- •Факультет социального управления Кафедра социологии и управления персоналом
- •032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления»
- •Содержание
- •1. Рабочая учебная программа дисциплины
- •I. Целевая установка и организационно-методические указания
- •1.Цели и задачи обучения по дисциплине
- •2. Организационно-методические указания
- •Балльно-рейтинговая система оценки успеваемости
- •2.1. Условия и показатели оценки успеваемости
- •3.2. Балльная структура оценки
- •3.3. Шкала оценок по дисциплинам, завершающихся экзаменом
- •II. Содержание разделов и тем дисциплины Тема 1. Введение. Характеристика специальности секретаря и ее значение
- •Тема 2. Основы организации труда секретаря
- •Тема 3. Регламентация должностных обязанностей секретаря
- •Тема 4. Правовые основы секретарской деятельности
- •Тема 5. Условия труда секретаря
- •Тема 6. Административные функции секретаря
- •Тема 7. Организационные функции секретаря
- •Тема 8. Делопроизводственные функции секретаря
- •Тема 9. Аналитические функции секретаря
- •Тема 10. Технические функции секретаря
- •Тема 11. Организация работы с документами.
- •Тема 12. Составление управленческой документации.
- •Тема 13. Безопасность при работе с корпоративной информацией.
- •Тема 14. Деловые и личностные качества секретаря
- •Тема 15. Этика секретаря. Служебный и деловой этикет
- •Тема 16. Трудоустройство
- •Тема 17. Адаптация к работе
- •Тема 18. Планирование карьеры
- •Заключение
- •III. Распределение учебного времени по семестрам, темам и видам учебных занятий
- •(Очная форма обучения, срок обучения – 5 лет)
- •(Очно-заочная форма обучения, срок обучения – 5 лет)
- •(Заочная форма обучения, срок обучения – 6 лет)
- •4. Перечень
- •5. Список тестов для оценки качества подготовки студентов
- •Служба дп осуществляет взаимодействия:
- •При подготовке должностной инструкции секретаря необходимо основываться на:
- •Как вносятся изменения в должностные инструкции. Укажите номер правильного ответа.
- •«Настройка на волну оппонента» выражается:
- •Резюме – это:
- •Проведите предварительное рассмотрение поступивших документов, распределив их на два потока: а) для передачи руководителю организации; б) для передачи в структурные подразделения организации:
- •Какое утверждение является правильным?
- •Почему регистрационные номера входящих и исходящих писем содержат в своем составе номера дел, в которые подшивается исполненный входящий документ или копия отправленного исходящего документа?
- •Определите объем документооборота по указанным видам работ. Секретарь в течение рабочего дня выполнила несколько видов работ с документами:
- •Какое утверждение является правильным?
- •Слово «приказываю» употребляется:
- •Исполнитель обратился к секретарю с просьбой о переносе срока исполнения документа, мотивируя это уважительной причиной. Что должен ответить исполнителю секретарь?
- •Какая из приведенных ниже дат является датой протокола заседания?
- •Почему документы передаются исполнителям обязательно под расписку?
- •Определите, к какому потоку документов (входящих, исходящих или внутренних) относятся следующие операции по обработке документов:
- •Кто первым приветствует при встречах?
- •Эмблема организации – это:
- •5. Методика подготовки и сдачи зачета (экзамена)
- •Примерный перечень контрольных вопросов к экзамену (зачету)
- •Примерный перечень вопросов для проверки остаточных знаний студентов
- •6. Методика написания контрольной работы по дисциплине
- •Примерная тематика контрольных работ для студентов заочного обучения.
- •Список источников и литературы
II. Содержание разделов и тем дисциплины Тема 1. Введение. Характеристика специальности секретаря и ее значение
Цель, задачи, место и роль учебного курса в системе подготовки специалиста. Структура курса и логика прохождения дисциплины. Рекомендации по самостоятельной работе над учебным материалом. Обзор рекомендуемой литературы.
Роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре службы документационного обеспечения управления. Место секретаря в структуре управления организации. Требования, предъявляемые к секретарю.
История возникновения и развития секретарских служб в дореволюционной России и в советское время. Возрастание роли и значения секретарского обслуживания в 1990-е годы и в настоящее время.
Круг обязанностей различного секретарского персонала. Оператор на телефоне, секретарь на телефоне, технический секретарь, секретарь приемной, секретарь офиса, офис-менеджер. Содержание деятельности секретаря-референта. Специфика работы секретаря-референта современной российской фирмы.
Подготовка профессиональных секретарей в России и за рубежом. Деятельность Международной ассоциации секретарей.
Тема 2. Основы организации труда секретаря
Категории секретарей (секретарь на телефоне, личный секретарь, технический секретарь, секретарь структурного подразделения, секретарь-референт, референт, ассистент руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата, секретарь коллегии, ученый секретарь).
Секретариат как специализированная служба в структуре аппарата управления. Типовые структуры секретарских служб.
Функции секретаря и их зависимость от категории секретарского обслуживания, уровня руководителя, направлений деятельности организации, документационного обеспечения аппарата управления, системы делопроизводства, технологии документирования. Принципиальные отличия обязанностей секретаря и секретаря-референта, секретаря коллегии, ученого секретаря.
Тема 3. Регламентация должностных обязанностей секретаря
Нормативно-методическая база квалификационных требований к профессии секретаря. Внутриучрежденческая регламентация должностных обязанностей секретаря. Порядок и особенности разработки должностных инструкций секретарей различных категорий.
Должностной и численный состав приемной руководителя, распределение обязанностей в секретариатах. Должностной статут руководителя секретариата, отношения с подчиненными и неподчиненными структурными подразделениями и должностными лицами.
Тема 4. Правовые основы секретарской деятельности
Конституция Российской Федерации о правах, обязанностях и свободах граждан страны. Трудовое право Российской Федерации об охране труда, приеме и увольнении, защите интересов и прав работника, предоставлении отпусков и льгот. Реализация прав российских женщин на труд в современных условиях.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Нормирование труда — нормы времени на выполнение машинописных, стенографических, делопроизводственных работ.
Тема 5. Условия труда секретаря
Организация рабочего места секретаря, характеристика мебели и оборудования, необходимых технических средств, канцелярских принадлежностей, оргтехники. Основные правила техники безопасности.
Условия труда - освещенность рабочего места, шум, температура воздуха. Режим труда и отдыха.
Планирование рабочего дня. Способы планирования в зависимости от достижения поставленных целей. Классификация поставленных целей. Общие правила планирования. Основные этапы процесса составлении плана дня. .Задачи дня. Длительность выполнения заданий. Резервирование времени. Принятие решений по приоритетам, перепоручению. Контроль (учет несделанного). Организация работы в течение рабочего дня. Умение перестроить свою работу в зависимости от изменения первоочередных задач. Рациональность использования рабочего времени. Необходимость учета биоритмов жизнедеятельности человека. Наиболее благоприятное время для выполнения трудных и творческих заданий. Период спада активности. Выработка автоматизма действий при выполнении однотипной технической работы: обработка входящих и исходящих документов, подготовка материалов на компьютере и т.п. Примерная схема рабочего дня секретаря. Работы, которые необходимо выполнить в первой половине дня. Сверхурочная работа.