Учет расчетов с подотчетными лицами

Согласно Правилам ведения кассовых операций в Республике Беларусь на предприятиях выдают наличные деньги под отчет на операционные, хозяйственные расходы, а также на расходы, связанные со служебными командировками.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

Подотчетные суммы могут быть израсходованы только на те цели, на которые они были выданы. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.

К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся: кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру по форме КО-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанции к отрывному талону по форме 20-ФС, квитанции по форме КВ-1 и др.

Ответственность за правильность учета расчетов с подотчетными лицами несет главный бухгалтер. Он осуществляет контроль за обоснованностью и целесообразностью произведенных расходов, достоверностью приложенных документов, своевременностью представления авансовых отчетов и возвратом подотчетными лицами неизрасходованных сумм аванса.

После проверки бухгалтерией и утверждения руководителем предприятия авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами служит основанием для списания израсходованных сумм с подотчетного лица.

Чаще всего на предприятии выдаются авансы на служебные командировки.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок, в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Командировка оформляется приказом с указанием пункта назначения, срока, ее цели и продолжительности. Регистрация работников, отбывающих в служебную командировку, ведется в специальных журналах. Командируемому работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Срок командировки определяется руководителем предприятия и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения руководителя не более чем на 10 дней. Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы.

После возвращения из командировки работник в течение 3-х дней отчитывается о проделанной во время командировки работе, а об использовании выданного аванса составляет авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, документы о найме жилого помещения, проездные документы, квитанции и другие. Командировочному возмещаются расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов;

• по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов;

• суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и дне выбытия. Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства, а днем приезда – день прибытия транспортного средства (поезда, самолета, автобуса и т. д.) к месту постоянной работы.

Направление работников в служебные командировки за границу производится на основании приказа, который служит документом для расчета и выплаты валютных средств. Руководитель предприятия определяет задание, указывает цель командировки, время пребывания за границей, форму письменного отчета.

Выдача иностранной валюты в виде аванса производится после необходимых расчетов, исходя из норм выплат, установленных нормативными документами. Суточные выплачиваются за все дни командировки по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник, считая и день выезда из Республики Беларусь, а день пересечения границы при возвращении в республику оплачивается в белорусских рублях и по нормам суточных для республики. При выезде в загранкомандировку и возвращении назад в один и тот же день суточные оплачиваются в иностранной валюте в размере 50 % от установочной нормы.

Расходы на командировки в пределах норм относятся на себестоимость продукции, а свыше норм – списываются на 92 счет. Сумма превышения командировочных расходов над нормой прибавляется к заработку работника и облагается подоходным налогом. Для учета операций по расчетам с подотчетными лицами применяется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, по дебету счета отражаются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданных под отчет авансов. По кредиту счета отражаются суммы, использованные согласно авансовым отчетам, и суммы, сданные по приходным кассовым ордерам как неиспользованные.

Типовые операции по счету

Дебет	Кредит	Содержание операции
71	51, 50	Выдача сумм подотчет на командировочные и хозяйственные расходы
20, 23, 25, 26, 29, 44	71	Списание командировочных расходов согласно авансовому отчету по установленным нормам
07, 10, 41	71	Приобретение материальных ценностей, оплаченных за счет подотчетных сумм
50, 70	71	Возврат (удержание) неиспользованных подотчетных сумм
92	71	При списании сумм на командировочные расходы сверх установленных норм

Синтетический и аналитический учет по счету 71 ведется в журнале ордере №7–АПК. Данные журнала ордера 7–АПК сверяют с показателями других регистров. После сверки данных кредитовый оборот в целом по счету 71 и дебету корреспондирующих счетов переносится в Главную книгу.