Телефонограммы. Требования, предъявляемые к тексту телефонограмм.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста. Обычно телефонограммы принимают для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и других случаев, когда переданное сообщение необходимо документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом количестве этих документов в организации. Допускается оформление телефонограмм чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы следующие: название учреждения-автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации- получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст ( не более 50 слов ), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия инициалы.
При составление телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций:
Текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых редко произносимых слов, информация должна быть краткой и срочной.
При передачи телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением, слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам.
Если телефонограмма направляется по нескольким адресам, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.
Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.
Пример:
ОАО Московская Тимирязевский
городская телефонный узел
телефонная сеть А.П.Кузьмену.
Телефонограмма
Передал – секретарь Принял - секретарь
Т.В. Сергеева. Мурадова А.П.
Т. 53-53-53. 12ч.30мин.
05. 09. 2004г. № 178.
16.09.2004г. в14.30 состоится совещание, посвященное работе с претензиями абонентов. На заседание приглашаются заместители управляющих телефонных узлов по работе с клиентами.
Начальник Технического управления
А.И. Бадулин.
Вопрос № 55
Трудовая книжка. Правила ведения трудовой книжки.
Трудовая книжка на работника ведется на предприятии независимо от форм собственности. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, а так же порядок изготовления бланков и обеспечения или установления Правительством РФ. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника ст. 66 ТК РФ. Работодатель обязан вести книжки на каждого работающего, проработавшего свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. При приеме на работу трудовую книжку представляют в кадровую службу предприятия. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда причинами взыскания является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносится в книжку по месту основной работы.
Трудовая книжка №
фамилия
имя
отчество
дата рождения
образование
профессия
дата заполнения
подпись владельца
М.П. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек
В графе 1 проставляется порядковый номер, в графе 2 – дата о приеме, в графе 3 указание действия и должности. Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении, аккуратно без загрязнения и помарок. Если есть необходимость поправления, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью, например: уволен в связи с ликвидацией организации ст. 81 п. 1 ТК РФ. Ниже ставится подпись и печать. При прекращении трудовой деятельности предприятие обязано выдать трудовую книжку в день увольнения. Если работник не взял трудовую книжку либо отказал, работодатель направляет работнику уведомление о взятии трудовой книжки либо дать согласие на ее отправление по почте. Со дня направления уведомления работодатели освобождаются от ответственности за задержку выдачи (ст. 62 ТК РФ). С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся не менее 50 лет. .Вопрос № 57
Цель и задачи предмета документационное обеспечение управления; его связь с другими изучаемыми дисциплинами.
Основной целью предмета делопроизводство является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документированию. Задачей предмета является изучение общих правил составления и оформления документов, таких как: организационные, распорядительные и информационно – справочные. То есть основой задачей является научить слушателя технике документирования:
Техника документирования включает в себя:
1. документирование управленческой деятельности:
общие требования к составлению и оформлению документов.
форматы бумаги и поля.
Бланки документов.
Правила оформления реквизитов документов.
Требования к тексту документов.
Требования к изготовлению документов.
Правила подготовки и оформления отдельных видов документов.
Организация службы делопроизводства.
Организация документооборота.
Регистрация документов.
Контроль за сроками исполнения документов.
Организация хранения документов в делопроизводстве.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве.
Подготовка документов к сдаче в архив.
Знание норм и правил ДОУ, позволит правильно составить организационные и распорядительные документы, например, по предмету Технология отрасли. Допустим распоряжение на погрузо-разгрузочные работы. А так же документы связанные непосредственно с дисциплиной Бухгалтерского учёта. Например: ведомости; товарно-транспортные накладные; сметы на затраты, различные справки, бланки, сводки и т. д. Экономические дисциплины также необходимо без оформления различного рода документов.
Вопрос № 58
Экспертиза ценности документов. Функции экспертной комиссии.
Экспертизой ценности документов называются изучение документов в целях определения сроков их хранения и отбора для хранения. Необходимость этой операции объясняется неравнозначностью информации управленческих документов. Одни из них имеют только кратковременное оперативное значение ( заявление, докладная записка) и теряют актуальность вскоре после своего составления. Другие (приказы по основной деятельности, о приёме на работу и др.) длительное время остаются носителями хотя и ретроспективной информации, не сохраняющей научное, историческое, социальное, политическое или культурное значение. Из таких документов формируется Архивный фонд России, и они хранятся в государственных архивах. Но начинается отбор документов на длительное хранение ещё в делопроизводстве.
Нормативно – методической основой экспертизы ценности документов являются разработки. Рос архива и других учреждений Государственной архивной службы РФ, в которых определены сроки хранения документов, разработана методика проведения экспертизы и оформление её результатов, определены функции делопроизводственной службы и ведомственного архива. Экспертиза ценности документов проводится:
В делопроизводстве (. при составлении номенклатуры дел).
В ведомственном архиве (подготовка дел на государственное хранение).
В государственном архиве.
Экспертиза ценности документов и отбор их для хранения осуществляется в организациях постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК). В министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие Центральные экспертные комиссии (ЦЕК). В государственных архивах создаются экспертно – проверочные комиссии (ЭПК).
Основные функции ЭК:
Организация ежегодного отбора документов для хранения,
Рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел не подлежащих дальнейшему хранению;
Рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о не обнаружении дел, подлежащих передачи на государственное хранение;
Рассмотрение вопросов о приёме на ведомственное хранение документов личного происхождения
Основные функции ЦЭК:
Участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение
Рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел,
Методическое руководство и контроль за деятельностью структурных подразделений и ЭК.