2.2Организационная структура

Для создания организационных структур в PowerPoint используется приложение Организационная диаграмма. Его загрузка осуществляется командой Формат  Разметка слайда (рисунок 2.4), затем нужно дважды щелкнуть на пиктограмме .

Рисунок 2.32 – Загрузка разметки слайда как Организационная диаграмма

Когда открывается новая организационная диаграмма, приложение отображает один из двух шаблонов диаграмм: одиночный блок или диаграмму с четырьмя блоками (рисунок 2.5). В каждом блоке можно набирать текст поверх меток полей, которые служат лишь метками-заполнителями. Кроме того, можно добавлять любое количество других блоков.

Рисунок 2.33 – Объекты и меню организационной диаграммы

При форматировании диаграммы можно менять стиль диаграммы, линии, рамки, заливку и шрифт текста, а также использовать дополнительные кнопки инструментов рисования.

Чтобы вернуться в PowerPoint, нужно использовать команду меню Файл  Закрыть и вернуться в презентацию.

2.3Редактор формул (Microsoft Equation)

Для создания формул на слайде можно воспользоваться приложением Редактор формул, выбрав в меню команду Вставка  Объект и в списке Тип объекта пункт Microsoft Equation 3.0. В открытом окне редактора формул содержатся команды меню и кнопки для вставки элементов формулы (рисунок 2.6).

Рисунок 2.34 – Редактор формул

Набор и редактирование формул осуществляется также как в Word (раздел 2.6).

2.4Добавление графического объекта WordArt

Для оформления заголовков, названий схем и рисунков на слайд можно вставить фигурный текст, представляющий собой графический объект WordArt.

Фигурный текст можно помещать в различные фигуры, а также применять к нему оформление, такое, как тень, наклон, поворот и растяжение. WordArt является графическим объектом и не рассматривается как текст, например, оформление текста не будет показано в области структуры и для него будет невозможна проверка орфографии как для обычного текста. Поскольку фигурный текст является графическим объектом, для его изменения, например добавления заливки, можно использовать кнопки панели рисования.

Фигурный текст также можно добавить, нажав кнопку Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование. При этом открывается коллекция макетов оформления фигурного текста.

Для изменения фигурного текста нужно дважды щелкнуть фигурный текст, который следует изменить, и использовать кнопки на панелях инструментов WordArt и Рисование.

3Совместное использование данных

Microsoft Office предоставляет несколько способов обмена данными между приложениями. Например, можно легко скопировать и вставить лист или диаграмму Ехсеl в презентацию PowerPoint. Можно вставить лист или диаграмму в виде связанного или внедренного объекта. Основные различия между связыванием и встраиванием заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ.

Связанный объект (лист или диаграмма) отображается в документе, но его информация хранится в исходной книге Ехсеl. При редактировании данных в Ехсеl PowerPoint может автоматически обновлять данные или диаграмму в презентации. Связывание следует применять, когда необходимо включить в документ независимо вводимую информацию, такую, как данные, собранные различными отделами, а также когда нужно хранить информацию, обновляемую в PowerPoint.

Внедренный объект хранит информацию непосредственно в документе PowerPoint. Для редактирования внедренного объекта следует сделать двойной щелчок на нем, чтобы запустить Ехсеl, проделать необходимые изменения, а затем вернуться в PowerPoint. Ввиду хранения информации в презентации PowerPoint внедрение следует применять, когда требуется распространение оперативной версии презентации лицам, которые не будут иметь доступ к отдельно сделанным листам и диаграммам.

Копирование данных между приложениями. Данные могут копироваться между приложениями Office при помощи команд копирования и вставки. Формат вставляемых данных в точности может не совпадать с форматом источника. Если вставка данных осуществляется из Ехсеl в PowerPoint, то они будут вставлены в виде таблицы и могут редактироваться средствами Exсel. Если вставка данных осуществляется из документа Word, то они будут вставлены в нужный блок слайда и могут редактироваться средствами PowerPoint