4. Кадрове діловодство: завдання, зміст роботи, використання інформаційно-комунікаційних технологій

Важливим напрямом діяльності кадрової служби є кадрове діловодство.

Від якості організації кадрового діловодства суттєво залежить ефективність управління персоналом на підприємстві, адже саме в документах відображаються важливі процеси руху і розвитку працівників, документально підтверджуються зобов’язання дотримання адміністративних документів внутрішнього характеру. Якісне кадрове діловодство є ознакою високого класу фахівців кадрової служби підприємства, яка формує початкове враження працівника про своє нове місце праці.

 Кадрове діловодство – це така діяльність кадрової служби, що передбачає документацію та організацію роботи з різного роду документами, які стосуються особового складу підприємства, найму, переведення, звільнення, обліку, розвитку персоналу.

Основні напрями кадрового діловодства відображені на рис. 2.

Рис. 2. Основні напрями кадрового діловодства на підприємстві

Серед напрямів кадрового діловодства особливо важливим є облік особового складу працівників або облік кадрів, який передбачає ведення інформації щодо:

- кількості працівників у розрізі їх категорій, професій, рівня кваліфікації та освіти, стажу роботи, статі, віку й інших ознак, важливих для ефективної управлінської діяльності;

- зміни кількості і складу працівників на підприємстві, причини такої зміни, у тому числі в окремих підрозділах;

- підвищення кваліфікації кадрів, їх підготовки та перепідготовки зі зазначенням нового фаху чи зміни категорії;

- кількісно-якісного складу кадрів, кар’єрного зростання працівників;

- підготовки та стажування осіб, що включені до кадрового резерву.

Основними документами, які формують кадрову документацію, що їх веде кадрова служба є штатний розпис, посадові інструкції, накази, особові справи, трудові книжки, трудові контракти, цивільно-правові договори, документація по відпустках, відрядженнях, лікарняних, табель робочого часу, графіки змінності тощо.

Усі документи, що формують кадрову документацію підприємства, доцільно поділити на три основні групи:

І. особисті та особові документи працівників:

- паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат, посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність та інші, що є юридичним підтвердженням даних, які працівники подають у кадрову службу;

- документи, які кадрові служби видають працівникам підприємства, серед яких перепустки, службові посвідчення, посвідчення про відрядження, довідки, які підтверджують місце праці, посаду і заробітну плату тощо;

- документи, які працівники подають у кадрову службу підприємства: заяви про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографія, документи особової справи, які характеризують працівника тощо;

ІІ. організаційно-розпорядча документація, яка регламентує соціально-трудові відносини (між підприємством і працівниками, між підприємствами):

- організаційні документи: положення, інструкції, правила, статути;

- розпорядчі документи: накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали;

- довідково-інформаційні документи: доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти тощо;

ІІІ. первинна облікова кадрова документація, яка служить для обліку працівників і здійснює накопичення даних після первинної реєстрації і постійного оновлення відомостей про склад і рух персоналу:

- вихідні (початкові) облікові документи: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи;

- похідні (повторні) облікові документи: картки спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації (вказівні списки, книга обліку тощо).

Для якісної організації кадрового діловодства важливо, щоб у кадрових службах були характерними:

- чітка організація та вибір найбільш раціональної форми роботи з документами;

- правильний розподіл функцій між окремими працівниками кадрової служби щодо кадрового діловодства;

- застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства, постійне удосконалення відповідних форм (бланків) кадрової документації;

- підвищення кваліфікації працівників відділу кадрів щодо вимог до ведення кадрової документації;

- належне матеріально-технічне забезпечення кадрового діловодства, достатність оргтехніки, ЕОМ, ефективна організація робочих місць та площ для зберігання і руху документів.

Зразки бланків кадрової документації сьогодні фахово представлені в мережі Інтернет. Серед найбільш якісних сайтів:

- Кадрова документація: Jobs.ua: http://www.jobs.ua/ukr/hr/documentation/;

- Бухклуб: Ліга Закон.ua: http://buh.ligazakon.ua/online/forms/ua/;

- Кадрове діловодство: Персональний сайт Ю.І. Палехи: http://dilo.kiev.ua/study_forms-kadrove-dilovodstvo.html

Література

1. Кодекс законів про працю України, затверджений Законом УРСР від 10.12.1971 року №322-VIII: Законодавство України [Електронний ресурс] – Режим доступу: zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=322-08

2. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала / В.Р. Веснин. – Сиб., Юр., 2002.

3. Довідник кадровика. – К.: Довідник кадровика, 2005. – 874 с.

4. Козоріз В.П. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. / В.П. Козоріз, Н.І. Лапицька. – К.: МАУП, 2002. – 168 с.

5. Колпаков В.М. Стратегический кадровый ме-неджмент: Учеб. пособие / В.М. Колпаков, Г.А. Дмитренко. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: МАУП, 2005. – 752 с.

6. Павленко Н. Трудові відносини: запитання та відповіді / Н. Павленко. – Харків: Фактор, 2001.

7. Савельєва В.С. Управління персоналом: Навчальний посібник / В.С. Савельєва, О.Л. Єськов. – К.: ВД «Професіонал», 2005. – 336 с.

8. Слиньков В.Н. Управление персоналом (практические рекомендации) / В.Н. Слиньков. – [2-е изд.] – К.: Алерта; КНТ, 2006. – 240 с.

9. Хміль Ф. Управління персоналом комерційного банку / Ф. Хміль, Л. Хміль. – Рівне, 2002.

10. Щекин Г.В. Практическая психология менеджмента: Как делать карьеру. Как строить организацию: Научно-практическое пособие / Г.В. Щекин. – К.: Украина, 1994.

Журнали: Персонал, Відділ кадрів, Довідник кадровика, Кадровик, Праця і закон, Україна: аспекти праці.

1 Організаційно-нормативні документи підприємства: Положення про структурний підрозділ. Посадові інструкції: HR Лига. Сообщество кадровиков и специалистов по управлению персоналом [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://hrliga.com/index.php?module=profession&op=view&id=392

2 Управління людськими ресурсами філософські засади. Навчальний посібник під ред. д.ф.н., проф. В.Г. Воронкової. – К.: ВД «Професіонал», 2006. – 576 с.

3 Принципи, складові та напрямки кадрової політики організації. Воронкова В.Г. Управління людськими ресурсами [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://pidruchniki.ws/17910211/menedzhment/printsipi_skladovi_napryamki_kadrovoyi_politiki_organizatsiyi

4 Управління людськими ресурсами філософські засади. Навчальний посібник під ред. д.ф.н., проф. В.Г. Воронкової. – К.: ВД «Професіонал», 2006. – 576 с.

5 Теоретико-методологічні основи розробки кадрової політики і кадрової стратегії: Колпаков В.М., Дмитренко Г.А. Стратегічний кадровий менеджмент (2005) [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://library.if.ua/book/146/9683.html

6 Білорус Т.В. Сутність кадрової стратегії підприємства та методологічні засади її формування / Т.В. Білорус // Актуальні проблеми економіки. – 2006. – №1 [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://www.info-pressa.com/article-265.html

7 Управління людськими ресурсами філософські засади. Навчальний посібник під ред. д.ф.н., проф. В.Г. Воронкової. – К.: ВД «Професіонал», 2006. – 576 с.

8 Стратегії управління персоналом підприємства. Балабанова Л. В. Управління персоналом [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://pidruchniki.ws/16330826/menedzhment/strategiyi_upravlinnya_personalom_pidpriyemstva

9 Кадрова стратегія [Електронний ресурс] – Режим доступу: ua-referat.com/Кадрова_стратегія

10 Кодекс законів про працю України, затверджений Законом УРСР від 10.12.1971 року №322-VIII: Законодавство України [Електронний ресурс] – Режим доступу: zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=322-08

11 Хміль Ф. Управління персоналом: Підручник / Федір Хміль. – К.: Академвидав, 2006. – 487 с.

12 Кодекс законів про працю України, затверджений Законом УРСР від 10.12.1971 року №322-VIII: Законодавство України [Електронний ресурс] – Режим доступу: zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=322-08

13 Про зайнятість населення: Закон України вiд 01.03.1991 року №803-XII: Законодавство України [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=803-12

14 Кодекс законів про працю України, затверджений Законом УРСР від 10.12.1971 року №322-VIII: Законодавство України [Електронний ресурс] – Режим доступу: zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=322-08