Деловой протокол и этикет
Тема 3. Организация проведения деловых совещаний
Сущность, технология организации и проведения деловых совещаний.
Подготовка делового совещания.
Проведение совещания. Рекомендации руководителю при проведении совещания.
Подведение итогов и принятие решения.
Сущность, технология организации и проведения деловых совещаний.
Совещания — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчинёнными и руководителем, принимаются управленческие решения. Совещания подразделяются на:
проблемные;
инструктивные;
оперативные.
Наиболее важными, требующими тщательной подготовки и сложными в проведении являются проблемные совещания. Применительно к этому виду деловое совещание — это способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Технологию организации и проведения деловых совещаний можно представить следующей схемой.
Деловое совещание
Подготовка Проведение Подведение итогов и
принятие решения
- определение - продолжительность
целесообразности совещания - протокол
совещания - регламент - контроль за
повестка дня - протокол выполнением
и состав участников решения
дата и время
совещания
место проведения
подготовка участников
совещания
Подготовка делового совещания
Неподготовленные совещания — это, как правило, неэффективные совещания.
Подготовка совещания начинается с определения целесообразности его проведения. Совещания — один из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности. Это обусловлено тем, что совещаются обычно руководители, то есть самые высокооплачиваемые работники; при этом имеются скрытые потери, связанные с временем на сбор участников, «разбитостью» рабочего дня; большинство чрезвычайных происшествий происходит во время отсутствия руководителя на рабочем месте; некоторых работников совещания расхолаживают. Поэтому на этом этапе руководитель должен проанализировать все альтернативы: возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание, возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями.
После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав участников. Подробная повестка совещания сокращает его длительность, так как позволяет участникам лучше подготовиться и более конкретно выступить. Целесообразна предварительная рассылка повестки совещания. Признаком плохого тона является приглашение участников на совещание (чаще всего по телефону), когда приглашающий (секретарь или другой работник) толком не знает о целях и повестке совещания.
Основные ошибки, допускаемые при формировании повестки дня:
Отсутствует главная тема совещания, а если тем несколько, то не удаётся обеспечить их чёткого разграничения.
Участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы. Для этого можно разослать сотрудникам письменную информацию касательно обсуждаемой проблемы.
В повестку дня включены вопросы разного объёма и разнообразного содержания, в результате чего совещание превращается в обсуждение, а зачастую в перебранку между отдельными его участниками или группами, увеличивается число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей.
Кроме того, в повестке дня целесообразно указать продолжительность совещания (это позволяет приглашаемым скоординировать свой деловой распорядок) и состав участников (это даёт возможность заранее подготовиться к дискуссии с тем или иным оппонентом). При решении вопроса о составе участников очень внимательно нужно подойти к формированию списка как по количественному так и по качественному составу. Совсем необязательно, например, на каждое совещание приглашать руководителей подразделений. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений.
Что касается количества участников совещания, то оптимальный вариант — совпадение количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора — компетентность именно в вопросах повестки дня. Считается, что оптимальное число участников совместных обсуждений — 5 — 7 человек. Увеличение количества приглашённых резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание. При разнородной повестке совещания лучше всего, если состав участников совещания переменный: лицам, чьи вопросы рассмотрены, разрешается покидать совещание, а другие участники, чьи вопросы не первые, приглашаются на соответствующее время.
Определив состав участников, надо назначить день и время проведения. Считается, что проблемные совещания лучше проводить в середине недели (в среду или четверг), когда наблюдается самая высокая производительность труда, а инструктивные и оперативные — в конце недели или в понедельник (очень краткие).
Совещания лучше проводить во второй половине дня. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с 11 до 12 часов, второй — между 16 и 18 часами. Лучше всего приурочить совещание ко второму пику. Это послужит дополнительным фактором, побуждающим участников совещания работать быстро и эффективно, дабы не засиживаться допоздна.
Чтобы более точно оценить длительность совещания и решить все намеченные вопросы, целесообразно в повестке дня проставлять время, отведённое на вопросы. У нас, к сожалению, это мало распространено, однако такая мера служит эффективным средством задать хороший темп совещанию, что позволяет сократить время на его проведение.
Наилучшее место для проведения совещания — специально оборудованное помещение: с круглым столом, настенными часами, без телефона и селектора (телефон и селектор желательно иметь в соседнем помещении, чтобы можно было, не отвлекая остальных, выйти и получить справку или пригласить понадобившегося специалиста). Следует помнить, что скученность — серьёзный фактор возникновения конфликтов. Поэтому участникам совещания не стоит сидеть плечом к плечу: стол должен быть большим, помещение — просторным.
Круглая форма стола способствует большей демократичности обсуждения. Она нивелирует разницу в служебном статусе, тогда как за вытянутым прямоугольным столом ближе к председательствующему садятся, как правило, участники с более высоким должностным или личностным статусом, а положение ведущего подчёркивается нахождением его во главе стола.
Неплохие возможности в этом плане создаёт трапецевидный стол. За таким столом каждый участник хорошо видит остальных, а председателю и секретарю хорошо виден каждый участник делового совещания.
Если совещание проходит в кабинете руководителя (как это чаще всего бывает), необходимо отключить телефон и селектор (или хотя бы убавить громкость), чтобы они не отвлекали и не раздражали участников совещания.
Помещение, где проходит совещание, должно иметь хорошую вентиляцию. Установлено, что отсутствие должной вентиляции уменьшает производительность умственного труда не менее чем на 10 %, а это влияет как на продолжительность совещания, так и на качество принятых на нём решений. Имеет значение и температура в помещении: прохладный воздух способствует сокращению длительности совещания и, наоборот, температура выше обычной комнатной, способствует её увеличению. Кроме того, в помещении должна быть нормальная влажность воздуха, хорошая освещённость и удобная для работы мебель.
Подготовка участников совещания — последний этап в процедуре подготовки деловых совещаний. В повестке дня необходимо указывать ответственных за подготовку вопросов совещания. Задача ответственных — подготовиться так, чтобы уложиться с решением вопросов в отведённое время. Кроме того, им следует при необходимости заблаговременно ознакомить остальных участников совещания с письменными материалами по обсуждаемому вопросу. Каждый из участников должен заранее знать тематику и задачи совещания, что в последующем будет способствовать эффективному проведению совещания.