5.1.1 Настройка рабочей среды
Настройка рабочей среды Excel позволяет сделать внешний вид интерфейса наиболее отвечающим потребностям пользователя. Настройка осуществляется через меню Вид.
Управление отображением рабочего листа, позволяющее отобразить или скрыть строку формул, полосы прокрутки, строку состояния, ярлычки листов и др. осуществляется с помощью команды Сервис/Параметры.
Изучить интерфейс и настроить рабочую среду приложения Excel.
Рекомендации по выполнению
Откройте табличный процессор Excel командой главного меню Windows Пуск/Программы/ Microsoft Office/Microsoft Excel.
Ознакомьтесь со структурой окна Microsoft Excel (рис. 5.1).
Проверьте наличие строки состояния, строки формул, полос прокрутки, ярлычков листов. Если эти составляющие окна Excel отсутствуют, включите их отображение из меню Вид и в окне Параметры, открывающемся командой Сервис/Параметры.
Задайте направление перехода курсора к другой ячейке после нажатия [Enter] Для этого выполните команду Сервис/Параметры и в окне Параметры на вкладке Правка установите флажок Переход к другой ячейке после ввода, в направлении/ выберите Вправо.
Рис. 5.1 Окно табличного процессора Excel.
5.1.2 Создание и использование макета таблицы
При проектировании электронных таблиц необходимо учитывать периодичность их эксплуатации: однократно или многократно.
Одноразовые таблицы используются обычно однократно. Многоразовые таблицы используют для различных исходных данных, т.е. многократно. Поэтому для создания таблицы многоразового использования имеет смысл заготовить некое подобие бланка документа, который будет при повторном применении заполняться изменяемыми данными. Неизменяемые элементы такой таблицы можно сохранить как макет.
Макет таблицы – это заготовка таблицы, содержащая заголовок, шапку документа, формулы в расчетных ячейках, все элементы оформления, но не содержащая исходные данные.
Технология создания электронной таблицы предусматривает выполнение следующих действий:
организация соответствия таблицы пользователя электронной таблице;
создание заголовка, шапки, формул и задание форматов отображения табличных данных;
защита неизменяемой части таблицы;
закрепление шапки таблицы, (если таблица содержит большое количество строк), позволяющее в любой момент видеть ее при прокрутке строк;
сохранение полученного макета таблицы.
Технологию создания макета таблицы многоразового использования рассмотрим на примере таблицы Ведомость расхода бензина (рис. 5.2) для автопредприятия. В таблице должен производиться расчет отклонения фактического расхода бензина от расхода по норме и стоимости израсходованного бензина на доставку грузов в указанные города.
Рис.5.2 Вид таблицы Ведомость расхода бензина
В папке Excel создать рабочую книгу Макет с заготовкой макета таблицы многоразового использования Ведомость расхода бензина (рис. 5.3).
Рекомендации по выполнению
В личной папке создайте папку Excel для размещения в ней файлов по изучаемой теме.
Сохраните в папке Excel открытую автоматически книгу Книга1 с именем Макет командой Файл/Сохранить или кнопкой
[Сохранить] панели инструментов.
Рис.5.3 Заготовка макета таблицы Ведомость расхода бензина
Введите текст заголовка и шапки таблицы:
введите заголовок таблицы Ведомость расхода бензина в ячейку А1;
введите текст первой строки шапки таблицы в ячейки строки 3 от A3 до H3. Обратите внимание, что в ячейку F3 ничего не вводится, в ней будет отображаться текст из ячейки E3;
в строке 4 введите текст второй строки шапки в ячейки E4 и F4.
Отформатируйте заголовок и шапку таблицы:
заголовок расположите по центу над всей таблицей. Для этого выделите весь диапазон ячеек над шапкой А1:H1 и объедините их, нажав кнопку
[Объединить и поместить в центре];задайте форматы шрифта заголовка (например, Times New Roman, полужирный, 14 пт., синий), используя кнопки панели инструментов или настройки в окне Формат ячеек на вкладке Шрифт (открывается командой меню Формат/Ячейки или из контекстного меню);
объедините нужные ячейки в шапке таблице. Для этого выделяйте нужные ячейки, например E3:F3, и нажимайте кнопку [Объединить и поместить в центре]. Аналогично объедините нужные ячейки по вертикали, например А3:А4, B3:B4 и т.д.;
задайте форматы шрифта шапки таблицы. Для этого выделите всю шапку и откройте окно Формат ячеек. На вкладке Выравнивание выберите в группе Выравнивание в раскрывающихся списках по горизонтали – по центру, по вертикали – по центру; в группе Отображение поставьте флажок переносить по словам. На вкладке Шрифт установите параметры шрифта шапки (например, Times New Roman, полужирный, 12 пт.) и нажмите [ОК].
Пронумеруйте столбцы таблицы, используя автозаполнение:
в ячейку A5 введите цифру 1 и выделите мышью ячейку A5;
установите указатель мыши на маркер автозаполнения (квадратик в правом нижнем углу обрамляющей рамки), удерживайте нажатой клавишу [Ctrl] и тяните вправо до ячейки H5 при нажатой левой кнопке мыши.
Примечание. Для автозаполнения арифметической прогрессии с шагом, отличным от единицы, нужно ввести два элемента прогрессии в соседние ячейки, выделить их и автозаполнять перетягиванием маркера автозаполнения.
Выполните обрамление таблицы:
выделите всю таблицу (диапазон ячеек А3:G11) или ее фрагмент, например, шапку;
откройте окно Формат ячеек на вкладке Граница;
выберите тип и цвет линий и укажите их расположение на образце щелчком мыши или, используя соответствующие кнопки. Нажмите [ОК].
Введите заключительную часть заготовки макета: в ячейку А11 – Итого; в ячейку А13 – Стоимость 1л. бензина=. В ячейке C13 выполните обрамление.
Задайте форматы для табличных данных, предварительно их выделив:
для данных столбца Дата (диапазон A6:A10) в окно Формат ячеек На вкладке Число списке Числовые форматы выберите формат Дата, в поле Тип выберите 14.03.2001;
Примечание. Теперь при вводе даты, даже если вы введете двухзначное обозначение года, будет выводиться полный формат даты в виде ДД.ММ.ГГГГ.
для столбцов 2, 3, 4 оставьте формат Общий;
для столбцов 5, 6, 7 выберите Числовой, Число десятичных знаков – 1.
для столбца 8 и ячейки C13 – Денежный, Число десятичных знаков – 0, с обозначением р.
Ввести расчетные формулы в заготовку макета таблицы для расчета отклонения фактического расхода бензина от расхода по норме; стоимости израсходованного бензина на доставку грузов в указанные города; итоговых сумм.
Рекомендации по выполнению
Перейдите в режим отображения формул, выбрав команду Сервис/ Параметры и установив на вкладке Вид флажок Формулы. Нажмите [ОК].
Примечание. Вид таблицы в режиме отображения формул несколько отличается от вида в режиме отображения значений формул. Поэтому нельзя в этом режиме выполнять форматирование. Для возврата в режим отображения значений формул нужно снять флажок Формулы.
Введите формулы в столбец Отклонение:
установите курсор в первую ячейку столбца Отклонение – G6;
для расчета отклонения нужно от расхода по норме (E6) вычесть фактический расход (F6) на 100 км пробега и разность умножить на пробег. Поэтому введите формулу следующего вида:
=(E6-F6)/100*D6
и нажмите [Enter]. При этом во избежание ошибок, ссылки в формуле вводятся не с клавиатуры, а щелчком мыши в соответствующих ячейках.
скопируйте формулу из ячейки G6 в диапазон ячеек G7:G10 с использованием маркера автозаполнения. Обратите внимание, что в каждой формуле будут образовываться ссылки на ячейки соответствующей строки.
Введите формулы в столбец 8:
установите курсор в ячейку H6;
для расчета стоимости израсходованного бензина нужно его расход на 1 км (F6/100) умножить на пробег (D6) и на стоимость 1 литра бензина (C13). Поэтому введите формулу вида:
=F6/100*D6*C13
при копировании этой формулы на нижестоящие ячейки относительная ссылка C13 будет преобразовываться в C14, C15 и т.д. Чтобы не допустить модификация адреса C13, нужно ссылку C13 сделать абсолютной ($C$13). Для этого в формуле после ввода ссылки C13 нажмите функциональную клавишу [F4]. В результате формула примет вид:
=F6/100*D6*$C$13
скопируйте формулу из ячейки H6 в диапазон ячеек H7: H10 с использованием маркера автозаполнения.
Вычислите итоговые суммы в строке ИТОГО:
установите курсор в ячейку E11;
нажмите кнопку
[Автосумма] на панели инструментов;уточните предложенный процессором диапазон ячеек для суммирования, для чего мышью выделите нужный диапазон E6: E10 и нажмите [Enter]. В результате образуется формула вида:
=СУММ(E6:E10)
скопируйте формулу из ячейки E11 в диапазон F11:H11 с использованием маркера автозаполнения.
Организовать защиту созданного макета таблицы.
Рекомендации по выполнению
Закрепите на листе шапку таблицы. Для этого выделите первую ячейку под границей закрепления – A6 и выберите команду Окно/Закрепить области.
Примечание. При закреплении появляется горизонтальная и/или вертикальная граница в виде сплошной линии, которую нельзя сместить, ее можно только снять командой Окно/Снять закрепление областей.
Защитите таблицу, кроме блока для изменяющихся исходных данных:
выделите ячейки, в которые впоследствии будут вводиться переменные исходные данные – это диапазон A6:F10 и ячейка С13. Выделение несмежных ячеек в диапазоне осуществляется при нажатой клавише [Ctrl];
введите команду Формат/Ячейки и в окне Формат ячейки на вкладке Защита уберите флажок Защищаемая ячейка;
выполните защиту листа командой Сервис/Защита/Защитить лист, установив флажок Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек. Пароль можно не водить.
Примечание. Для снятия защиты с листа служит команда Сервис/Защита/Снять защиту листа.
Убедитесь, что ввести информацию в защищенные ячейки (все, кроме ячеек для переменных данных) невозможно.
Выйдите из режима отображения формул (см. задание 3).
Сохраните книгу Макет с полученным макетом таблицы (рис.5.4) и закройте Excel.
Рис.5.4 Макет таблицы Ведомость расхода бензина
В книге Бригада-1 создайте таблицу для расчета расхода бензина на основании макета таблицы Ведомость расхода бензина.
Рекомендации по выполнению
Использование макета предполагает заполнение макета таблицы исходными данными и получение результатов расчета.
Откройте макет таблицы Ведомость расхода бензина в книге Макет.
Введите исходные данные, приведенные на рис. 5.2, в столбцы 1-6 и в ячейку С13. Обратите внимание, что вводить данные можно только в незащищенные ячейки.
Примечание. При заполнении таблицы удобно для перемещения внутри таблицы использовать клавишу [Tab].
Сохраните полученную таблицу в книге с именем Бригада-1 в папке Excel командой Файл/Сохранить как.