Тема 13. Безопасность при работе с корпоративной информацией.

Конфиденциальность информации. Перечень сведений конфиденциальной информации. Понятия служебной и коммерческой тайны. Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

Различия между служебной и коммерческой тайнами. Правила работы с информацией, содержащей коммерческую тайну, сроки ее конфиденциальности и круг лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации.

Допуск работника к конфиденциальной информации. Допуск работника к коммерческой тайне. Обязательство о неразглашении коммерческой тайны, Трудового договора с работниками, имеющими доступ к коммерческой тайне.

Меры безопасности при работе с бумажными и электронными носителями. Специальные средства защиты информации и разграничения доступа при организации электронного документооборота.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации. Предотвращение утечки конфиденциальной информации к конкурентам.

Работа с конфиденциальными документами. Ведение делопроизводства. Учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальную информацию. Гриф конфиденциальности.

Составление документов, содержащих конфиденциальную информацию. Порядок регистрации конфиденциальных документов. Формирование в дела документов, содержащих конфиденциальную информацию. Порядок их хранения. Проверка наличия конфиденциальных документов. Ответственность за разглашение служебной или коммерческой тайны.

Тема 14. Деловые и личностные качества секретаря

Профессиональные знания и навыки. Высокий уровень самоорганизации. Ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Инициативность, умение принимать самостоятельные решения в пределах своей компетентности, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Умение предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать в этот момент. Организованность, ответственность, пунктуальность, информированность — основные деловые качества секретаря. Формирование компетентности.

Умение адаптироваться, то есть быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Коммуникабельность – способность легко устанавливать контакты, связи. Доброжелательность, вежливость, любезность, скромность, аккуратность, трудолюбие, эмоциональная уравновешенность - важнейшие личностные качества, необходимые в работе секретаря. Стремление к постоянному самосовершенствованию

Базовые знания секретаря-референта: компьютер, делопроизводство, машинопись, иностранный язык. Квалификационные требования к секретарям различных категорий.

Тема 15. Этика секретаря. Служебный и деловой этикет

Понятия «этикет», «этика», «служебный и деловой этикет». Имидж, его свойства. Модель поведения. Этикет приветствия и представления. Рукопожатие. Правила вербального этикета. Культура внешности. Требования к костюму, манерам, внешнему облику мужчин и женщин. Индивидуальный стиль. Внешний вид делового человека – один из факторов успеха. Этические основы взаимоотношений между руководителем и секретарем. Служебная субординация.

Деловое общение, его основные виды - общение с руководителем, с посетителями, сотрудниками, почетными посетителями. Мимика, интонации, эмоциональная окраска голоса в деловом общении.

Деловой разговор, деловая беседа. Телефонный этикет. Речевой этикет, стиль общения в устной беседе.

Визитные карточки и правила их использования. Подготовка сувениров и памятных подарков. Подарки деловому партнеру, коллеге, руководителю. Официальные поздравления и благодарности.

Конфликты на работе, поведение секретаря в конфликтных ситуациях. Предотвращение и разрешение конфликтов. Случайные конфликты. Неслучайные конфликты. Конфликтные личности. Конфликтное поведение руководителя.