Управление и оптимизация / Osnovi menedzhmenta i organizatsionnoe povedeniye

Наиболее сильное давление организация испытывает от такого фактора прямого воздействия как рынок. Задача менеджмента -- распознавать общие тенденции и временные ситуации, чтобы своевременно реагировать на них.

Внешняя среда косвенного воздействия – формируется из факторов и условий, прямо не влияющих на деятельность организации, но предопределяющих стратегически важные решения, принимаемые ее руководством. К ним относятся: законодательство, политические, экономические, демографические, социально-культурные, технологические, экологические, географические и климатические факторы и условия.

Политические факторы -- стабильность власти, изменения в составе и политике правительства, характер проводимых реформ. Политическая нестабильность может увеличить риск долгосрочных инвестиций, смена программ правительства -- вызвать серьезные сдвиги в характере поддержки частного бизнеса или государственного сектора экономики. В этой связи менеджменту необходимо наблюдать и учитывать перечисленные факторы.

Экономические факторы оказывают влияние на организацию через такие параметры экономики, как динамика и темпы роста валового национального продукта и продукции отраслей, оплата труда, его производительность. К ним также относятся кредитно-денежная и налоговая политика, динамика доходов населения, размеры инфляции. Например, появление новых высокодоходных сфер деятельности может снизить инвестиции в традиционные сферы деятельности изменение норм оплаты труда -- потребовать радикального пересмотра стратегии управления персоналом, уровень безработицы -- повлиять на кадровую политику и размер оплаты труда работников. Рост инфляции снижает покупательную способность населения, а следовательно, и спрос потребителей продукции. Изменение налогообложения может привести к удорожанию продукции, перераспределению доходов и вызвать неблагоприятные изменения в покупательной способности и т.д.

Демографические факторы миграции, возрастного и полового состава населения, смертности и рождаемости способны непосредственно влиять на результаты деятельности организации. Например, сокращение рождаемости может в какой-то период времени привести к снижению спроса на детские вещи, учебники, услуги детских садов и школ. Тенденция к старению населения заметно изменяют вкусы и характер покупок, увеличивая потребность в более удобных, но менее модных вещах, повышая востребованность определенных медицинских препаратов, социальных учреждений, специального обслуживания. Сокращение численности населения снижает емкость рынка товаров и услуг широкого потребления.

11

Социально-культурные факторы оказывают существенное влияние практически на все сферы жизнедеятельности. Они формируют и отражают вкус и моду, нормы поведения, отношение отдельного человека к работе, условиям и оплате труда, косвенно воздействуют на выбор людьми товаров и услуг. Например, концентрация внимания общественности на идее социальной ответственности бизнеса, вынуждает его вводить определенные ограничения в свою деятельность или расширять участие в социальных проектах. Идеологические установки государства получают отражение в средствах массовой информации (телепрограммах, видео, газетах, журналах, кино и т.п.), что неизбежно отражается на спросе на отдельные виды товаров и услуг.

Технологические факторы играют значительную роль в конкурентной борьбе. Уровень развития технологий предопределяет производительные и качественные возможности предприятий. Появление новых прогрессивных технологий снижает шансы на успех предприятий, работающих по старинке, а опережающее внедрение инноваций дает конкурентное преимущество.

Влияние факторов внешней среды на организацию оценивается ее менеджментом по двум основным критериям:

а) возможности, использование которых положительно отразится на деятельности организации;

б) угрозы представляющие для нее опасность.

Ускорение динамики изменений внешней среды требует от менеджмента эффективного взаимодействия с внешним окружением и развития у организации адаптивности к переменам. Вопросы долгосрочной стратегии организации стоят во главе угла всех процессов управления.

8. Менеджмент и внутренняя среда организации Внутренняя среда организации представляет собой органичное

сочетание таких составляющих, как технология, персонал, структура,

внутриорганизационные процессы, организационная культура.

Формированием внутренней среды и управлением протекающими в ней процессами, занимается менеджмент организации.

Технология включает в себя технические средства и технологические процессы. Любой производитель продукции (товаров, работ, услуг), в том числе проектные, консалтинговые и аудиторские организации, заинтересованы в использовании передовых технологий. Вопрос о технологиях нередко является ключевым в обеспечении эффективности организации и конкурентоспособности ее продукции.

12

Персонал (кадры) составляет основу любой организации. Чтобы создаваемая продукция соответствовала требованиям рынка, менеджмент организует формирование состава, знаний, умений, навыков и культуры персонала в целях организации.

Структура организации -- это состав и система взаимодействия входящих в нее подсистем, выделяемых по критериям производственных и управленческих процессов. Структура отражает сложившиеся в организации разделение управленческого труда, иерархию управления и связи, она связывает в единый организм все элементы организации, находящиеся в постоянном взаимодействии.

Внутриорганизационные процессы. Внутренняя среда организации состоит из большого количества различных действий объединяемых в процессы и подпроцессы. Выделяют процесс: а) общего характера, б)

функциональные.

Внутриорганизационные процессы общего характера -- это коммуникации, принятие решений и координация.

В процессе коммуникации происходит обмен информацией, эффективность которого зависит от форм коммуникаций, применяемых технических средств и ограничительных процедур устанавливающих, кто, где, когда, с какой периодичностью, в какой форме и в каких целях осуществляет обмен информацией. Система коммуникаций должна обеспечивать оптимальный информационный обмен.

Любые действия и функции управления основываются на принятых решениях. Процесс принятия решений организуется по-разному: право принимать решения закрепляется за высшим уровнем; управления, практикуется делегирование прав на нижние уровни иерархии; решения предварительно широко обсуждаются и согласовываются.

Координировать -- означает придавать вещам и действиям необходимые пропорции. Процесс координации может осуществляться посредством процедур двух типов: 1) непосредственное руководство действиями в форме распоряжений, приказов и предложений; 2) системой норм, правил и процедур, регулирующих деятельность.

Количество и значимость функциональных процессов зависит от целей, задач, вида деятельности организации и ее размера. Основные группы функциональных процессов, охватывающие деятельность любой организации,

следующие: маркетинг, производство, финансы, работа с персоналом (кадры), учет и анализ информации о работе организации (эккаунтинг) [12].

Организационная культура складывается из организационного дизайна и устойчивых позитивных норм, представлений, принципов и

13

верований, которые разделяются большинством работников. Она проявляется во всех составляющих деятельности организации, придает стабильность поведению организации и ее сотрудников. Формирование и поддержание культуры -- непрерывный процесс, требующий настойчивости и последовательности от ее менеджмента.

Состояние внутренней среды организации, в сопоставлении с внешней средой, менеджмент оценивает по двум основным критериям:

а) сильные стороны (достоинства) организации (например,

высококвалифицированные работники, передовые технологии, защищенные патенты, органический тип системы управления и т.п.);

б) слабые стороны организации (например, изношенное оборудование, устаревшие методы работы, слабо подготовленный персонал, отсталые технологии, неэффективная система коммуникаций и т.п.).

Деятельность менеджмента предполагает развитие сильных сторон и устранение слабых.

9. Методы менеджмента

Методы управления -- это способы управленческого воздействия на объект управления (человека, группу или организацию в целом) для достижения поставленных целей. Их разделяют на три основные группы:

организационно-распорядительные, экономические и социальнопсихологические.

Организационно-распорядительные методы управления.

Свойственные данной группе приемы и способы воздействия субъекта управления на объект управления опираются на силу и авторитет власти.

Организационное воздействие осуществляется через систему организации рабочих мест и регламентацию деятельности организации и ее персонала посредством внутренних нормативных документов к которым относятся: устав организации, коллективный договор между администрацией и коллективом, положения об организационной структуре и структурных подразделениях, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции сотрудников.

Распорядительные воздействия направлены на достижение поставленных целей путем прямого административного влияния, средствами которого могут быть приказы, распоряжения, указания, инструкции, целевое планирование, нормирование труда, координация работ и контроль над исполнением.

14

Использование административных методов требует четкого распределения прав и обязанностей в организации. Подчеркнем характерные особенности данных методов управления:

прямое воздействие на объект управления;

обязательный характер выполнения норм, правил, указаний, распоряжений, приказов объектами управления;

установление ответственности за невыполнение и применение мер принуждения.

Экономические методы управления. В данную группу включена совокупность мер, средств и инструментов, основывающихся на действии экономических законов и факторов. Они влияют на людей, группы и организации через их материальные интересы, заинтересовывая в конечных количественных и качественных результатах труда.

Вроли экономических регуляторов могут выступать: оплата труда, ценообразование, налогообложение, собственность, кредиты и ставки по ним, преференции и т.п. Механизм их воздействия проявляется через систему экономических показателей, включающую доходы, рентабельность, прибыль, дивиденды, материальное стимулирование.

Экономические стимулы могут создавать предпосылки к освоению новой продукции, улучшению ее качества, увеличению объемов производства, рациональному использованию материальных ресурсов, оптимальному сочетанию личных интересов с интересами организации и общества.

Социально-психологические методы управления. Данная группа объединяет способы осуществления управленческих воздействий на людей, базирующиеся на использовании закономерностей социологии и психологии, в связи с чем используемые методы можно условно разделить на социологическую и психологическую подгруппы. Объектом воздействия этих методов являются группы людей и отдельные личности.

По масштабу и способам воздействия эти методы разделяют на две основные группы: социологические и психологические. Такое разделение достаточно условно, так как человек живет не изолированно, а находится в постоянном взаимодействии со своим окружением.

Социологические методы направлены на группы людей и их взаимодействие в процессе производства (внешний мир человека). Они позволяют определить назначение и место сотрудников в коллективе, выявить лидеров и возможности их поддержки, связать мотивацию людей с

15

конечными результатами работы, обеспечить эффективные коммуникации и разрешение конфликтов в коллективе.

Психологические методы воздействуют на конкретную личность (внутренний мир человека). Их главным отличием является обращение к внутреннему миру человека, его личности, интеллекту, чувствам, особенностям поведения, с тем чтобы направить внутренний потенциал человека на решение задач организации.

10. Роль человека и группы в организации

Роль человека в организации. Каждый сотрудник выполняет определенную роль в системе организации, обусловленную целями, стратегией и структурой организации и в то же время отвечающую запросам и ожиданиям человека.

Одним из важнейших условий как успешного выполнения сотрудником своих обязанностей в организации, так и его личной удовлетворенности является правильное определение его роли, т.е. формирование верных предпосылок в отношении содержания, сущности и места данной роли в системе организации.

Ролевой подход к выстраиванию взаимодействия человека и организации подразумевает, что совокупность действий, осуществляемых организацией в процессе ее функционирования, может быть разделена на отдельные работы, каждая из которых имеет конкретное содержание, требующее определенной квалификации, знаний и опыта от исполнителя. Выполняющий ту или иную роль работник наделяется правами, и одновременно берет на себя обязательства перед организацией, а также получает некий статус в организационном окружении. Человек воспринимается организацией в первую очередь как специалист, выполняющий определенную работу и обладающий необходимыми для этого знаниями и навыками. Важно отметить, что характеристики человека в рамках исполнения роли не должны сводиться только к профессиональноквалификационным требованиям. Не менее важен набор свойственных ему личностных характеристик и настроений, объективно сказывающихся на количестве и качестве труда работника.

Группа в организации. Человек выполняет работу в окружении группы людей, взаимодействуя с ними. Группа оказывает влияние на его поведение, а он своими действиями вносит определенный вклад в жизнь группы.

16

Группа -- это относительно обособленное объединение небольшого количества людей (обычно не более десяти), находящихся в достаточно устойчивом взаимодействии и осуществляющих совместные действия в течение достаточно длительного промежутка времени. Взаимодействие членов группы базируется на каком-либо общем интересе и может быть связано с достижением общей цели. Это объединение обладает определенным групповым потенциалом либо групповыми возможностями, которые позволяют вступать во взаимодействие с окружением и адаптироваться к его изменениям.

Взаимодействие человека и группы носит двухсторонний характер: человек своими действиями способствует решению групповых задач, а группа помогает ему удовлетворять потребности в безопасности, любви, уважении, самовыражении, оказывает влияние на формирование его личности и т.п. В группе человек учится, получает ценный опыт, осмысливает свои возможности, черпает уверенность в своей готовности к взаимодействиям. Группа способствует развитию его самосознания, в ней он находит защиту и поддержку, приобретает умение выполнять задачи, следовать нормам и правилам поведения в группе. Часто группа меняет поведение человека, причем важно отметить, что возможность и глубина перемен зависит от его готовности измениться. Входя в группу и вступая с ней в контакт, человек не только изменяется сам, но оказывает воздействие на других ее членов и группу в целом.

Согласно наблюдениям, в группах с хорошими взаимоотношениями и активной внутригрупповой жизнью люди здоровее физически и морально, лучше защищены от внешних воздействий и работают эффективнее, чем те, кто находится в изолированном состоянии либо входит в «больную» группу, пораженную неразрешимыми конфликтами и нестабильностью.

11.Расположение человека к организации

Впроцессе становления взаимодействия человека с его организационным окружением большую роль играет формирование позитивного отношения человека к людям, отдельным процессам, окружающей среде, своей работе, организации в целом.

Наиболее важными для эффективного управления и создания хороших отношений в организации являются три типа расположения работников:

удовлетворенность работой; увлеченность работой; приверженность организации. Наличие этих расположений, существенно влияет на результаты работы, поведение работников, текучесть кадров.

17

Приверженность организации означает способность человека, в

кризисные периоды для организации, поставить интересы организации выше собственных интересов.

12. Менеджер и его ключевые роли. Разделение труда менеджеров Менеджеры -- это профессиональные управляющие, обеспечивающие

выполнение миссии, решение задач и достижение целей организации посредством использования труда подчиненных им сотрудников.

Как ключевая фигура в управлении, занимающая определенную должность, которая дает ему власть над работниками, менеджер несет формальную ответственность за результаты деятельности подчиненных и официально представляет организацию.

Роли менеджера. Каждый менеджер в процессе многогранной деятельности выступает как: администратор, специалист, дипломат, предприниматель, мотиватор и т.д. Исполнение многогранных обязанностей предполагает владение тремя ключевыми ролями менеджера: по принятию решений, информационной и ролью руководителя.

Менеджер имеет право и обязан принимать управленческие решения в рамках своих полномочий. В этом состоит главное отличие менеджера от работников других категорий. Принимаемые им решения влияют на результаты деятельности подчиненных ему людей и организации.

Информационная роль менеджера состоит в том, что он собирает информацию о внутренней и внешней среде организации, распространяет ее в виде фактов и нормативных установок, разъясняя персоналу политику и основные цели организации, и управляет знаниями. От уровня информированности и его умения ясно и четко доводить информацию зависят результаты его работы и успех организации.

Менеджер выступает в роли руководителя, управляя процессами формирования состава сотрудников, приобретения ими знаний, умений, навыков, мобилизуя их на достижение целей и решение задач организации. Он формирует отношения внутри и вне организации, мотивирует работников для решения поставленных задач., координирует их усилия и выступает в качестве представителя организации.

Менеджер должен быть профессионально подготовленным управляющим и личностью, вызывающей доверие и готовность идти за ним. Поддержка со стороны членов коллектива является базой, без которой ни один менеджер, каким бы грамотным специалистом он ни был, не может успешно управлять.

18

Разделение труда менеджеров. Задачи, решаемые различными менеджерами, и функции, выполняемые ими, не идентичны. В организации существует вертикальное и горизонтальное разделение труда менеджеров.

Вертикальное разделения труда менеджеров осуществляется в соответствии с иерархией управления и предполагает классификацию на менеджеров высшего, среднего и нижнего уровней управления.

К менеджерам высшего уровня относятся топ-менеджеры, занимающие ключевые позиции в организации: генеральный директор (или президент), члены совета директоров и аппарата управления организацией. Они наделены полномочиями решать главные проблемы функционирования и развития организации, к которым относятся, выбор ее стратегии, вопросы крупных инвестиций в новый производственный процесс, слияния и поглощения, образования и закрытия филиалов, разработки нового продукта и т.п.

Главные задачи топ-менеджеров -- стратегическое управление, обеспечение оптимальной системы взаимоотношений с внешней средой, позволяющей организации успешно работать и конкурировать, а также формирование и поддержание функционирования целостной системы управления организацией, кадровая и финансовая политика. На решение этих задач расходуется основная часть рабочего времени менеджеров высшего уровня.

Менеджеры среднего уровня выполняют двойственную функцию, выступая в качестве исполнителя по отношению к менеджменту высшего уровня и руководителя для менеджеров нижнего звена. Они являются проводниками политики высшего руководства организации и в то же время осуществляют прямое руководство процессами и операциями. Обычно к данному уровню относят начальников структурных функциональных подразделений, отделений и отделов организации, а также заместителей руководителей по направлениям деятельности (маркетинг, производство, финансы и т.д.). В крупных организациях может быть несколько уровней среднего менеджмента. Около 30% рабочего времени менеджеров среднего уровня уходит на взаимодействие с внешней средой.

Менеджеры нижнего уровня обеспечивают выполнение оперативных планов и решений среднего звена управления, несут прямую ответственность за работу исполнителей -- работников организации, производящих продукцию или услуги. К этой категории относятся руководители групп, бригадиры, мастера. Они находятся в непосредственном и постоянном контакте с исполнителями, решают множество проблем, возникающих в процессе реализации текущих и оперативных планов, ориентированы на

19

мобилизацию исполнителей и принятие оперативных решений. Практически все их время посвящено работе с внутренней средой организации.

Горизонтальное разделение труда менеджеров предполагает специализацию по ключевым сферам деятельности организации, которые образуют функциональные подсистемы управления одного уровня в иерархии: маркетинг, научные исследования и разработки, производство, финансы, персонал и т.п. В системе горизонтального разделения труда менеджеры не связаны между собой отношениями подчинения.

13. Типы организаций по взаимодействию с внешней средой Типы организаций по характеру взаимодействия с внешней

средой. Отношения с внешней средой носят механистический или органический характер, что определяет соответствующие организационные типы.

Механистический тип организации базируется на теории М. Вебера,

использовании формальных правил и процедур, централизованном принятии решений, узко определенной ответственности в работе, жесткой иерархии власти в организации. Этому типу организации присущи следующие черты:

узкая специализация в работе;

работа по правилам;

четко определенные права и ответственность;

ясность в уровнях иерархии;

объективная система вознаграждения;

объективные критерии отбора кадров;

формальные отношения, имеющие официальный характер.

Для реализации механистического типа благоприятны следующие условия:

несложное и стабильное окружение;

понятные общие цели и задачи организации;

простые и ясные задачи (работы), поддающиеся делению на отдельные элементы (операции);

возможность достоверного измерения работы в целом и отдельных участков работы, выполняемых подразделениями и отдельными сотрудниками;

оплата труда, в достаточной мере мотивирует работников;

признание власти менеджеров.

Преимуществами этого типа организации являются универсальность, предсказуемость и производительность.

20