С целью трудоустройства предложить седых Анатолию Максимовичу работу в должности инженера отдела комплектации.
- •Начальнику отдела кадров Иванову н. И. Ознакомить Седых а. М. С данным приказом под роспись.
- •Отказ Седых а. М. От другой работы (письменно).
- •Согласие профкома от 05.09.2005.
- •2 От предложенной работы Родь а. Д. Отказался (письменно).
- •Л.6.10.4 За прогул (в том числе отсутствие на работе
- •Л.6.10.5 в связи с неявкой на работу в течение более
- •2 Докладная записка начальника цеха от 01.09.2005. ЗАкт от 01.09.2005 № 7.
- •2 Приказ от 18.07.2005 № 140 об объявлении выговора за нарушение трудовых обязанностей.
- •Л.6.11.2 в случае виновных действий работника,
- •Докладная записка заведующего складом от 25.08.2005.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Протокол заседания комиссии пту № 7 от 22.08.2005.
- •Приказ от 20.08.2005 № 30 об объявлении выговора Тарану т. Т. За грубое отношение к ученикам.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Формы документов по командированию работников
- •(Найменування підприємства, установи, організації)
- •Перечень обязательных реквизитов для заполнения машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки (ркк)
- •Перелік
- •Підрозділу)
- •Зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, за станом на 20 р.
- •Формы документов к разделу «формирование дел и хранение документов»
- •(Кому видані, куди видані)
- •1 Общие положения
- •2 Функции экспертной комиссии
- •3 Права экспертной комиссии
- •4 Организация работы экспертной комиссии
- •Засвідчувальний напис справи № (розділу опису)
- •(Цифрами і літерами)
- •(Цифрами і літерами)
- •22 Заведующий копировально-множительным бюро
- •Библиография
управления
документацией там выше, где руководство
осознает, насколько близко управление
документацией к основным целям
организации.
Внедрение
систем управления документацией
сопряжено также с преодолением таких
препятствий, как неорганизованность,
неподготовленность, несогласованность,
несоответствие, недоверие, неисполнительность
и многими другими «не».
Чтобы
подойти к созданию систем управления
документацией, необходимо подвергнуть
жесткой правовой регламентации
содержание управленческих решений,
унифицировать форму представления
информации.
Этим
целям способствует разработка в Украине
национальных стандартов, государственных
классификаторов, правил, типовых
инструкций и других нормативных
документов, которым в этой книге уделено
особое внимание.
■
■
Под
делопроизводством
понимается
совокупность
процессов, которые обеспечивают
документирование управленческой
информации и организацию работы со
служебными документами0.
Таким
образом, делопроизводство включает
два момента: документирование (или
создание документов) и организацию
работы с документами.
Документирование
управленческой информации — это
создание
служебных документов, содержанием
которых является управленческая
информация.
Документирование
включает все операции по подготовке,
составлению, согласованию, оформлению
и изготовлению документа.
Система
документирования предполагает наличие
и соблюдение определенных норм и
требований создания документов, которые
закреплены законодательными актами и
нормативными документами о
делопроизводстве.
Документ
— это информация, зафиксированная на
материальном носителе, основной
функцией которого является хранить и
передавать ее во времени и пространстве.
Под
системой
документации понимается
совокупность взаимосвязанных
служебных документов, которые применяются
в определенной сфере деятельности
или отрасли.
Состав
управленческих документов определяется
функциями организации, и на первый план
в управленческой деятельности выступает
управленческая функция (планирование,
учет, кон-1 Документирование управленческой информации
1.1 Системы документации
"
Здесь и далее курсивом выделены термины
и определения понятий согласно ДСТУ
2732 [33].
троль,
финансирование и т. д.). Единство правил
документирования управленческих
действий обеспечивается унифицированной
системой документации (УСД).
Национальный
стандарт ДСТУ 2732 [33]
устанавливает
такое определение УСД:
унифицированная
система документации —
это
система документации, в которой все
документы созданы по единым правилам.
Государственный
классификатор управленческой документации
(ДКУД), или ДК 010 [30],
определяет
следующие унифицированные системы
документации:
организационно-распорядительной
документации (код 02);
первично-учетной
документации (код 03);
банковской
документации (код 04);
финансовой
документации (код 05);
отчетно-статистической
документации (код 06);
плановой
документации (код 07);
ресурсной
документации (код 08);
торговой
документации (код 09);
внешнеторговой
документации (код 10);
ценовой
документации (код 13);
документации
по труду, социальным вопросам и защите
населения (код 15);
документации
по бытовому обслуживанию населения
(код 17);
бухгалтерско-учетной
документации (код 18);
документации
по Пенсионному фонду (код 20);
словарпо-справочной
документации (код 21).
Как
видим из приведенного перечня,
деятельность любой организации
отражается в различных системах
документации. Но наиболее общей и
многочисленной является система
организационно-распорядительной
документации (ОРД). Стандарты на ОРД
разрабатывались еще в рамках ЕГСД°
(ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72), которые впоследствии
были заменены одним — ГОСТ 6.38-90 «УСД.
Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов».
"
Единая государственная система
делопроизводства.
С
1 сентября 2003 года действует национальный
стандарт Украины ДСТУ
4163-2003 «Державна уніфікована
система
документації.
Уніфікована система
організаційно-розпорядчої
документації. Вимоги до оформлювання
документів» [40].
Требования
названного национального стандарта к
оформлению реквизитов документов
можно распространить на все классы
унифицированных систем документации.
Поэтому можно сказать, что данный
стандарт установил общие правила
составления и оформления служебных
документов.
ДКУД
является номенклатурным перечнем
наименований унифицированных форм
документов (УФД) с уникальными кодовыми
обозначениями.
Унифицированная
форма (служебного) документа — это
стандартный формуляр (служебного)
документа, установленный соответственно
функциональному назначению (служебного)
документа в определенной сфере
деятельности или отрасли (ДСТУ 2732).
Кодовое
обозначение УФД состоит из семи цифровых
знаков (рисунок 1).
XX
XX XXX
Класс
формы
Подкласс
формы —
Регистрационный
номер
формы
Рисунок
1 —
Структура кодового обозначения УФД
В
кодовом обозначении УФД отображено:
первый
и второй знаки (класс) — принадлежность
УФД к соответствующей УСД;
третий
и четвертый знаки (подкласс) —
принадлежность УФД в пределах класса
к соответствующему подклассу;