2. Образец письма-напоминания (предупреждения). Особенности оформления писем

ООО «Строй-таун» Директору

Россия, г. Москва, ОАО «ЖБИ»

ул. Некрасовская, 111 Д.В.Ярошенко

Тел. (095) 111 11 00

Тел. (095) 222 22 00

15.03.2005 № 111

О выполнении условий договора

Уважаемый Дмитрий Викторович!

В соответствии с договором поставки от 01.01.2005 № 5/08 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2005 г. ежемесячно, однако партия изделий в 840 читателей, предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2005.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку железобетонных изделий, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки.

С уважением,

Генеральный директор Кондратенко В.С. Кондратенко

ООО «Строй-таун»

Составление текста делового письма базируется на грамотном использова­нии устойчивых словосочетаний и стандартных формулировок. Это можно на­звать особым видом искусства, даже если речь идет о наборе стандартных выражений и устойчивых оборотов, а не только об оригинальных посланиях. Собирая отдельные элементы, как частички мозаики, можно создать маленький шедевр или бессмысленное цветное пятно. И если кому-то покажется, что со­ставлять тексты деловых писем так же просто, как собирать цветы, то, следует заметить, Сперанский М.М. сам умел и очень ценил у других умение состав­лять деловые письма.

Композиция текста

Текст делового письма обычно состоит из трех частей. Первая часть - вве­дение, вторая часть – введение, вторая часть - основное содержание, третья часть - заключение.

Введение обычно содержит информацию о реальных, имевших место фак­тах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса).

Вторая часть называет желаемые, предполагаемые события. Высказываются идеи, мнение, пожелания.

В третьей части подводятся итоги и тема закрывается.

Все предложения в письме носят характер просьбы либо сообщения. Рекомендуется четко их разделять, так как характер решений по каждому из них совершенно разный: просьбу нужно либо удовлетворить, либо отказать в ее удовлетворении, а сообщение просто принимают к сведению и учитывают в дальнейшем.

Официально-деловой стиль

Текст делового письма составляется в соответствии с требованиями офи­циально-делового стиля, который обладает специфическими чертами построе­ния словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность и краткость текста.

Специфика официально-делового стиля определяется назначением доку­мента. Однозначность понимания текста обеспечивается употреблением тер­минов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой по­священ документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Форма изложения текста от первого лица единственного числа (прошу, пред­лагаю, направляю и так далее) возможна в двух случаях:

письмо оформляется на должностном бланке;

- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо корректно начинать с обращения к адресату. Наиболее часто упот­ребляемыми формами обращения являются, следующие:

Уважаемый Сергей Петрович! Господин Титов! Уважаемый господин Титов! Уважаемая госпожа Петровская! Уважаемые господа!

Обращение «Уважаемые господа!» употребляется, когда неизвестны имена получателей письма.

При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы, историзмы). Следует писать:

не «при сем направляем», а «направляем»;

не «сего года», а «этого года (текущего года)»;

не «настоящим сообщаем», а «сообщаем».