Тема 8. Делопроизводственные функции секретаря

Подготовка поступившей корреспонденции к докладу руководителю. Процедура предварительного рассмотрения документов. Систематизация корреспонденции на рабочем месте секретаря.

Взаимосвязь порядка подписания, визирования, согласования документов в организации и обязанностей секретаря-референта. Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Контроль за качеством выпускаемых документов.

Регистрация документов, контроль и справочная работа. Ведение переписки руководителя. Составление текстов служебных документов. Систематизация документов и их хранение. Язык и стиль деловой документации. Особенности языка служебных документов. Типичные ошибки при составлении документов.

Деловая переписка. Краткая характеристика деловых писем. Назначение и классификация деловых писем. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем. Требования к подготовке инициативных деловых писем. Международные письма. Стандарты ИСО по оформлению переписки. Реквизиты международного письма. Вступительное обращение. Основной текст письма. Заключительная часть. Подпись. Постскриптум. Оформление второго и последующих листов письма.

Работа с письменными обращениями граждан. Деление обращений на предложения, заявления и жалобы. Технология работы с обращениями граждан. Регистрация обращений граждан. Сроки исполнения обращений. Контроль за исполнением обращений. Организация по ним информационно-справочной работы.

Доступ к документам секретариата. Правила использования офисного оборудования.

Тема 9. Аналитические функции секретаря

Использование информационных и справочных пособий для осуществления аналитической работы. Поиск информации. Подбор необходимой аналитической информации. Анализ публикаций. Работа в сети INTERNET. Форма представления аналитических материалов руководителю.

Работа с текстами управленческих документов при составлении обзорных документов (докладов, отчетов, выступлений руководителя). Составление отчетов по поручению руководителя. Конфиденциальные сведения. Редактирование и реферирование информации.

Подготовка текста, редактирование, согласование. Работа по сбору информации - ее целевое назначение, способы получения, обработки и хранения. Особенности работы с ведомственными изданиями, публикациями в прессе, специальной литературой.

Тема 10. Технические функции секретаря

Владение современными информационными технологиями и техническими средствами. Классификационные группы и подгруппы средств оргтехники. Классификация средств оргтехники, применяемой при создании и обработке документов.

Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов. Средства копирования и тиражирования документов. Средства мигрографии. Средства физической обработки носителей документов. Средства внутри- и внеофисной транспортировки документов, связи и коммуникаций.

Критерии выбора офисной техники. Правила безопасной работы с техническими средствами. Функции секретаря по обеспечению безопасности информации при работе с документами в приемной (документирование, учет документов, движение документов, их хранение).

Печать, тиражирование и копирование документов, прием и передача факсов, получение и отправка корреспонденции. Правила передачи документов внутри организации.

Обеспечение порядка на рабочих местах руководителя, секретаря, в приемной (проверка средств связи, сигнализации, оргтехники). Выполнение поручений руководителя.

Сервисные функции - организация кофе-паузы, фуршета, приемов.