30. Роль документационного обеспечения государственного и муниципального управления.

Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу. Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области. Основные задачи ДОУ: 1.    Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах; 2.    Обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение[10]. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации. По содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т.д. По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д. По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами. По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц. По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. По назначению документы подразделяют на подлинники и копии.

Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы. Основные операции, проводимые СДОУ:

• • Учётно-справочная работа и регистрация документов.

  • Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.

  • Проверка соблюдения стандартов на документы.

  • Изготовление, размножение, копирование служебных документов.

  • Доставка документов исполнителям и их экспедиционная обработка.

  • Контроль за исполнением документов.

  • Использование, формирование, оформление, хранение дел

Выделяют следующие функции служб документационного обеспечения управления: 1.     Контроль за своевременным применением документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о процессе исполнения документа и поручения. 2.     Предварительный разбор и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее значимым вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства являются функциями секретаря-руководителя и его заместителей. 3.     Зачисление поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, разделение по структурным подразделениям учреждения; ведение количественный учёт документов; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам, отправка исходящей корреспонденции. 4.     Хранение, учёт, приём, использование дел, подлежащих сдаче в архив; подготовка дел к передаче в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях все это является функциями архива. 5.     Приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.

Документационное обеспечение государственной службы.

Организация работы с документами -это обеспечение движения документов в аппарате управлении, их использования в справочных целях и хранения. Документ-это зафиксированная на материальном (электронном) носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Оформляются документы по ГОСТу.

Кажд.Д. состсоит из ряда элементов-реквизитов. Реквизит – главный элемент оформления официального документа. ( по ГОСТ P 6.30-2003 их30 шт.:наименование, дата, номер, гриф утверждения, герб, приложения, подписьи.т.д.)

Официальные документы- это док. Созданные юридич. или физич. лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Документ возник для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Юр.сила – это свойство офиц.документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Все док. готовятся на основе законодательства, в рамках своей компетенции, правила оформления документов.

Гос.стандарт определяет организационно-распорядительные документы – письм.докум., в которых фиксируются решения административных и организационн. Вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов  власти, учреждений, предприятий, организаций и их подразделений и должностных лиц.

Готовятся документы на бланках- листе бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами (только первый лист) согласно определенным правилам: размещение, деловой стиль, использование необходимых реквизитов и т.д.

Организационные Д- Положения, Устав, Структура и штатное расписание, Инструкция, договор.

Распорядительные Д-постановления, решения, распоряжения, указания

Информац-справочные- акт, докладн.записка,объяснит.записка, письмо, телефонограмма, телефакс.