4. Учет расчетов по трудовым отпускам и временной нетрудоспособности

Согласно статье 114 ТК РФ штатным работникам ежегодно представляется очередной отпуск. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечение 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть представлен работнику и до истечения 6-ти месяцев.

Отпуск за второй и последующие годы работы может представляться в любое время рабочего года. Отпуск представляется в соответствие с очередностью, которая устанавливается в организации. Очередность представления оплачиваемых отпусков ежегодно определяется администрацией организации и оформляется в виде графика отпусков на календарный год.

При составлении графика отпусков учитывается действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелание работника. Трудовым законодательством установлен основной отпуск в размере 28 календарных дней.

Кроме этого может быть предоставлен удлиненный отпуск. Согласно статье 334 ТК РФ удлиненный отпуск предоставляется педагогическим работникам, и согласно статье 267 ТК РФ работникам моложе 18 лет. В статье 122 ТК РФ прописан порядок предоставления отпусков. Конкретно в данной статье указано:

1. оплачиваемый отпуск должен представляться работнику ежегодно

2. право использования отпуска за первый год работы возникает по истечение 6-ти месяцев его непрерывной работы у работодателя.

По истечение 6-ти месяцев оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть представлен:

1. женщинам перед отпуском по беременности и родам, или непосредственно после него

2. работникам в возрасте до 18 лет

3. работникам, усыновивших детей в возрасте до 3-месяцев

Согласно статье 121 ТК РФ в стаж работы, дающей право не ежегодный основной оплачиваемый отпуск включают:

• время фактической работы

• время, когда работник фактически проработал или не работал, но за ним сохранилось место работы или должность

• время вынужденного прогула при незаконном увольнении работника или отстранения от работы с последующим восстановлением на прежней работе

• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр или обследование не по своей вине

В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск не включают следующее:

• отпуск за свой счет, если он превышает 14 календарных дней в течение 1 календарного года

• время прогула без уважительной причины

В стаж работы, дающий право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных и (или) опасных условиях труда включают только фактически отработанное время в таких условиях.

Отдельным категориям работников ежегодные оплачиваемые отпуска представляются по их желанию и в удобное для них время. Так по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам и это не зависит от времени непрерывной работы мужа у данного работодателя.

Кроме этого основной оплачиваемый отпуск согласно статьи 116 ТК РФ предоставляется работникам, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Кроме основного оплачиваемого отпуска предусмотрены ежегодные дополнительные отпуска:

1. для отдельных категорий работников, труд которых связан с особенностями выполнения работы – продолжительность такого отпуска, условия его предоставления устанавливаются правительством РФ

2. работникам с ненормируемым рабочим днем

В некоторых случаях отпуск по соглашению между работником и работодателем может быть перенесен на другой срок по сравнению с тем сроком, который ранее был установлен в графике.

В частности, если работнику своевременно не были выплачены отпускные (выплачиваются за 3 дня до начала отпуска) и если работник не был предупрежден о времени начала отпуска (работник предупреждается за 2 недели до начала отпуска).

Если работник во время отпуска заболел и это подтверждается листком нетрудоспособности, то отпуск будет продлен на количество дней, которые указаны в листке нетрудоспособности по договоренности работника с администрацией.

По соглашению между работником и работодателем очередной оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, но при этом хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней подряд. Оставшиеся 14 дней могут быть разбиты так, как удобно работнику и работодателю (можно 2 раза по неделе, а можно 7 раз по 2 дня).

Необходимо отметить, что замена отпуска компенсацией не допускается. Только часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней по письменному заявлению работника, может быть заменена компенсацией.

Говоря о денежной компенсации необходимо отметить, что в случае, если работник увольняется, то ему можно выплатить компенсацию за все не отгулянные отпуска. В этой ситуации заставлять работника отдыхать по 28 календарных дней за каждый положенный ему отпуск нельзя.

Хотя при увольнении по своему желанию он имеет право взять отпуск перед увольнением.

Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, работникам, занятых на тяжелых и вредных работах, а также работах с опасными условиями труда не допускается.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Дни отпуска, на которые он был отозван или часть этих дней должна быть предоставлена работнику в удобное для него время и в течение текущего рабочего года или отпуска.

При расчете отпускных необходимо руководствоваться положением «Об особенностях порядка исчисления средней зарплаты», утвержденным постановлением Правительства РФ от 25 декабря 2007 года за № 922, а также нормами трудового кодекса, в частности статьей 139. Согласно статьи 139 ТК РФ отпускные и компенсации за неиспользуемый отпуск рассчитываются исходя из среднего заработка работника за последние 12 календарных месяцев.

При этом в состав среднего заработка включают все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда. В частности:

1. зарплата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время

2. зарплата, начисленная работнику, за выполненную работу по сдельным расценкам

3. заработная плата, начисленная работнику, за выполненную работу в % от выручки или комиссионное вознаграждение

4. зарплата, выданная в не денежной форме

5. денежное вознаграждение, начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности РФ, субъектов РФ, депутатам, членам выборных органов местного самоуправления, выборным должностям лицам местного самоуправления, членам избирательных комиссий, которые действуют на постоянной основе

6. денежное содержание, начисленное муниципальным служащим за отработанное время

7. начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорара работников, которые состоят в списочном составе этих редакций, организаций и оплата их труда, которая осуществляется по ставкам авторского вознаграждения

8. заработная плата, начисленная преподавателям начального и среднего профессионального образования за часы преподавательской работы сверх установленной и (или) уменьшенной годовой нагрузки за текущий учебный год независимо от времени начисления.

9. заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении предшествующего события в календарном году, обусловленное системой оплаты труда, независимо от времени начисления

10. надбавки и доплата к тарифным ставкам, окладам, должностным окладам за профессиональное мастерство, классность, стаж работы, ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий, расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой.

11. выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда в виде коэффициентов, процентных надбавок к заработной плате; повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и опасными особыми условиями труда, работу в ночное время, оплату работы в выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочные работы

12. вознаграждение за выполнение функций классного руководителя, работникам государственных и муниципальных образовательных учреждений

13. премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда

14. другие выплаты, применяемые у работодателя

Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, и другие).

Расчет среднего заработка, независимо от режима работы работника, производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного работником времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохранялась средняя заработная плата.

При этом календарным месяцем считается период с первого по 30 или 31 число включительно, а в феврале по 28 или 29 число включительно.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

1. за работником сохранялся средний заработок, согласно законодательства РФ, за исключением перерывов на кормление ребенка

2. работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам

3. работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя, и работника.

4. работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу,

5. работнику представлялись дополнительные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства.

6. работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты согласно законодательства.

Если какие-либо суммы выданы не в качестве вознаграждения за труд (дивиденды по акциям, проценты по вкладам) то такие выплаты при исчислении среднего заработка не учитываются.

В соответствие с пунктом 9-м положения 922 «Об особенностях порядка исчисления средней зарплаты» от 24.12.2007 года для расчета суммы, причитающейся работнику за время отпуска, необходимо определить его средний заработок за 1 день, а затем умножить этот показатель на количество дней предоставляемого отпуска. Согласно статьи 139 ТК РФ расчетным периодом при любом режиме работы являются 12 календарных месяцев, которые предшествуют периоду ухода в отпуск.

Расчет среднедневного заработка для оплаты отпусков. представляемых в календарных днях и выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск осуществляется согласно пункта 10 положения №922. Согласно данного положения средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период на 12 и на среднемесячное число календарных дней 29,4.

Пример:

С 1 по 14 апреля 2011 года генеральному директору ООО «Старт» Петрову был предоставлен неиспользованный остаток основного оплачиваемого отпуска за 2010 год 14 календарных дней. Период с апреля 2010 года по март 2011 года Петров отработал полностью. За 12 месяцев, предшествующих уходу в отпуск ему было начислено 600 тысяч рублей.

Для исчисления отпускных расчетным периодом является период с 1 апреля 2010 года по 31 марта 2011 года.

Так как Петров расчетный период отработал полностью, то средний дневной заработок определяется следующим образом: 600 000 / 12 / 29,4 = 1700 р в день.

Исчислим отпускные Петрову на 14 дней = 1700 * 14 = 23800 р.

Но бывают ситуации, когда в расчетном периоде не все месяцы отработаны сотрудником полностью. В этом случае из расчетного периода необходимо исключить время болезни, отпуска, простоя по вине работодателя, а также периоды сохранения за работником среднего заработка за время его отсутствия по иным основаниям. Соответственно из зарплаты за расчетный период следует исключить суммы, которые были начислены за это время.

Помимо этого из расчетного периода исключается время, когда работник освобождался от работы без сохранения за ним среднего заработка (находился в отпуске без оплаты).

В этом случае средний дневной заработок исчисляют путем деления суммы фактически начисленной зарплаты за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4) умноженного на количество полных календарных месяцев и количество календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в этом месяце.

Пример:

С 1 июня 2011 года Сидорову предоставляется очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. С 11 по 13 мая 2011 года работник находился в служебной командировке.

Всего за период с июня 2010 года по май 2011 года ему было начислено 356 900 рублей, в том числе оплата, исходя из среднего заработка за время командировки в мае составила 3 035 рублей. Расчетным периодом является период с 01 июня 2010 года по 31 мая 2011 года. Их этого периода необходимо исключить период. когда Сидоров находился в служебной командировке.

1. рассчитаем количество календарных дней. учитываемых при расчете отпускных за мая 2011 года = 29,4 / 31 * 28 = 26,55 дня

2. рассчитаем общее количество календарных дней, которое приходится на время, отработанное в расчетном периоде = 11*29,4 + 26,55 = 349,95 дней

3. из зарплаты Сидорова фактически начисленной за расчетный период необходимо исключить сумму, которая ему была начислена за время командировки 356 900 – 3 035 = 353 865

4. рассчитаем средний дневной заработок Сидорова = 353 865 / 349,95 дней = 1011 рублей

5. определим сумму отпускных, причитающихся Сидорову = 1011 * 28 дней отпуска = 28 313 рублей

В некоторых случаях, указанных в ТК РФ отпуск работникам предоставляется не в календарных, а в рабочих днях. Согласно статьи 291 и статьи 295 ТК РФ работникам, заключившим трудовой договор, на срок до 2 месяцев, а также работникам занятым на сезонных работах оплачиваемый отпуск полагается из расчета 2-х рабочих дней за каждый месяц работы. Кроме того в рабочих днях устанавливается продолжительность ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков, которые предоставляются работникам, занятым на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда.

Расчет среднедневного заработка для оплаты отпусков, которые предоставляются в рабочих днях, регламентируются пунктом 11 положения № 922. Средний дневной заработок определяют путем деления суммы начисленной зарплаты на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Пример:

ООО «Пчелка» на период ежегодных отпусков основных работников приняло Михайлову на должность продавца-кассира. При этом был заключен краткосрочный трудовой договор с 27 апреля по 31 мая 2011 года. за время действия договора работнице было начислено 15 120 рублей. Михайлова полностью отработала только 1 месяц май. За май месяц ей полагается отпуск 2 рабочих дня. В апреле Михайлова отработала 4 календарных дня, то есть месяц отработан не полностью. За апрель месяц она имеет право получить компенсацию за неиспользованный отпуск:

1. рассчитаем компенсацию за неиспользованный отпуск за апрель = 2/ 30 * 4 = 0,27 дня

По календарю 6-ти дневной рабочей недели в мае 2011 года 24 рабочих дня. В апреле сотрудница отработала 4 дня

2. рассчитаем средний дневной заработок за время отработанное сотрудницей Михайловой = 15 120 / (24 дня за май + 4 дня за апрель) = 540 рублей

3. рассчитаем отпускные за 2 рабочих дня = 540 * 2 = 1080 рублей.

кроме этого за время отработанное в апреле Михайловой полагается компенсация 0,27 рабочих дня.

4. 540* 0,27 = 145,8 рублей.

5. рассчитаем сумму компенсации и отпускных 1080 + 145,8 = 1125,8 рублей

При определении среднего заработка работников, которым устанавливается суммарный учет рабочего времени используют среднечасовой заработок (оплата часов доноров, время выполнения государственных обязанностей).

Расчет среднего часового заработка для оплаты отпусков регламентируется пунктом 13 положения 922. Средний заработок рассчитывается путем деления суммы зарплаты фактически начисленной за отработанные часы в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения на количество часов фактически отработанных в этом периоде. Средний заработок определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов по графику в период. подлежащий оплате. При учете суммарного времени определение среднего заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсаций производится согласно статьи 139 ТК РФ.

Пример:

В ООО «Сокол» ведут суммарный учет рабочего времени. 18 июля 2011 года охранник Субботин уходит в отпуск на 14 календарных дней, которые по графику, установленному в организации соответствует 84 рабочим часам. Выплаты, включаемые в расчет отпускных за июль 2010 года по июнь 2011 года составили 286 400 рублей.

В указанный период Субботин отработал 1865 часов.

1) рассчитаем отпускные Субботину. При суммарном учете рабочего времени отпускные начисляются по среднечасовому заработку. Для Субботина среднечасовой заработок составляет = 286 400 / 1865 часов = 153,57 рублей

2) сумма отпускных к начислению 153,57 * 84 часа отпуска = 12 899,88 рублей

Для расчета среднего заработка учитывают все виды выплат, которые предусмотрены в организации системой оплаты труда независимо от источника выплат. Перечень выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, регламентируется пунктом 2 положения № 922.

Этот перечень является открытым и это означает, что если в организации предусматриваются иные виды оплаты труда, которые не упомянуты в пункте 2 положения 922, то организация их может учесть при расчете отпускных сумм (но это должно быть прописано в коллективном договоре, локальном нормативном акте, таком как положение о премировании, положение об оплате труда).

Порядок учета премий, ежемесячных премий и вознаграждений по итогам за год регламентируется пунктом 15 положения 922. Согласно данного положения в расчет среднего заработка включают лишь те премии, которые предусматриваются системой оплаты труда.

При определении среднего заработка учитываются фактически начисленные в расчетном периоде ежемесячные премии и вознаграждения, но не более одной выплаты за каждый показатель в месяце расчетного периода. Премии. начисленные за период более месяца включаются в расчет полностью, но только в том случае, если продолжительность периода, за который они начислены не превышает продолжительности расчетного периода.

В противном случае такие премии учитывают в пределах месячной части за каждый месяц расчетного периода. Премии по итогам года, вознаграждения за выслугу лет, выплачиваемые перед отпуском, включаются полностью, независимо от даты начисления.

Если же период, за который назначалась премия, отработан не полностью, премию включают в расчет пропорционально отработанному времени (кроме вознаграждений, которые включены с учетом отработки).

Пример:

Менеджер Смирнова работает в ООО «ФАЛИ». 7 июля 2011 года сотрудница собирается в отпуск на 18 календарных дней. Учитываемые выплаты с июля 2010 по июль 2011 года составляют 518 тыс. 600 рублей.

По итогам 2010 года сотруднице была начислена премия в сумме 58 000 рублей без учета отработанного времени. Из расчетного периода исключены 14 календарных дней отпуска и 12 календарных дней отсутствия на работе из-за болезни в ноябре 2010 года.

Период с января по май 2011 года работница отработала полностью. Так как премия была начислена по итогам года, ее следовало учесть полностью, однако 2010 год был отработан не полностью (в сентябре был отпуск, в ноябре – болезнь). Исходя из этого сумму премиальных необходимо скорректировать пропорционально отработанным дням.

1) Скорректируем премию пропорционально отработанным дням:

58 000 * (365 – 14 - 12) / 365 = 53868,49 руб.

2) Рассчитаем среднедневной заработок для начисления отпускных:

(518 600 + 53 868,49) / (29,4*10 + 29,4* (30-14)/30 + 29,4*(30-12)/30) = 1584,38 руб.

3) Начислим отпускные за 18 календарных дней:

1584,38*18=28518,84 руб.