Текстовий процесор Microsoft Word
У потужному текстовому процесорі Microsoft Word зручно створювати найрізноманітніші документи. Текст, що вводиться, відображається на екрані саме в тому вигляді, у якому він буде виведений на друк. Потужні засоби редагування тексту наближають його за своїми можливостями до настільних видавничих систем, зберігаючи при цьому простоту використання.
Користувачеві доступні різноманітні засоби редагування: зміна типу й стилю шрифту, вирівнювання абзаців, установка міжстрокових інтервалів, виділення рамками, багатоколонний текст, виділення абзаців, авто нумерація листків й багато чого іншого. У текст можна вставляти таблиці, ячейки яких можуть містити як текст, так і числа. Вбудований засіб побудови діаграм дозволяє з легкістю вибирати будь-який з безлічі доступних типів графіків. Більше того, в ячейки можна вставляти формули, що автоматично перераховують результат при зміні параметрів. Необхідно також відмітити, що Word надає можливість створення в документі математичних формул будь-якої складності.
Word також дозволяє писати без помилок. У ньому є вбудована програма корекції помилок. Підтримується режим динамічної перевірки орфографії. Кожне написане вами слово буде перевірятися негайно, і якщо воно містить помилку – ви відразу помітите це по спеціальному маркуванню, яке відзначає слово, написане неправильно. Для того щоб зробити корекцію невірно написаного слова, досить буде клацнути по ньому правою кнопкою миші, і Вам буде запропонований список можливих замін. У Word ви також можете скористатися новим механізмом перевірки орфографії. Користувачі також по достоїнству оцінять можливість автоматичного форматування тексту.
При підготовці документу до друку можна задати сторінкам поля, зміст колонтитулів, формат і орієнтацію сторінки. Крім того, наявний зручний засіб попереднього перегляду документа перед друком, яке, зокрема, надає можливість перегляду декількох сторінок.
Таким чином, текстовий процесор Word дозволяє швидким і зручним способом вирішувати задачі, які пов’язані зі сферою діловодства, а саме – створювати і обробляти текстові документи будь-якої структури і степеня складності.
Менеджеру, як керівнику, доводиться за робочий день створювати, редагувати, перекладати, видаляти безліч документів різної складності. В цьому йому допомагає текстовий процесор.
Не дивно, що всі підприємства чи установи обирають для роботи саме текстові процесори фірми Microsoft. Користуватися іншим це все одно, що ходити на руках, коли весь світ ходить на ногах – в принципі можливо, але незручно.
Але що робити, коли необхідно створити, наприклад, список працівників і прослідкувати зростання чи спад їхньої заробітної плати. В цьому менеджерам допомагає таблиця, яка створюється за допомогою редактора електронних таблиць Microsoft Excel.
Редактор електронних таблиць Microsoft Excel
Програмним продуктом, незамінним в офісній роботі менеджера, є електронна таблиця Microsoft Excel.
За допомогою цього продукту можна аналізувати великі масиви даних. В Excel можна використовувати більше 400 математичних, статистичних, фінансових та інших спеціалізованих функцій, зв'язувати різні таблиці між собою, вибирати довільні формати подання даних, створювати ієрархічні структури. Значними є також методи графічного подання даних: крім декількох десятків вбудованих типів діаграм, можна створювати свої, що допомагають наочно відбити тематику діаграми. Ті, хто тільки освоює роботу з Excel, оцінять допомогу "майстрів" – допоміжних програм, що допомагають при створенні діаграм.
У таблиці можна вводити інформацію будь-якого типу: текст, числа, дати і час, формули, малюнки, діаграми, графіки і т.д. Вся введена інформація може бути оброблена за допомогою спеціальних функцій.
Наприклад, у таблиці можуть знаходитися дані про працівників фірми: прізвище, ім’я, по-батькові, дата народження, стаж роботи, сімейний стан, об’єм виконуваної роботи. Із введеної інформації за допомогою функцій Excel можна отримувати відповіді на найрізноманітніші запитання. Скільки в організації співробітників у віці від 35 до 40 років? Який об’єм роботи виконують працюючі молодше 30 років? Чи є зв’язок між сімейним станом і об’ємом виконуваної роботи? У скількох робітників стаж роботи більше 10 років?
А якщо підприємство займається продажем товарів? Нехай в таблиці наявні дані про результати продажу мережі магазинів. Із введеної інформації за допомогою функцій Excel можна з’ясувати, який із товарів найкраще всього продавався у певному періоді, яка група товарів із асортименту погано продається, який із магазинів дає найбільшу виручку і у якого магазину найбільш високе співвідношення між отриманою виручкою і витратами. Також ви маєте можливість дослідити тенденцію продажу будь-якої групи товарів.
Функція Auto Calculate (Автоматичне обчислення) дозволяє побачити результат проміжного підсумовування в рядку, просто виділивши необхідні ячейки таблиці. При цьому ви можете вказати, якого типу результат ви бажаєте побачити – суму або середнє арифметичне.
Також в Excel є можливим при заповненні великої таблиці не витрачати час на введення із клавіатури тексту, що вже втримується в якій-небудь ячейці, заповненій раніше. При введенні тексту відбувається автоматичне сканування введених раніше ячейок, і, якщо є відповідність, Excel пропонує автоматично помістити знайдений вміст ячейки в нову. Для цього досить просто нажати клавішу Enter.
При запуску Excel на екрані з’являється робоча книга “Книга 1”, яка містить декілька робочих листків. Кожен лист являє собою таблицю, яка складається з рядків і стовпчиків. У цих таблицях містяться дані, які необхідно обробляти.
Система управління базами даних (СУБД) Microsoft Access
Терміни “база даних” і “система управління базами даних” частіше всього використовуються в комп’ютерній тематиці. Поняття база даних можна застосувати до будь-якої інформації, в якій знаходяться зв’язані за певною ознакою елементи. По суті, база даних – це подоба електронній картотеці, електронному сховищу даних, яке зберігається в комп’ютері у вигляді одного чи декількох файлів.
Характерною особливістю баз даних є те, що вони наявні майже у всіх організаціях, незалежно від роду діяльності чи форми власності. Працюєте ви в університеті, магазині, офісі чи складі, вам необхідно створити, узагальнити чи видалити інформацію. Важливим є і те, що бази даних Microsoft Access можуть успішно співпрацювати з будь-якими іншими, які мають формат FoxPro, Paradox і т.д.
Структура Access
СУБД Access при обробці інформації розглядає базу даних як набір декількох структурних елементів, кожний з яких може включати один або декілька об’єктів. Серед основних складових бази даних з точки зору Access можна виділити наступні об’єкти:
Таблиці. Являють собою об’єкти, які створюються користувачем для зберігання інформації про предмети чи суб’єкти в певній структурі. Будь-яка таблиця складається з полів (стовпчиків) и записів (рядків)
Запити. Є об’єктами, які призначені для отримання потрібних даних з таблиць, які містяться у базі даних. За допомогою запитів можна створювати вибірки даних, добавляти чи видаляти інформацію в певній таблиці. Крім того, за допомогою запиту можна також створювати нові таблиці на основі однієї чи декількох таблиць, які вже є в базі даних.
Форми. Являють собою об’єкти, які використовуються для розробки інтерфейса, за допомогою якого відбувається введення даних користувачем, а також відображення інформації бази даних на екрані
Звіти. Є об’єктами, які використовуються для підведення яких-небудь підсумків на основі створених даних і виводу цих підсумків в певному форматі на друк.
Сторінки. Являють собою об’єкти, які забезпечують доступ до інформації, яка наявна в базі даних, із мережі за допомогою браузера, наприклад Internet Explorer. Кожна сторінка, як правило, представляє собою HTML-файл, за посередництвом якого користувачі Internet отримують доступ до наявних баз даних.
Макроси. Є об’єктами, призначеними для виконання певних дій при виникненні тої чи іншої події. Наприклад, за допомогою макросів можна створювати запити, формувати звіти, відкривати таблиці, обробляти форми і т.д.
Модулі. Являють собою об’єкти, які містять одну чи декілька процедур, написаних мовою Visual Basic. За допомогою модулів можна реалізовувати широкий спектр можливостей по обробці даних, які недоступні розробнику у випадку використання макросів.