2.4 Контроль
Будь-яка зміна прокладає шлях іншим змінам
Н. Макіавеллі
Останньою функцією в одному циклі процесу менеджменту є контроль. Одночасно контроль є необхідним елементом виконання будь-яких завдань в організації, починаючи з планування її діяльності. На етапі контролю відбувається перевірка результатів роботи або поточного стану роботи організації або окремих співробітників. З останнім пов'язаний певний негативний образ контролю як психологічного явища. Проте при правильному підході саме контроль усуває недоліки недостатності мотивації та можливі наслідки конфліктних ситуацій у колективі.
Загалом контроль – це функція (процес) забезпечення досягнення організацією поставлених перед нею цілей.
Чинники, що зумовлюють необхідність контролю як окремої функції менеджменту, можна згрупувати за такими критеріями:
невизначеність функціонування організації;
попередження виникнення кризових ситуацій;
підтримка успіху роботи персоналу;
широта діапазону діяльності, що пов’язана з контролем. У цьому сенсі контроль – визначення напряму розвитку організації. Велику роль при цьому відіграє зворотний зв'язок – визначальний чинник специфіки менеджменту.
За часом здійснення контроль поділяється на попередній, поточний і завершальний (рис. 21). При цьому об’єктами попереднього контролю є вхідні в організацію ресурси. Основна мета поточного контролю – з’ясування причин відхилень у роботі організації.
Рисунок 21 – Види контролю залежно від часу його здійснення
Процес контролю (рис. 22) складається з трьох основних етапів:
вироблення стандартів і критеріїв;
зіставлення з виробленими стандартами і критеріями реальних результатів;
прийняття необхідних коригувальних дій.
На кожному з цих етапів відбувається реалізація комплексу різних заходів.
На першому етапі простежується тісний взаємозв’язок контролю та попереднього планування. Стандарти – це конкретні цілі, які можна вимірювати.
У процесі вимірювання реального виконання робіт на першому етапі контролю використовують чотири основних методи вимірювання: особисті спостереження (перевага – відсутність фільтрації інформації), статистичні звіти, усні звіти підлеглих, письмові звіти підлеглих (перевага – легка каталогізація інформації).
Другий етап процесу контролю полягає в зіставленні реально досягнутих результатів із установленими стандартами. При цьому важливим є також з’ясування того, наскільки небезпечними є виявлені відхилення між бажаними значеннями згідно зі стандартами і фактичними результатами.
Коригувальні дії на третьому етапі можуть бути пов’язані з такими видами поведінки менеджера:
нічого не робити;
усунути відхилення;
переглянути стандарт.
Рисунок 22 – Контроль як складний процес
У першому випадку йдеться про нормальний хід справ, тобто втручання менеджменту зайве, оскільки відхилення в процесі досягнення поставлених цілей незначні. Проте якщо така ситуація спостерігається в одному циклі управлінського процесу, – це не означає, що в наступних циклах поріг відхилень також буде відповідати нормі. Тобто процес контролю повинен тривати за будь-яких, навіть за відносно стабільних обставин.
У другому випадку йдеться про усунення відхилень до того, як вони переростуть у значні проблеми. При цьому, зрозуміло, що коригування вимагає справжня причина відхилення.
Іноді недоцільно усувати відхилення від стандартів, оскільки справжня причина проблеми приховується в самих стандартах. У цьому випадку слід переглянути власне стандарти.
Досліджуючи складність процесу контролю, що належить і до його поведінкових аспектів, слід звернути увагу на такі чинники ефективного контролю:
урахування та коригування поведінки, орієнтованої на контроль (згідно з теорією “X” МакГрегора, підлеглі не мають достатньої ініціативної поведінки та спрямовують свою активність на ті аспекти роботи, що контролюються керівництвом);
стратегічна спрямованість контролю (відображення загальних пріоритетів організації та підтримання їх);
орієнтація на результати (кінцева мета контролю – не збір інформації, встановлення стандартів і з’ясування проблем, а вирішення завдань, які стоять перед організацією. Контроль ефективний лише тоді, коли організація фактично досягає бажаних цілей і спроможна сформулювати нові цілі, що забезпечать її розвиток у майбутньому);
відповідність справі (контроль має об’єктивно вимірювати та оцінювати те, що справді важливо);
своєчасність контролю (часовий інтервал між проведенням вимірів чи оцінок явища, що контролюється, має відповідати особливостям його планування, швидкості вимірів, витратам на проведення вимірів і розповсюдження отриманих результатів);
гнучкість контролю (властивість самоусунення у випадках можливості прогнозування непередбачуваних явищ і відповідно непотрібності контролю);
простота контролю (процес контролю є складним, проте зайва складність, у свою чергу, призводить до хаотичності та неконтрольованості ситуації);
економічність контролю (сумарні витрати на контроль повинні бути нижчими за створювані ним результати).
Поняття контролю тісно пов’язане з так званим “контролінгом”, а також управлінським обліком.
Контролінг – це система елементів обліку, аналізу, контролю та планування, спрямована на регулювання витрат і результатів діяльності підприємства, що забезпечує досягнення його поточних і перспективних цілей. Як система, що охоплює планування і контроль, контролінг сформувався не так давно – у 1990 рр.
Управлінський облік – це процес виявлення, вимірювання, нагромадження, аналізу, підготовки, інтерпретації та передачі інформації, що використовується менеджерами для планування, оцінки та контролю всередині організації.
Взагалі функція контролю не є останньою функцією в процесі менеджменту. Даний процес є замкненим, і кожна управлінська функція в момент її дослідження знаходиться на його початку.