1.9. Макросы
Макрос – это запись последовательности действий, которая выполняется автоматически, без участия пользователя. Все макросы можно разделить на две категории:
макросы, работающие только в данной рабочей книге, при этом текст макроса хранится в этом же файле;
макросы, которые работают во всех открытых рабочих книгах, текст таких макросов хранится в специальном файле с именем Personal.xls.
Порядок создания макросов
1. Выберите в главном меню программы команду Сервис – Макрос – Начать запись. На экране появится окно для определения параметров данного макроса, которое представлено на рис. 1.9.1.
Рис. 1.9.1. Окно для определения параметров макроса
2. Введите в соответствующие поля имя макроса, назначьте макросу комбинацию клавиш для быстрого запуска (буква должна быть латинской), в поле описания можно кратко указать назначение данного макроса. Определите место сохранения макроса – данный файл или “Личная книга макросов” (файл Personal.xls).
3. Далее выполняйте последовательность действий, которые вы хотите записать в макрос. По окончании работы нажмите кнопку конца записи на панели инструментов макроса или выберите команду Сервис – Макрос – Остановить запись.
4. Для запуска уже записанного макроса достаточно нажать закрепленную за ним комбинацию функциональных клавиш или выбрать в перечне макросов имя макроса, которое будет доступно при выборе команды Сервис – Макрос – Макросы.
5. Последовательность записанных действий автоматически преобразуется в операторы встроенного языка Visual Basic. Для пользователя, имеющего навыки программирования возможно создание более сложных программируемых макросов. Для этого можно воспользоваться командой Сервис – Макрос – Редактор Visual Basic.
Раздел 2. Практическая часть.
Исходная таблица имеет такой вид:
Рис.2.1.
Чтобы построить сводную таблицу, необходимо стать в любую ячейку списка данных и выбрать пункт меню «Данные – Сводная таблица». Далее можно следовать указаниям мастера создания сводных таблиц, а можно сразу нажать «Готово» и собирать таблицу вручную.
Совет! Вынесите кнопку создания сводной таблицы на стандартную панель инструментов.
В результате этой операции Вы получите следующий шаблон отчета на отдельном листе:
Рис 2.2.
Список полей, который Вы видите на рисунке, содержит заголовки столбцов списка данных, по которому построена сводная таблица.
Теперь начинаем собирать отчет. Поля можно перетаскивать мышкой прямо на шаблон. Из шаблона их также можно перетаскивать мышкой.
Перетаскиваем поле Дт в область строк таблицы данных.
В область столбцов помещаем поле Месяц.
В область данных - поле Сумма, т.р.
Первый краткий отчет готов:
Рис.2.3.
Заметьте – в исходной таблице около 10 тыс. записей, а мы потратили на подготовку отчета всего минуту.
Отчет можно детализировать, перетащив в область строк любое дополнительное поле, например, счет кредита, субконто, и т.п.
Рис. 2.4.
Отчет получается интерактивным. Двойной щелчок по счету дебета скроет детали. Еще щелчок – детали снова отобразятся.
Видите флажок возле заголовков «Дебет» и «Месяц». Нажмите, и Вы сможете выбрать, какие данные включать в отчет, а какие исключить.
В области данных можно отображать не только сумму данных, но и количество записей, среднее значение и другие статистические функции, рассчитанные по множеству данных.
Отчет можно изменять «на лету». Уберите из области строк поле «Дебет», добавьте поле «Субконто дебета 1».
Постройте шахматку – Дт по вертикали (в области строк), Кт по вертикали (в области столбцов). В область страниц перетащите поле месяца. Теперь Вы можете одним щелчком построить отчеты за несколько месяцев, для чего найдите на панели инструментов «Сводная таблица» меню «Сводная таблица – Отобразить страницы».
Рис. 2.5.
В результате получите несколько листов со сводными таблицами для каждого значения поля «Месяц», помещенного в область страниц.
Заключение
Характерной чертой современности является стремительный научно-технический прогресс, что требует от менеджеров и бизнесменов значительного повышения ответственности за качество принятия решений. Это основная причина, которая обусловливает необходимость научного принятия управленческих решений.
При помощи этого продукта можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.
Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появились гораздо более новые версии, которые содержат много улучшений и приятных неожиданностей.
Список литературы
Скобара В.В. Возможности Excel 7 для аудитора и бухгалтера. — СПб.: Петробалтаудит, 1998. — 288 с.
Уемпен Ф., Пейд Д. Excel. — М.: Феникс, 1998. — 592 с.
Колесников А. Excel 97. — М.: BHV, 1997. 430 с.
Шиайнер И. Excel 7.0 для Windows 95: Справочник. — М.: Бином, 1997. — 488 с.