3. Пути совершенствования маркетинговой деятельности ооо "Тепло-Арт"

3.1. Разработка политики, средств и методов достижения задач формы

Так как на сегодняшний день все функции службы маркетинга на ООО «Тепло - арт» разбросанными различным образом практически между всеми работниками, начиная от генерального директора и заканчивая офис- менеджерами и продавцами, складывается ряд проблем в налаженной работе организации. Помимо выполнения своих прямых обязанностей, прописанных в должностных инструкциях приходиться отвлекаться еще и на дополнительные дела. При этом автоматически возникают различные отклонения от сроков и поставленных прямых задач каждого работника. Тем самым можно сделать вывод о необходимости формирования данной службы с привлечение дополнительных сотрудников, а также с расширением некоторых функций уже работающего персонала. [35]

Особенности маркетинга на ООО «Тепло-арт», которые представлены на рисунке 4, обусловлены, прежде всего, спецификой выпускаемой продукции на предприятии, поэтому система организации службы представлена следующим образом:

У правление

Отдел продаж

Отдел сбыта

Бюро маркетинга

Рисунок 4 - Система организации службы маркетинга[35]

Отдел продаж.

Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением ООО «Тепло-арт». Его основными задачами являются:

- заключение договоров на поставку строительных материалов и оборудования и полное обеспечение заказами на продукцию.

- разработка договоров на предоплату, ведение переписки и переговоров по поставкам и урегулированию всех спорных вопросов, отслеживание соблюдения сроков оплаты отгруженной продукции, принятие заказов на выпускаемую продукцию, своевременное оформление документов.

- изучение и внедрение передового опыта работы других предприятий по заключению и ведению договоров и заказов.

Структура отдела продаж.

В структуру отдела продаж входят:

- начальник отдела;

- группа продаж (ведущий менеджер-1 чел., менеджеры -2 чел.,)

- группа помощников (оператор- 1 чел).

В связи с изменения в организационной структуре, необходимо произвести следующие изменения в штате сотрудников ООО «Тепло-арт». На должность начальником отдела необходимо принять дополнительно человека, а функции менеджеров отдела продаж, официально дополнить к функциям офис-менеджеров, вместе с этим внести изменения в их заработную плату. Также необходимо принять оператора ПК, который взял бы на себя исполнения функции по оформлению различной документации, с которой будет работать весь отдел продаж. Для данного отдела необходим кабинет, оснащенный двумя дополнительными ПК- для начальника отдела и оператора. Ниже приведена таблица 3.10, в которой представлено новое распределение функциональных обязанностей, которое совмещает в себе уже существующие и вновь утвержденные функции сотрудников отдела продаж.

Таблица 3.4 - Распределение функциональных обязанностей между сотрудниками отдела продаж [35]

Функции /Исполнители	Начальник отдела продаж	Ведущий менеджер отдела продаж	Менеджеры отдела продаж	Оператор ПК
Разработка договоров на предоплату	*
Заключение договоров и обеспечение заказами на продукцию		*	*
Ведение переговоров, урегулирование спорных вопросов		*	*
Отслеживание соблюдения сроков оплаты	*	*
Принятие заказов на продукцию и услуги ООО «Тепло-арт»			*
Оформление документации				*
Изучение, внедрение передового опыта др. предприятий по заключению договоров и заказов	*	*
Ведение маркетинговых исследований по изучению спроса и расширению рынков сбыта		*	*

Взаимоотношение отдела продаж с другими подразделениями ООО «Тепло-арт».

С отделом сбыта:

Получает оперативную информацию связанную с отгрузкой продукции; оформленные заказы на поставку готовой или перекупленной продукции ООО «Тепло-арт», документы на отгруженную продукцию.

Представляет: заказы на поставку продукции, оперативную информацию по изменению грузополучателей, реквизитов, по приостановке поставки и другую информацию.

С финансовым директором:

Совместно составляет план продаж и факт продаж по отгруженной продукции ООО «Тепло-арт».

С генеральным директором:

Совместно разрабатывают тексты и формы договоров, работают по претензиям, связанным с несогласованием вопросов поставки, отгрузки некачественной продукции или недогрузом по количеству.

Получает: руководящие материалы по вопросам организации труда и заработной платы, согласованное штатное расписание, положения о формах организации и оплаты труда.

С производственным отделом:

Получает: информацию о изменениях в производимой продукции, производстве новых видов продукции, об использовании новых пород дерева.

Представляет: заявки от клиентов на изготовление необходимой продукции, заказов (индивидуальных по договорам, стандартных).

С коммерческим директором:

Получает: подписанные договора на отгруженную продукцию, справку об отгрузке с отклонением по качеству.

Представляет: помощь для решения конфликтных ситуаций с потребителями при поставке некачественной продукции; сертификаты качества на отгруженную продукцию.

Бюро маркетинга.

Основными функциями данного подразделения службы маркетинга являются:

- изучение рынка, прогнозирование спроса и реализации продукции.

- анализ эффективности принятия маркетинговых решений.

- изучение объемов поставки, качества конкурирующей продукции, ее преимуществ и недостатков по сравнению с продукцией данного предприятия;

- создание информационно- статистического банка данных, включая данные по портфелю заказов на поставку продукции, ее производству, наличию запасов (программа Turbo, 1С Бухгалтерия) использование этих данных для ускорения сбыта продукции;

- планирование посещения потребителей работниками бюро маркетинга;

- осуществление непосредственных контактов с потребителями продукции;

- разработка стратегии рекламы по каждому товару и плана проведения рекламных мероприятий и участие в них рекламных агентств;

- обеспечение представителей предприятия, направляющихся на выставки, ярмарки рекламными проспектами и другими документами;

- изучение и использование передового опыта рекламы, и стимулирование сбыта в стране;

- разработка предложений по изучению технических условий, фирменного стиля оформления продукции ООО «Тепло-арт» (товарный знак, символика, фирменные цвета, логотипы и т.п.);

- проведение сравнительного анализа издержек обращения, выявление и ликвидация экономически необоснованных расходов;

Для функционирования данного бюро необходимо принятие одного человека на должность - маркетолога, дополнительно организовать рабочее место, оснащенное ПК.

Отдел сбыта.

Основными задачами отдела сбыта являются:

- организация сбыта продукции и услуг ООО «Тепло-арт» в соответствии с заключенными договорами, ее отгрузку и сдачу заказчикам объектов в установленные сроки и объеме, установленном планом реализации. А также организация поставки индивидуальных заказов у поставщиков из других городов.

- контроль за выполнением подразделениями ООО «Тепло-арт» заказов, договорных обязательств в установленные сроки по объему реализуемой продукции и услуг, номенклатуре, комплектности и качеству, за состоянием запасов готовой продукции на складах.

- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию работы по сбыту, сокращению транспортных затрат и ускорению сбытовых операций по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию и срокам строительства объектов.

Структура отдела сбыта.

В состав отдела входят:

Начальник отдела;

Зам. директора по строительству и производству;

Менеджер отдела сбыта;

Необходимо дополнительно принять двух человек- на должность начальника отдела и менеджера данного отдела, а также включить в состав отдела. Дополнительно необходимо организовать 2 рабочих места. На которых закрепить начальника отдела сбыта и менеджера по сбыту продукции и услуг ООО «Тепло-арт».

Ниже представлена матрица, таблица 3.5, которая заключает в себе распределение функций нового отдела и их исполнителей.

Таблица 3.5 - Разделение функций отдела сбыта между работниками [35]

Функции /Исполнители	Начальник отдела сбыта	Зам. директора по строительству и производству	Менеджер отдела сбыта
Организация сбыта продукции и услуг ООО «Тепло-арт» в соответсвии с договорами			*
Отгрузка и сдача заказчикам объектов в установленные сроки в полном объеме		*	*
Организация поставки индивидуальных заказов у поставщиков из других городов	*		*
Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию работы по сбыту, сокращению затрат и ускорению сбытовых операций	*	*
Контроль за выполнением подразделениями ООО «Тепло-арт» заказов	*

Взаимоотношение отдела сбыта с другими подразделениями ООО «Тепло-арт».

Подразделения ООО «Тепло-арт» в установленном порядке предоставляют в отдел сбыта:

Отдел продаж, производственный отдел

Заказы на готовую продукцию и выполнение услуг ООО “Тепло-арт”, результаты маркетинговых исследований по изучению спроса и рынкам сбыта, планы и графики производства продукции, информацию о предъявленных потребителями претензиях по заключенным договоров.

Склад готовой продукции

Сведения о наличии готовой продукции.

Бухгалтерия

Сведения о наличии денежных средств у покупателей продукции.

Отдел сбыта предоставляет подразделениям ООО «Тепло-арт»:

Бухгалтерия:

Приказы на отгрузку готовой продукции.

Производственно – финансовому управлению

Данные о выполнение заказов.

Отделу продаж:

Информацию о сбыте продукции в соответствии с оговоренными договорами сроками, о произведенных отгрузках.

В связи с дополнительными подразделения ООО «Тепло-арт» меняется организационная структура.

Ниже в таблице 3.6, представленный примерный календарный план по организации и использованию временных ресурсов, которые возможно потратить на процесс организации службы маркетинга.

Таблица 3.6 - Календарный план организации службы маркетинга на ООО «Тепло-арт»

Необходимые мероприятия	Период времени
1.Провести экспертный анализ по изучению вопроса эффективности внедрения проекта по организации службы маркетинга на ООО «Тепло-арт».	2 недели
2. Разработать, обозначить, скоординировать функциональные обязанности членов службы маркетинга ООО «Тепло-арт».	2 недели
3. Произвести подбор персонала через кадровое агентство «Александрид»: рассмотреть представленные резюме, произвести предварительный отбор, провести собеседование с кандидатами. Выбрать претендентов на новые должности.	3 недели
4. Закупить необходимое оборудование и мебель для организации рабочих мест новым сотрудникам.	1 неделя
5. Провести маркетинговое исследование на ближайший квартал и состыковать его результаты с общей стратегией фирмы.	1 месяц

По итогам плана, можно сделать следующий вывод: для организации службы маркетинга на ООО «Тепло-арт» потребуется примерно 12 недель. То есть в течении трех месяцев можно провести все необходимые преобразования и уже запустить в работу вновь сформированную службу.