- •Тема 3. Организация документооборота.
- •Тема 4. Регистрация документов и организация справочно-информационного аппарата управления.
- •Тема 5. Формирование и хранение дел в делопроизводстве.
- •Тема 6. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
- •Тема 7. Направления совершенствования доу.
- •Практические занятия.
- •Формирование и ведение личных дел.
- •*Самостоятельная работа студентов
- •2.3. Тематический план лекций.
Тема 6. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
Унификация требований к делам, сдаваемым в архив. Нормативно-методические материалы Государственной архивной службы об оформлении дел.
Основные требования к оформлению дел. Полное или частичное оформление дел в зависимости от сроков хранения. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки для постоянного и временного хранения.
Понятие описи дел. Правила составления описи дел структурного подразделения. Виды описей. Оформление описи дел структурного подразделения.
Передача дел в ведомственный архив. Формирование в период оперативного хранения основы для последующего хранения и использования документов в научно-исторических и практических целях.
Контрольные вопросы:
Перечислите состав комплекса работ, проводимых службой ДОУ при сдаче в архив документов организации.
Перечислите требования к оформлению дел при подготовке их к сдаче в архив.
Перечислите требования к оформлению документов в дела.
Каковы правила составления описей дел постоянного и временного хранения?
Тема 7. Направления совершенствования доу.
Внедрение новых проектных решений, направленных на совершенствование управленческой деятельности. Создание новых информационных технологий. Комплексность автоматизации работы с документами.
ДОУ в условиях создания и развития экономических методов управления и новых методов хозяйствования. Изменение функций и структуры служб ДОУ, ее организационно-правовое положение.
Правовые основы документирования. Упорядочение организационных форм и методов работы с документами.
Практические занятия.
ЗАНЯТИЕ 1.
Реквизиты управленческих документов и правила их оформления.
В соответствии с требованиями ГОСТ 6.38 – 90 организационно-распорядительные документы имеют установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Рассмотрение основных реквизитов ОРД.
ЗАНЯТИЕ 2.
Подготовка и оформление основных видов документов.
Организационные документы.
К организационным документам относятся:
учредительные документы (устав и договор);
составляемые при создании предприятия;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
правила внутреннего трудового распорядка;
положения о структурных подразделениях;
должностные инструкции работникам.
Распорядительные документы.
Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида:
по основной деятельности;
по личному составу.
Финансово-бухгалтерские документы предприятия.
Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.).
Информационно-справочные документы.
К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи: телефаксы, телеграммы, телефонограммы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др.
ЗАНЯТИЕ 3.
Документирование трудовых правоотношений.
Издание приказов по личному составу.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения, служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.
Ведение трудовых книжек работников.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.