2.2.9. Учет расчетов с подотчетными лицами

При осуществлении хозяйственной деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные расходы, на операционные и хозяйственные расходы.

Указанные денежные средства выдаются из кассы под отчет работникам организации, т.е. работники в последующем должны представить отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.

Работники, получающие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами.

Основанием для выдачи подотчетных сумм являются приказы руководителя организации или командировочные удостоверения (Приложение 8). Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача подотчетных сумм из кассы организации производятся по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы. По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих факт расходования и целевого использования денежных средств. Авансовый отчет подается по установленной унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет» (Приложение 8 ) проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем организации. Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы, подлежат возврату в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером.

Учет расходов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выдача подотчетных сумм работникам отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с кредитом счетов по учету денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Для отражения расходов с подотчетными лицами в регистрах журнально-ордерной формы учета предназначен журнал-ордер №7 . Основанием для заполнения журнала-ордера являются авансовые отчеты. Записи в журнале-ордере ведутся позиционно. По каждой строке отражают полный цикл операций по соответствующему подотчетному лицу: выдача аванса, использование подотчетных сумм согласно утвержденному авансовому отчету, возврат неиспользованного остатка аванса или возмещение сумм перерасхода.

Журнал регистрации хозяйственных операций ОАО «Байкалфарм» по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представлен в таблице 16.

Таблица 16

Журнал регистрации хозяйственных операций по счету 71 «Расчеты с

подотчетными лицами» за 2010 год.

№	Содержание хозяйственной операции	Сумма, руб.	Корреспонденция счетов
			Дт	Кт
1.	Выданы наличные деньги подотчетному лицу на хозяйственные расходы	3251249,99	71	50
2.	Перечислены денежные средства с расчетного счета подотчетному лицу	36000	71	51
3.	Погашена задолженность перед поставщиками через подотчетное лицо	65393,89	71	60
4.	Удержаны из заработной платы за неотданный аванс	277,45	71	70
5.	Перекрытие подотчетных лиц	169804,41	71	71
6.	Приобретены материалы подотчетным лицом	1330718,85	10	71
7.	Отражена сумма по приобретенному имуществу	136,30	19	71
8.	Списаны расходы подотчетного лица на нужды основного производства	23602,91	20	71
9.	Списаны расходы подотчетного лица на нужды вспомогательного производства	35250,50	23	71
10.	Списаны расходы подотчетного на ОХР	118395,73	26	71
11.	Подотчетными лицами торговых организаций приобретены товары	135,60	41	71
12.	Поступила в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств	1397799,96	50	71
13.	Оплатили поставщикам	475889,42	60	71
14.	Удержаны из начисленной заработной платы подотчетных лиц не израсходованные и не сданные ими подотчетные суммы	76513,59	70	71
15.	Перекрытие подотчетных лиц	169804,41	71	71
16.	Задолженность работника по подотчетным суммам, невозвращенным в установленные сроки	60222,47	73	71
17.	Погашение подотчетными лицами числящейся задолженности организации перед другими организациями	8193,60	76	71
18.	Списаны расходы подотчетного лица на реализацию основных средств и прочего имущества	17923,72	91	71

Схема 9

Схема корреспонденции по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за 2010 год

Д ебет 71 Кредит НС=212418,12

д ^т 50 к^т д^т 10 к^т

3251249,99 1330718,85

д ^т 51 к^т д^т 19 к^т

36000 136,30

д ^т 60 к^т д^т 20 к^т

65393,89 23602,91

д ^т 70 к^т д^т 23 к^т

277,45 35250,5

д ^т 71 к д^т 26 к^т

169804,41 118395,73

д^т 41 к^т

135,6

д^т 50 к^т

1397799,96

д^т 60 к^т

475889,42

д^т 70 к ^т

76513,59

д^т 71 к^т

169804,41

д^т 73 к^т

60222,47

д^т 76 к^т

8193,60

д^т 91 к^т

17923,72

ДО=3522725,74 КО=3714587,06

КС=20556,80