Требования к бланкам:

• бланки могут быть трех видов: бланк письма, бланк конкретного вида и общий бланк;

• установлено два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327;

• при печатании бланков должны применяться типографские шрифты от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33, а для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля;

• бланки документов должны иметь поля не менее: левое, верхнее – 20 мм, нижнее, правое – 10 мм;

• печатать бланки документов допускается на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, что позволит тиражировать документы с помощью средств множительной техники;

• ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений;

• при создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках;

• устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный;

3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с Государственным гербом РФ, гербом субъектов РФ:

• все гербовые бланки подлежат учету, на них нумератором или типографским способом проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров;

• изготавливают бланки только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на их изготовление;

• изготавливают только по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе РФ, соответствующими правовыми актами субъектов РФ;

• хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, а уничтожение осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме;

• лица, ответственные за хранение гербовых бланков назначаются распорядительным документом руководителя организации;

• проверку наличия, использования и хранения проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем;

• допускается тиражирование средствами множительной техники на гербовом бланке при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

2. Современное деловое письмо

2.1. Правила оформления делового письма

Служебные письма оформляются на бланках писем, которые вносятся реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используют следующие формы изложения текста

• от первого лица единственного числа (прошу);

• от первого лица множественного числа (просим);

• от третьего лица единственного числа (предприятие просит);

• от третьего лица множественного числа руководство предприятия и трудовой коллектив просят).

Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами (например, письмо по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников организации, рассматривавших письмо, а в дальнейшем – отметка о контроле (если исполнение письма контролировалось службой документационного обеспечения управления) и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

2.2. Классификация деловых писем

Исходя из результатов анализа деловой переписки все деловые письма можно разделить на три базовых классификационных категории:

а) официальнее деловые письма;

б) частные деловые письма;

в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки.

В свою очередь классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена:

а) по официальным деловым письмам:

1) письма-просьбы;

2) письма- ответы;

3) письма-запросы;

4) письма-напоминания;

5) письма-заявления;

6) письма-подтверждения;

7) сопроводительные письма;

8) договорные письма;

9) письма-предложения;

10) письма-приглашения;

11) письма-рекламации (претензии);

12) информационные письма;

13) гарантийные письма;

14) презентационные письма;

б) по частным деловым письмам:

1) письма-поздравления;

2) письма-приглашения;

3) письма-извинения;

4) письма для выражения сожаления и соболезнования;

5) письма по случаю представления;

6) письма по случаю отъезда;

7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений;

8) благодарственные письма;

9) рекомендательные письма;

10) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т.д.);

11) письма-открытки;

12) письма-отказы;

13) письма для обращения в различные инстанции;

14) письма-резюме.

Дадим краткую характеристику наиболее распространенных в деловой переписке видов деловых писем.

Письмо-просьба – для изложения какой-либо просьбы, связанной с осуществлением предприятием своей деятельности. Отличается однотемностью содержания, краткостью и конкретностью изложения.

Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Просим …:

• Вас проверить качество изготовления станков»

• выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу»

• включить в план изобретений».

«Прошу …:

• принять меры…»

• направить данные о сроках поставки …»

• направить нам договор…»

• подтвердить по телефаксу получение документов».

Письмо-ответ (отказ) – для информирования клиента об отказе на предыдущую просьбу с указанием причины.

Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

1. повторение просьбы, на которую составляется ответ;

2. обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);

3. констатация отказа.

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам…»

«Считаем нужным сообщить Вам…»

«Предлагаемые Вами сроки проведения…»

«Ваше предложение не получило поддержки».

Письмо-напоминание - для целенаправленной передачи адресату какой-либо конкретной информации, в тех случаях, когда не удается это сделать с помощью телефонных переговоров или личного контакта. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола (напоминать». Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:

«Напоминаем, что:

• по проекту совместного строительства Вы должны…»

«Напоминаем Вам, что…

• Ваша задолженность по оплате … составляет…»

«Несмотря на неоднократные напоминания…,

• Ваша фирма до сих пор не предоставила …»

• мы до сих пор не получили…».

Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Подтверждаем…:

• получение документов на…»

• Ваши условия поставки оборудования…»

«С благодарностью подтверждаем …:

• получение Вашего письма от…»

• получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…»

«ООО «ФРЕЗЕР» подтверждает…:

• свой запрос о строительстве объектов ЖКХ….»

• Условия поставки холодильного оборудования…».

Сопроводительное письмо – для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Включает в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень с указанием точных характеристик (названия, количества страниц и т.п.).

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5.

Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

1. Направляем заявку на … необходимых Вашему заводу в 2006 г. для….

2. Высылаем наложенным платежом…

3. Возвращаем проект … на … стр. со следующими замечаниями…

4. Представляю на утверждение проект плана…

5. Направляем протоколы испытания… Испытание показало следующие результаты…

Договорные письма. Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма, которое подтверждает факт отправки договора.

Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия – продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.

Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

Информационное письмо – для развития деловых отношений с новыми партнерами, т.е. информирование адресата с целью предоставления в его распоряжение конкретной информации относительно перспектив сотрудничества по возможно широкому кругу направлений. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации или учреждения.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Письмо-поздравление – для отправки поздравлений по поводу дней рождения, назначения адресата на более престижную должность, годовщиной сотрудничества и др.

Письмо-приглашение – для приглашения адресата к участию в торжественных мероприятиях или известить его о таких мероприятиях.

Рекомендательное письмо – для рекомендации должным образом то или иное лицо (не участвующее в переписке) адресату.

2.4. Международные письма

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому.

Приведем примеры текстов писем, составленных как в России, так и в других странах.

1. Уважаемые господа,

В своем письме от 24 марта с.г. Вы предложили нам услуги по размещению рекламы наших клиентов в журналах, издающихся во Франции.

Наши клиенты заинтересовались этим предложением и были бы рады получить полную информацию о журналах, в которых Вы намерены помещать их рекламу. В частности, они хотят знать круг их читателей, тираж и расценки на публикацию одноразовых рекламных объявлений.

Будем признательны за скорый ответ.

С уважением.

2. Господа,

В соответствии с контрактом № …, подписанным между … 12 декабря 200.. г., поставка оборудования для расширения первой очереди завода начинается в ноябре текущего года. Чтобы избежать простоя вагонов и задержки с перегрузкой оборудования на станции, просим подготовить соответствующие площадки для перегрузки оборудования в … вагоны.

В соответствии с графиком поставки оборудования и его монтажа в первую очередь будут поставлены негабаритные тяжеловесные технологические металлоконструкции.

Поставку конверторов предлагаем осуществить морем на специальных баржах, так как значительная негабаритность указанного оборудования не позволяет транспортировать его по железной дороге.

Просим сообщить о принимаемых мерах по обеспечению своевременной поставки оборудования на площадки завода.

С уважением.

3. Документирование организационно- распорядительной деятельности

3.1. Организационные документы

К организационной документации относятся следующие документы:

- устав;

- положение;

- инструкция;

- должностная инструкция.

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере хозяйственной деятельности.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:

- наименование министерства;

- наименование организации;

- вид документа;

- регистрационный номер, дата, место издания;

- гриф утверждения;

- текст.

В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы как:

- общие положения;

- основные функции, права и обязанности участников;

- руководство;

- взаимоотношения и связи;

- производственно-хозяйственная и коммерческая деятельность;

- имущество и средства;

-контроль, проверка и ревизия;

- реорганизация или ликвидация.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов.

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включать такие разделы:

1. Общие положения – определяются:

• область деятельности;

• указание на статус структурного подразделения, непосредственное подчинение;

• нормативные правовые акты, иные акты, в том числе и локальные, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности;

• кто возглавляет структурное подразделение, порядок назначения руководителя;

• при наличии печати: описать ее и указать область применения.

2. Задачи и функции – указываются:

• основные задачи структурного подразделения;

• функции.

3. Права и ответственность – указываются:

• права структурного подразделения;

• персональная ответственность руководителя структурного подразделения за осуществление задач и функций;

• квалификационные требования, права, обязанности и ответственность сотрудников структурного подразделения.

4. Взаимоотношения – указываются:

• по каким вопросам подразделение взаимодействует с другими структурными подразделениями.

5. Организация работы – определяются:

• порядок деятельности структурного подразделения;

• организация контроля и проверки деятельности подразделения;

• реорганизация и ликвидация структурного подразделения.

Устав и положения являются сложными документами. Их структура и содержание определяется учреждениями-разработчиками.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (приказов, распоряжений). Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», « не допускается» и .д. Текст инструкции излагается от третьего лица, например: Руководители должны систематически анализировать … Текст разбивается по определенной логической на разделы, пункты, подпункты.

Инструкция оформляется на общем бланке и утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением) и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если не указан срок введения инструкции, то таковым считается день подписания и регистрации документа.

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

При разработке должностных инструкций следует учитывать наименование должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованных в Квалификационном справочнике должностей, специалистов и других служащих.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений на все должности, предусмотренные штатным расписанием, и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации и обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения – устанавливаются:

• область деятельности специалиста;

• порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия;

• квалификационные требования;

• подчиненность специалиста;

• должностные лица, которыми он руководит

2. Функции – перечисляются основные направления деятельности работника.

3. Должностные обязанности – определяются конкретные виды работ, выполняемые работником.

4. Права – определяются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

5. Ответственность – указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.

6. Взаимоотношения (связи по должности) – устанавливается круг служебных связей, порядок представления отчетов, планов и других документов, периодичность представления отчетной информации и др.

7. Оценка работы (по усмотрению организации) – указываются критерии оценки деятельности работника.

Вопросы согласования текстов должностных с определенными должностными лицами решаются индивидуально в каждой организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций.

Должностные инструкции доводятся до работников под расписку, которые проставляют на ней ознакомительную визу.

3.2. Распорядительные документы

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

- приказ;

- распоряжение;

- указание;

- протоколы;

- решение.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач.

По юридической природе приказ может быть:

- нормативным актом управления (содержащий нормы права);

- актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Это самый распространенный вид распорядительного документа, применяемый в практике управления. Он издается в следующих ситуациях:

-создания структурного подразделения;

- ликвидация структурного подразделения;

- реорганизация структурного подразделения;

- утверждение положений, инструкций.

Следовательно, посредством приказа руководство ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей:

- констатирующей;

- распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть несет основную нагрузку. Текст в этой части излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллективном постановлении, «Решает» - в решении, «предлагаю» - в распоряжении, «приказываю» - в приказе.

Завершается работа с проектами распорядительных документов их согласование и подписанием. Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляется на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.

Распоряжение – это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:

- распоряжения общего, длительного действия;

- распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.

Полностью подготовленные документы представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. С момента подписания распорядительные документы вступают в силу.

Указание – это распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах года.

Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (советов, комиссий и др.). Протокол является информативным документом. Протоколированию подлежат:

• оперативные совещания;

• заседания советов;

• заседания различных комиссий;

• собрания рабочих, служащих и структурных подразделений;

• собрание общественных организаций и т.п.

Протокол ведется во время прохождения событий (заседаний, собраний, комиссий). В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений.

В протоколе указываются следующие реквизиты:

• наименование ведомства, учреждения, структурного подразделения;

• указание вида документа (протокола);

• дата заседания, номер;

• текст протокола.

Текст протокола подразделяется на две части:

1 часть. Вводная. Здесь указывают председателя, секретаря, присутствующих и приглашенных лиц (если есть) и повестка дня.

2 часть. Основная. Эта часть текста строится по разделам, соответствующим повестке дня. Текст протокола должен быть кратким, ямным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопросов.

Текст должен состоять из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию нумеруют. Текст каждой позиции должен строится по формуле: слушали – выступили – постановили. После слова «СЛУШАЛИ» пишутся инициалы и фамилия докладчика в именительном падеже. После фамилии ставится тире и пишется содержание доклада в форме прямой речи. Если имеется текст доклада, то это необходимо отметить – «текст доклада прилагается».

После слова «ВЫСТУПИЛИ» ставится двоеточие, затем инициалы и фамилия выступающего в именительном падеже, затем ставится тире и печатается содержание выступления в форме прямой речи.

После слова «ПОСТАНОВИЛИ» ставится двоеточие, затем с красной строки пишутся пункты постановления, которые нумеруются арабскими цифрами.

Если вопрос ставится на голосование, то результаты голосования фиксируются в решении (обычно при избрании на должность):

«за» , «против» , «воздержавшиеся» .

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания (собрания). Дата проставления на протоколе должна соответствовать дню проведения заседания (собрания).

Протоколы нумеруются в пределах календарного года, если учреждение учебное, то в пределах учебного года.

4. Документы по личному составу

4.1. Штатное расписание

Штатное расписание – это документ, в котором указывается:

- код и наименование структурного подразделения;

- должностные оклады;

- надбавки.

Штатное расписание утверждается руководителем предприятия.

4.2. Документация по трудовым отношениям

К первичным документам трудоустройства работников относятся:

• заявления о приеме на работу;

• резюме;

• приказы по личному составу;

• личная карточка формы Т-2;

• характеристика работника;

• автобиография работника;

• анкета работника;

• трудовой договор (контракт);

• личное дело сотрудника;

• трудовая книжка.

Заявление о приеме на работу представляет собой краткую письменную просьбу о приеме на работу с указанием должности. Текст документа должен начинаться со слов «Прошу принять на работу …», с указанием наименования структурного подразделения предприятия, должности и желаемой даты приема на работу. Это заявление подписывается заявителем с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровки.

Заявление согласуется с руководителем структурного подразделения предприятия (начальником цеха, отдела и т.п.), в которое принимается на работу соискатель.

Резюме – это документ, содержащий краткие (основные) биографические данные о соискателе. Этот документ постепенно вытесняет на второй план традиционные автобиографии и анкеты.

Следует подчеркнуть, что грамотно составленное резюме вполне способно заменить и пространственную автобиографию и объемистую анкету. Более того, такой документ не только несложно составить, но и удобно изучать, что имеет существенное значение для руководителя структурного подразделения, которому надо дать ответ на прием данного работника.

Приказы по личному составу – документы, которые оформляют прием на работу, перемещение по службе, увольнении, предоставлении ежегодных отпусков, объявлении поощрений, мер воздействия к нарушителям и др.

Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: «о приеме на работу», «о переводе на другую работу», «об увольнении», «о предоставлении отпуска», «о поощрении « и т.д.

Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие, и пишется прописными буквами: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ и т.п.

Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

В приказе об освобождении от занимаемой должности указывают статью КЗоТ, на основании которой производится увольнение.

После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит «Основание»: личное заявление работника; представление; докладная записка; справка-вызов учебного учреждения; график отпусков, контракт и т.д.

Личная карточка формы Т-2 является документом, обеспечивающим работу по учету качественного и количественного состава кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятии (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных видов отпуска, изменения оплаты труда, данные воинского учета и др.).

Личная карточка формы Т-2 заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании или квалификации, решений аттестационной комиссии и т.п.) и хранится на предприятии по каждому сотруднику.

Характеристика работника – это официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные учреждения; аттестация на должность и т.п.). В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деятельности и моральные качества. Характеристика оформляется на общем бланке формата А4.

Текст характеристики излагается в форме третьего лица и в нем можно выделить следующие логически связанные между собой составные части:

1. Анкетные данные (фамилия, имя, отчество, должность, ученая степень и звание, год рождения; национальность; образование).

2. Данные о трудовой деятельности (специальность;, продолжительность работы на данном предприятии; сведения о продвижении по службе; уровень профессионального мастерства и т.п.).

3. Собственно характеристика, т.е. оценка моральных и деловых качеств (отношение к работе; повышение профессионального уровня; отношение к товарищам по работе). Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и другие служебные поощрения.

4. Заключительная, где содержится вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Автобиография работника – документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Однако рекомендуется в автобиографии указывать:

• название документа;

• имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения;

• сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

• образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личная подпись.

Анкета работника - документ, который заполняется работником собственноручно при оформлении на работу. Как правило, на предприятии составлена форма анкеты и работник вносит в нее данные на основании документов. Затем анкета проверяется специалистом по кадрам, заверяется подписью и печатью.

Трудовой договор – это документированное соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, оформляется в двух экземплярах: первый экземпляр отдается работнику, второй – подшивается в личное дело сотрудника.

Подготовка трудового договора, как правило, поручается сотруднику отдела кадров организации или иному уполномоченному лицу. Составление пунктов трудового договора осуществляется в соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами, если иное не установлено федеральными законами, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Контракт – это один из разновидностей взаимоотношений работника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие. По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно в большем размере, чем это предписано окладами, тарифными ставками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты, и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу – большие деньги, за плохую работу – никаких денег. Во-вторых, контрактная система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и не согласования это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где действительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.

Личное дело сотрудника – это основной источник документированных сведений о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника организации. Личное дело оформляется как отдельная папка, в которую подшиваются все документы по сотруднику: анкета; автобиография; копии документов об образовании; трудовой договор (второй экземпляр); договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников); выписки из приказов (копии приказов) о перемещении на другие должности; выписки из документов (копии документов) о награждении или привлечении к дисциплинарной ответственности.

Личные дела сотрудников оформляют и ведут сотрудники кадрового органа в приспособленном для этих целей помещениях.

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность. Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.

Трудовые книжки ведут только по месту основной работы сотрудниками отдела кадров. На лиц, работающих по совместительству трудовые книжки не заводятся. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров. Лицом, персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек, чаще всего является начальник отдела кадров, а там, где такого отдела нет, - специальное лицо, назначаемое приказом руководителя.

Оформленная трудовая книжка выдается работнику или служащему под расписку в день его увольнения. В остальных случаях администрация выдает работнику (по его просьбе) заверенную выписку сведений о работе из трудовой книжки.

Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в отделе кадров в течение двух лет, а затем сдаются на 5—летнее хранение в архив данной организации.

5. Документирование информационно- справочных материалов

5.1. Справки

Справки – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

• с информацией о фактах и событиях служебного характера, выдаются заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта;

• о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п. Это самая многочисленная группа справочных материалов, которая выдается ежедневно.

Справки по вопросам хозяйственной деятельности предприятия оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером и заверяется печатью.

5.2. Докладные и объяснительные записки

Докладная записка – документ, предоставляемый сотрудниками руководителям отделов, структурных подразделений или предприятия, в которых излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями.

Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.

Текст докладной записки должен состоять из двух частей:

• констатирующая (описательная), где излагаются факты, послужившие основанием к написанию документа;

• предложения, просьбы, конкретные меры, которые, по мнению автора, необходимо предпринять вышестоящему лицу в связи с изложенными фактами.

Тексту должен предшествовать заголовок, который начинается с предлога «о» («об»). Докладная записка оформляется на простом листе.

Докладная записка может быть:

• внутренняя для данного предприятия и подписывается самим составителем;

• внешняя, адресуемая в вышестоящие инстанции и подписывается руководителем, готовится на общем бланке.

Объяснительная записка – это документ поясняющий содержание отдельных положений основного документа (отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой дисциплины или другого поступка.

Объяснительные записки можно разделить на две группы:

• сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения;

• объясняющие какие-либо поступки, ситуации, поведения отдельных работников. Они оформляются на чистых листах с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем

5.3. Акты

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передачи дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.

Акт подписывается лицами, принимающими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.

Текст акта состоит из трех частей:

• вводная, где указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Фамилия членов комиссии приводятся в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами с точками. Здесь указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствующие при проведении проверки;

• констатирующая, в которой излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, фиксируются установленные факты;

• заключительная, где делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков.

Акт составляется в том количестве экземпляров, которые определяются потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождение помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

5.4. Телеграммы, телефонограммы

Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документов, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности:

- внеочередная;

- правительственная;

- срочная;

- и др.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя.

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Адрес и текст телеграммы печатаются на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются.

Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях допускается краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если же все-таки надо проставить знаки препинания, то их пишут условными сокращениями: точка –ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие – ДВТ, кавычки – КВЧ. Условно обозначается слово «номер» - НР.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направляемы в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Текст такой телеграммы подписывается руководителем организации и заверяется печатью.

Телефонограмма – это документ, передаваемый по линиям телефонной связи. Телефонограмма оформляется на бланках, при их отсутствии – на листах бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственно исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номера телефонов.

6. Организация работы с документами

6.1. Организация документооборота

Документооборот – организация работы с документами от момента создания документа сдачи его в архив

Различают три основных потока документации:

• документы, создаваемы в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

• документы, поступающие из других организаций (входящие);

• документы, отправляемые в другие организации (исходящие).

Документооборот организует служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и др.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.). Эта служба должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение)

Составление проекта документа

Согласование проекта документа

Проверка правильности оформления

проекта документа

Подписание руководителем

Регистрация документа

Простановка индекса (номера) на документе

Доведение документа до сведения лиц,

которым он предназначен (до исполнителей)

Исполнение и контроль исполнения документа

Подшивка исполненного документа в дело

Входящие документы – это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи.

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия, необходимую для принятия управленческих решений. Например, письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другого предприятия; жалобы покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данным предприятием.

Без рассмотрения руководителем передаются по исполнение (исполнителям) документы, которые содержат текущую оперативную информацию или адресованные в другие подразделения. Например, письмо-напоминание от головного предприятия подразделению о приближении отчетного периода для подготовки соответствующей отчетности данного структурного подразделения

Исходящие документы – это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо о исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников).

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение)

Составление проекта документа

Согласование проекта документа

Проверка правильности оформления

проекта документа

Подписание руководителем

Регистрация документа

Простановка индекса (номера) на документе

Проверка правильности адресования

Отправка документа адресату

Подшивка второго экземпляра (копии) в дело

6.2. Учет документов

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т.е. учитывать объем документооборота. Осуществляется как полный (по всему предприятию), так и выборочный учет документов по структурным подразделениям или группам. Отдельно учитываются такие документы, как:

• предложения;

• заявления;

• жалобы граждан.

На предприятии ведется учет количества документа. При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять каждый экземпляр (формат А4), а документы другого формата, например, А5 можно учитывать по схеме:

2 документа формата А5 = 1 документу формата А4.

Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму (учетные карточки или журналы учета), например:

Сводка учета объема документооборота

за _______________ 200- г.

Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами и обоснования штатной численности службы ДОУ.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 подлежат учету также полиграфически исполненные гербовые бланки документов ( с воспроизведением на бланках Государственного герба РФ и герба субъектов РФ). На гербовых бланках типографическим способом или нумератором проставляется порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

При учете бланков необходимы следующие реквизиты:

а) при поступлении бланков:

• наименование вида гербового бланка;

• количество экземпляров;

• дата поступления;

• номер сопроводительного документа;

• наименование поставщика гербовых бланков;

б) при выдаче бланков:

• наименование вида гербового бланка;

• количество экземпляров;

• серия и номер гербовых бланков;

• наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы должностного лица - получателя бланков;

• расписка в получении;

• примечания (отметки об уничтожении).

Допускается тиражирование документов на гербовых бланках для рассылки при условии заверения каждой копии печатью организации.

6.3. Регистрация документов

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документов путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Необходимость регистрации документов обусловлена решением следующих задач:

• учет количества документов;

• обеспечение сохранности документов, избежание потерь документов;

• обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

• обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. К таким документам можно отнести:

• организационно-распорядительные документы;

• плановые документы;

• отчетные документы;

• учетно-статистические документы;

• бухгалтерские документы;

• финансовые документы

• и т.д.

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (рукописные, с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой, курьером, электронно). При этом следует иметь в виду, что службой ДОУ регистрируются не все документы, а только документы, касающиеся деятельности всего предприятия. Службой ДОУ должен разрабатываться перечень документов, регистрирующих в структурных подразделениях (не регистрируемых службой ДОУ). На таких документах служба ДОУ проставляет только дату поступления.

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления; отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. Если входящие документы должны дойти до структурных подразделений, то они подвергаются повторной регистрации, но под тем номером, который им был присвоен в службе ДОУ (при первичной регистрации). Таким образом, соблюдается принцип однократности присвоения документам их номеров.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

1. Регистрация входящих и исходящих документов.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как минимум из двух частей, которые отделяются друг от друга косой линий:

• порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;

• номера дела по номенклатуре дел.

• Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть принята такой:

• для входящих документов: очередной порядковый регистрационный номер/номер дела, например: 258/03-12;

• для исходящих документов: номер дела/ очередной порядковый регистрационный номер, например: 03-12/258.

К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости коды классификаторов: корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

2. Регистрация внутренних документов.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу; отчеты; докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы, применяя простую нумерацию, например: приказ № 5, протокол № 8, акт № 4.

3. Регистрация документов, составленных совместно несколькими организациями.

Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные регистрационные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). .

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки.

Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу занимает много времени. Поэтому, для удобства необходимо вести одновременно несколько регистрационных журналов отдельно для входящих,, исходящих и внутренних документов, разделив их еще по видам и разновидностям документов. Кроме того, следует отметить, что по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Регистрационно-контрольные карточки лишены указанных недостатков. Причем, таких карточек можно сделать несколько экземпляров, что позволит передать их вместе с документами в то структурное подразделение, где документ будет исполнятся. Это в свою очередь устраняет их повторную регистрацию. Таким образом, такие карточки удобны для регистрации больших массивов документов.

Ниже приведены примеры регистрационных журналов и регистрационно-контрольных карточек.

Примеры регистрационных журналов

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Форма журнала регистрации исходящих документов

Форма журнала регистрации внутренних документов

Пример контрольно-регистрационной карточки

Лицевая сторона карточки

Оборотная сторона карточки

6.4. Организация и контроль за исполнением документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют:

• руководители предприятий;

• служба ДОУ;

• ответственные исполнители.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных, функциональных и отраслевых органов управления в форме законов.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителями предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

а) типовые сроки – принятием нового акта;

б) индивидуальные сроки – распоряжением руководителя, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Результаты исполнения отмечаются в регистрационных формах и на самом исполненном документе (отметка об исполнении и направлении его в дело).

Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

• проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке:

• заданий последующих лет – ежеквартально;

• заданий последующих месяцев текущего года – ежемесячно;

• заданий текущего месяца – каждые десять дней, а в последнюю декаду – за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля (секретарем) осуществляются следующие операции:

• формирование картотеки контролируемых документов;

• направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

• получение информации о ходе и результатах исполнения;

• запись хода и результатов исполнения в карточки контролируемого документа;

• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

• сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

• снятие документа с контроля по указанию руководителей;

• формирование картотеки исполненных документов.

Форма сводки о состоянии исполнительской дисциплины разрабатывается самой организацией, например, может быть такой:

СВЕДЕНИЯ

об исполнении документов, поставленных на контроль

за период ______________ 200_ г.

Секретарь-референт Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

6.5. Номенклатура дел организации

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в каждой организации должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке. Номенклатура дел составляется для обоснованного распределения (группировки) дел, обеспечения быстрого поиска дел и их учета.

Различают три вида номенклатуры дел:

• типовую;

• примерную;

• номенклатуру дел.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности , но разных по структуре организаций и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатура дел разрабатывается службами ДОУ Министерств и ведомств РФ, утверждается их руководителями.

Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ на основе номенклатуры дел структурных подразделений. При их составлении руководствуются типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями.

Номенклатура дел делится на разделы, которые отражают документируемые участки работы, например: канцелярия, отдел планирования, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел кадров и др.

Содержательная часть (текст) номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф:

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

• индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

• порядковый номер дела внутри данного структурного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений (служб, отделов) или направлений деятельности предприятия, например: канцелярия; финансовый отдел; бухгалтерия и др. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки дел в порядке убывания сроков хранения документов.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год полностью сформированы и известен их объем (количество листов в деле).

В графе 4 указываются срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на государственные или отраслевые перечни типовых документов со сроками хранения или на типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые по отдельным направлениям деятельности.

В графе 5 могут проставляться следующие отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, о месте хранения подлинников (если дело содержит копии документов), об изъятии дел, об уничтожении дел, об утрате дел и т.п.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на данном предприятии.

По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитывается также количество незаконченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и количество дел с отметкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия).

6.6. Формирование дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются на предприятиях централизованно или децентрализовано.

Контроль за правильным формированием дел на предприятии и его структурных подразделениях осуществляется службой ДОУ или лицами, ответственными за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• помещать в дело только правильно оформленные документы в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

• помещать в дело только исполненные документы, т.е. с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело;

• раздельно группировать: документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; подлинники и копии; годовые, квартальные и месячные планы и отчеты; документы постоянного и временного хранения; утвержденные документы и их проекты;

• помещать приложения вместе с основными документами;

• группировать в дело документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела сотрудников ведутся на всем протяжении периода его работы);

• в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

• в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров.

При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дела:

• номинальный;

• предметно-вопросный;

• авторский;

• корреспондентский;

• географический;

• хронологический.

Номинальный признак означает, что основанием для группировки документов служит из разновидности. Например, заводятся дела по таким видам документов:

• уставы, положения, инструкции;

• приказы по основной деятельности;

• приказы по личному составу;

• утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки;

• перспективные планы;

• лицевые счета;

• протоколы заседаний, совещаний;

• переписка;

• обзоры, докладные записки, акты, справки.

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, причем сначала помещают основной документ определенного вида и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса, которому посвящен основной документ.

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например: Протоколы производственных совещаний ООО «Автоматика».

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например: Переписка с инструментальным заводом «Фрезер» о поставке оборудования за 2006 г.

Географический признак группировки дел означает объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов по какому-то одному вопросу, например: Переписка с предприятиями г.Омска и Омской области по вопросам поставки сырья и материалов.

Хронологический признак преследует цель группировки документов в дело за какой-либо определенный период времени.

6.7. Подготовка документов к архивному хранению

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертной ценности документов. Возглавляет эту работу, как правило, постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Работа ЭК регламентируется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения проводится ежегодно. Для отбора документов для постоянного хранения проводится полистной просмотр дел, при котором изымаются из дела дублирующие документы, копии документом и документы с временным хранением. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно для документов постоянного хранения и для временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно). Затем эти описи дел и акты рассматриваются на заседании ЭК и согласовываются с ведомственным архивом. После их утверждения и передачи их в ведомственный архив документы временного (до 10 лет включительно) сроком хранения могут быть уничтожены.

Опись дела является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, которая обеспечивает оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив второй – прилагается в качестве основания к протоколу ЭК, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

Дела с временным хранением документов (до 10 лет включительно) на государственное хранение не сдаются. По истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. При выделении документов к уничтожению необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт уничтожения, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2001 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2005 г.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами и включает следующие этапы:

• перегруппировка документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь;

• нумерация листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

• составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

• составление заверительной надписи дела;

• подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось. делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Описание дела – это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела. В сотав таких сведений входят следующие реквизиты:

• наименование предприятия;

• наименование структурного подразделения;

• индекс дела;

• номер тома;

• заголовок дела;

• аннотация к документам дела;

• дата; количество листов; срок ранения дела.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

7. Защита информации

7.1. Защита текущей информации

Сбор информации о хозяйственной деятельности велся всегда и везде. Его вели государственные разведывательные органы (об экономике потенциальных противников); коммерческие и другие организации (о фирмах-конкурентах); криминальные группировки (об ожидаемых жертвах ) и т.д.

Все угрозы безопасности информации могут быть поделены на две группы:

• случайные (без умысла нанесения угрозы разрушения, удаления информации).

• умышленные, преследующие цель нанесения ущерба информации, вплоть до ее удаления.

Вся информация, о защите которой идет речь, относится к одной из трех следующих групп:

1. Сведения стратегического характера:

• планы развития организации, в том числе применение новых технологий;

• причины, сдерживающие развитие предприятия, трудности и возможности их преодоления;

2. Технологическая и научно-техническая информация, лежащая в основе производства предприятием конкурентоспособности продукции.

3. Деловая информация:

• о торговых и деловых партнерах, клиентах, посредниках, поставщиках;

• об условиях контрактов, соглашений, договоров;

• о состоянии кредитно-финансовой системы предприятия;

• маркетинговая информация.

Для того, чтобы система защиты информации в организации была работоспособной и эффективной, весьма важно отсортировать служебную информацию и выбрать ту, защита которой действительно целесообразна.

7.2. Мероприятия по защите информации

Каждая организация решает задачу защиты информации самостоятельно, исходя из действующего законодательства и своих собственных интересов и возможностей. Однако к настоящему времени многолетней практикой выработаны общие рекомендации, которые могут быть полезны любому предприятию, которое решает проблему засекречивания своей коммерческой информации.

Рекомендуются следующие мероприятия по защите информации:

1. Выделяется ответственный за эту работу – один из руководителей предприятия (например, заместитель руководителя по коммерции или маркетингу) который совместно со службой безопасности (СБ) организует и осуществляет весь комплекс работ.

2. Создается комиссия из числа квалифицированных специалистов ведущих структурных подразделений, на которую возлагаются экспертные функции.

3. Членами созданной комиссии с привлечением руководителей и специалистов патентно-лицензионного отдела, финансового отдела и отдела, занимающегося рекламой, и других структурных подразделений определяется первоначальный вариант перечня сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия,

4. Проводится анализ поступивших предложений и готовится окончательный вариант перечня сведений, составляющих коммерческую тайну.

5. Окончательный вариант перечня утверждается руководителем предприятия и доводится до исполнителей в полном объеме или части, касающихся их полномочий.

7.3. Способы защиты информации

Все разнообразные способы защиты информации обычно классифицируют по двум признакам.

1. По собственнику информации (по видам охраняемых тайн):

• защита государственной тайны;

• защита межгосударственных секторов;

• защита коммерческой тайны.

2. По группам используемых для защиты информации сил, средств и методов:

• правовая (разработка правовых норм, регламентирующих правоотношения персонала в условиях организации документооборота);

• организационная (установка постов охраны; разработка методических и руководящих материалов при организации документооборота; соответствующий подбор кадров и др.);

• инженерно-техническая (использование соответствующих технических средств, предотвращающих или существенно затрудняющих хищение средств вычислительной техники, информационных носителей, а также исключающих несанкционированны доступ к электронному документообороту);

• программно-математическая (применение общесистемных и специальных программ; инструктивно-методических материалов по применению средств программного обеспечения; математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации и др.).

Остановимся на проблеме подбора кадров. Первостепенной задачей в этом случае является выявление и отсев кандидатов с признаками психологической патологии. При этом даже опытные руководители не могут правильно, достоверно и быстро оценить подлинное психическое состояние кандидатов, в следствие их повышенного волнения. В этом случае представляется целесообразным требовать от пришедших на собеседование предоставления справок о состоянии здоровья либо направлять их в определенные клиники для прохождения полной диспансеризации.

Первичный контакт с кандидатом следует максимально использовать для сбора информации и в воспитательно-профилактических целях. Рекомендуется:

• обращать внимание будущего работника на характерные особенности и режим предстоящей работы;

• привлекать внимание к условиям работы с конфиденциальной информацией, к которой он будет допущен;

• приводить примеры из практики защиты коммерческой информации на предприятии и внимательно оценить реакцию кандидата на эти сведения.

Кроме этого, можно дополнительно потребовать составление анкеты кандидата и его фотографии с целью обеспечения максимальной полноты формулировок окончательного заключения и выявления возможных скрытых противоречий в характере проверяемого лица с приглашением высокопрофессиональных специалистов, графологов, психоаналитиков и даже экстрасенсов.

На основе анализа документов, представляемых самим кандидатом, а также данных, полученных из других источников, и результатов предварительного собеседования определяется определенная возможность отсечь те кандидатуры, которые по формальным признакам явно не соответствуют требованиям, предъявляемым к будущим сотрудникам.

8. Работа с конфиденциальной информацией

8.1. Назначение и виды учета конфиденциальных документов

Наиболее существенным отличием технологии обработки и хранения конфиденциальных документов от технологии обработки и хранения открытых документов является многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документами. В основу работы с конфиденциальной информацией положены процессы ее защиты – обеспечение ее физической сохранности, комплектности и целостности, контроль за доступом к ней персонала, проверка реального ее наличия и аналитическая работа по осведомленности персонала о ее содержании.

В отличие от открытых документов конфиденциальные документы (на любом носителе) учитываются сразу при поступлении (входящие документы – входящий учет) или перед их первичным изготовлением (исходящие и внутренние документы – исходящий учет), т.е. до рассмотрения, распределения или согласования, подписания. Учет конфиденциальных документов централизуется по категориям документов на участках службы конфиденциальной информации (КД), что позволяет дробить знание тайны фирмы между несколькими независимыми работниками этой службы и осуществлять коллегиальность в контроле за сохранностью документов на каждом участке.

При любом виде учета конфиденциальных документов выполняются следующие процедуры:

• индексирование документов;

• первичная регистрация (запись) исходных сведений о документе;

• последующая регистрация (запись) рабочих сведений о документе;

• формирование справочно-информационного банка данных по документам;

• ведение (актуализация) справочно-информационного банка данных;

• контроль процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм.

Основой индексирования (присвоения условного обозначения имени) конфиденциального документа является валовая нумерация всего потока документов в течение календарного года, что гарантирует сохранность записи исходных сведений о документе – ни один номер не может исчезнуть и ни одна карточка не может выпасть из систематизированного по номерам массива. К номеру документа может добавляться смысловой индекс, идентифицирующий дело, в котором будет храниться документ: 125/02-45 (125 – очередной номер; 02-45 – номер дела).

Сведения, включаемые в учетную форму при регистрации конфиденциальных документов, всегда разделяются на два блока:

• фиксирующий постоянные (исходные) сведения о документе;

• фиксирующий переменные (рабочие) сведения о документе.

Форма учетной карточки конфиденциального документа отличается от регистрационно-контрольной карточки открытого документа не только большим количеством граф, но и их взаимосвязанностью в отражении пути движения документа. Служба КД применяет как традиционную карточную форму учета документов, так и электронные регистрационные формы.

На основе применяемых традиционных карточных и электронных регистрационных форм создается справочно-информационный банк данных (учетный аппарат). Задачи справочно-информационного банка решаются с помощью двух обязательных технологических элементов:

1. формирование банка;

2. ведение (актуализация) банка.

Банк данных может быть традиционным и автоматизированным. Традиционный банк отличается от учета открытых документом наличием учетного валового раздела карточек на все конфиденциальные документы. Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам принципиально не отличается от аналогичных систем, оперирующих открытой информацией и документам. Защита конфиденциальных электронных документов достигается лишь строгим их учетом с простановкой электронной подписи, как и традиционных бумажных конфиденциальных документов с простановкой фамилии и традиционной подписи.

Заключительная процедура учета конфиденциальных документов – контроль процесса регистрации и сохранности документов и учетных форм на каждом участке службы КД. Цель процедуры – ежедневная проверка вторым работником службы соответствия состава документов, подлежащих учету, составу реально учтенных документов. Факт контроля подтверждается подписью второго работника службы КД в учетных формах.

8.2. Грифы конфиденциальности

Первый и основной элемент защиты документированной информации, позволяющий обеспечить относительно надежную безопасность тайны фирмы, это своевременное установление грифа конфиденциальности сведений или грифа ограничения доступа.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограниченного доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:

• первый, массовый уровень – грифы «Конфиденциально» (К), «Конфиденциальная информация» (КИ);

• второй уровень (достаточно редкий) – грифы «Строго конфиденциально» (СК), «Строго конфиденциальная информация» (СКИ), «Конфиденциально. Особый контроль» (К.ОК).

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» (ДСП).

Гриф располагается на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На электронных документах гриф проставляется на всех листах.

Ниже грифа или ниже адресата могут обозначатся ограничительные приметы: «Лично», «Только в руки», «Только по адресу», «Лично в руки» и др. При регистрации конфиденциального документа к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности: № 56к, 67 ск, 87дсп.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

• исполнителем при подготовке к составлению проекта документа или руководителем структурного подразделения при согласовании и подписании;

• работником службы КД при первичной обработке поступающих документов, если конфиденциальный для организации документ не имеет грифа ограничения доступа.

Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности содержащихся в нем сведений.

8.3. Работа исполнителей с конфиденциальными документами

Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям (документам, делам, базам данных и др.) всегда является строго персонифицированным (индивидуальным) и дается руководителем:

• в письменном виде в виде резолюций на документе;

• приказом, утверждающим схему именного или должностного доступа к конкретным группам информации;

• списком-разрешением на обложке дела;

• и т.п.

Особенность информационного обслуживания потребителей конфиденциальной информацией состоит в том, что не потребитель определяет, какая информация ему нужна и какой информацией он может пользоваться, а полномочный руководитель. Причем, тайна организации делится на несколько частей, известным разным сотрудникам. Это, во-первых, снижает ценность информации, во-вторых, тайну организации в целом может знать только крайне ограниченный круг должностных лиц, и разглашение отдельных ее части не наносит серьезного ущерба делам организации.

При организации доступа сотрудников к конфиденциальным массивам электронных документов, банкам данных, необходимо помнить о его многоступенчатом характере:

• доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей станции;

• доступ к машинным носителям информации, , хранящимся вне ЭВМ;

• непосредственный доступ к конфиденциальным базам данных и файлам.

Система защиты такой информации обычно включает коды, пароли, ключевые слова, шифры, специальные программные продукты, аппаратные средства и др.

Перемещение конфиденциальных документов между руководителями или между руководителями и исполнителями выполняется только через службу КД. Выдача документов исполнителям для работы осуществляется под роспись в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре электронной учетной карточки. Электронные документы передаются в копии в базы данных компьютера (рабочей станции) исполнителя с предварительным внесением исполнителем в электронную учетную карточку документа, находящуюся в компьютере службы КД, своей электронной подписи.

При возврате исполнителем конфиденциального документа в службу КД или прекращении работы с конфиденциальными электронными базами данных работниками службы КД проверяются соответствие документа учетной форме и его комплектность (перелистывание и пересчитывание) и проверка сохранности или искажения конфиденциальной информации банков данных или несанкционированного сохранения копии электронного документа.

В случае отсутствия конфиденциального документа, дела или носителя информации у сотрудника, которому они были выданы, или которым был разрешен доступ к электронным конфиденциальным документам, составляется акт и немедленно докладывается об утрате первому руководителю для принятия решения.

Следовательно, процесс исполнения, дальнейшего движения и использования изданных конфиденциальных документов более сложен в технологическом отношении, чем аналогичный процесс обработки открытых документов, и требует четкого выполнения всех утвержденных стадий, этапов и процедур.

Библиографический список

1. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учеб.-справ. пособие. – М.: Изд.-торг. корпорация «Дашков и К», 2005. – 504 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие / 9-е изд., перераб. и доп. (Серия «Библиотека). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «ИнтелСинтез» совместно с ООО «Журнала «Управление персоналом», 2003. – 184 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие / 10-е изд., перераб. и доп. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005. – 200 с.

4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. −296 с.

5. ГОСТ Р 6.30−97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. − М.: Изд-во стандартов, 1997.

6. ГОСТ Р 6.30−97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. − Введ. 01.04.2000 г.

7. ГОСТ 6.10.7−90. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец.− М.: Изд-во стандартов, 1990.

8. Общероссийский классификатор управленческой документации. − М.: Изд-во стандартов, 1994.

9. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. − М.: ВНИИДАД, 1991.

10. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. − М.: Росархив, 1994.

11. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТ РФ). − 3-е изд., перераб. и доп. − М., 1996. – 196 с.

12. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учеб. пособие для вузов / ВЗФЭИ. - М.: ЗАО «ФИНСТАТИНФОРМ», 1999. – 154 с.

13. Горобцова Л.П. Документирование управленческой деятельности на современном предприятии: Учеб. пособие для специальности 060800 Экономика и управление на предприятии (по отраслям). − СПб.: СПбГИЭА, 2000. – 86 с.

14. Деловая переписка с иностранными фирмами: Практ. пособие. − М.: ИМИДЖ, 1996. – 56 с.

15. Кузнецова Т.В., Ильюшенко Н.П. Основы документирования: Учеб. пособие. − М.: Мэрия Москвы и др., 1996. – 124 с.

16. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. − М.: ПРИОР, 1998. – 136 с.

СОДЕРЖАНИЕ

Редактор Т.А. Жирнова

Свод темплан 2006 г.

ИД № 06039 от 12.10.01

Подписано в печать 20.02.06. Формат 60 х 84 . Бумага офсетная.

Отпечатано на дупликаторе. Усл.-печ. л. 3,25. Уч.-изд. л. 3,25.

Тираж 150. Заказ

Издательство ОмГТУ. 644050, Омск, пр. Мира, 11

Типография ОмГТУ

1