Тема 6. Административные функции секретаря

Организация деятельности руководителя и офиса. Организация работы приемной: регулирование потока посетителей, прием и регистрация посетителей. Организация приема посетителей. Запланированный прием посетителей. Продолжительность времени приема. Запись посетителей на прием к руководителю. График приема посетителей. Лист беседы с посетителем. Прием незапланированных посетителей.

Телефонное обслуживание. Техника общения по телефону. Входящие и исходящие звонки. Правила и специфика ведения телефонных переговоров. Ведение междугородних и международных переговоров. Документирование телефонных сообщений. Рекомендации по организации телефонного обслуживания и телефонному этикету. Как дозвониться до «вечно занятого» телефона. 10 телефонных грехов. Типичные ошибки при телефонном общении. Телефонограмма, порядок ее составления, эффективный прием и передача. Журнал учета телефонограмм.

Организация рабочего дня руководителя, график недельной работы, корректировка планов. Соотношение графика работы руководителя и секретаря. Анализ итогов планирования.

Тема 7. Организационные функции секретаря

Подготовка деловых мероприятий. Особенности подготовки деловых встреч и переговоров руководителя. Правила ведения деловой беседы.

Организация совещаний. Типы совещаний и правила их подготовки и организации. Уточнение темы, даты, времени начала и продолжительности, места проведения и состава участников. Этапы подготовки планового совещания. Составление и оформление программ, заявок, повестки дня. Приглашение участников совещания. Содержание текста приглашения и рассылка. Подготовка технических средств обеспечения и информационных материалов. Подготовка помещения для совещания. Регистрация участников, раздача им необходимых документов. Особенности организации заседаний коллегиальных органов.

Участие секретаря в работе совещания. Документирование совещаний и заседаний. Порядок составления, оформления и хранения протоколов. Особенности документирования заседаний постоянно действующих коллегиальных органов. Правила оформления выписки из протокола.

Подготовка командировок. Схема подготовки командировки руководителя. Роль секретаря в организации командировок руководителя. Разработка программы командировки. Передача информации руководителю в письменной и устной форме, лично и по телефону. Отчет о командировке.

Организация приема гостей и переговоров. Порядок подготовки к приему. Цели мероприятия, количество и состав приглашенных. Порядок размещения гостей. Программа приема, его формальной и неформальной частей. Прием иностранных делегаций. Приглашения составу участников. Правила размещения сторон во время приема в соответствии с рангом и служебным положением. Подготовка помещения к приему. Виды приемов. Организация неформальной части приема. Ведение застольной беседы. Сервировка стола. Внешний вид и поведение секретаря.

Подготовка к выставкам и презентациям. Ежегодные и специализированные отраслевые выставки. Подготовка и направленность выставки. Заключение договора на участие в выставке. Проведение мероприятий в рамках выставки. График работы сотрудников организации на выставке. Инструктаж сотрудников. Обеспечение сотрудников рекламными материалами и сувенирами. Отчет об участии организации в выставке.

Презентации и ее виды. Определение даты, времени проведения и состава приглашенных. Подготовка помещения, оборудования, рекламных материалов и сувениров. Время проведения презентации. Схема презентации. Организация неформальной части мероприятия. Встреча приглашенных сотрудниками организации.

Подготовка официальных поздравлений и подарков. Список торжественных и юбилейных дат сотрудников организации, бизнес-партнеров и постоянных клиентов. Праздничная или любая другая поздравительная открытка. Выбор подарка. Вручение подарка.