1.1Начало работы в PowerPoint

PowerPoint является многофункциональной программой и существенно сокращает затраты на создание и оформление презентации, позволяя:

• вводить текст с одновременным контролем орфографии на экране;

• легко делать исправления и изменения в тексте;

• оформлять презентацию в соответствии с ее назначением;

• сохранить полученный результат для последующего использования;

• добавлять в текст таблицы, графические объекты и т. д.;

• использовать готовые шаблоны;

• печатать презентацию в разных формах и на различных принтерах;

• отправлять презентации по факсу или по электронной почте;

• создавать электронные презентации для демонстрации на экране компьютера;

• сохранять презентации в виде Web-документа.

Существует несколько способов создания новой презентации:

• с помощью Мастера автосодержания, предлагающего выбрать в качестве исходного материала презентацию с определенным типовым содержанием и оформлением;

• создание презентации, состоящей только в выборе Шаблона оформления, определяющего ее композицию, но не включающего содержание;

• с помощью структуры, импортированной из другого приложения, такого, как Word, а также с Пустой презентации, в которой не задано ни оформления, ни содержания.

При первоначальном открытии PowerPoint можно выбрать, каким способом будет создаваться новая презентация (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 – Окно выбора способа создания презентации

1.2Шаблоны для создания презентации

Легче всего создать презентацию на компьютере с использованием шаблона, на базе которой она будет создаваться.

PowerPoint сопровождается двумя типами шаблонов: шаблонами оформления и шаблонами содержания. Шаблоны оформления (рисунок 1.2) содержат определенные стили форматирования и цветовые схемы, которые можно применить к любой презентации, чтобы придать ей определенный вид. Шаблоны содержания (рисунок 1.3) включают такое же форматирование и цветовые схемы, как и шаблоны оформления, плюс слайды с текстом на определенные темы. Любые слайды можно изменять в соответствии с потребностями или создавать свои шаблоны на основе имеющейся презентации. Если для одной из презентаций создан особенный стиль, его можно сохранить как шаблон.

Рисунок 1.2 – Шаблоны оформления презентации

Рисунок 1.3– Шаблоны содержания презентации

Файл с презентацией имеет расширение .ppt и при его открытии загружается сам PowerPoint. Любую презентацию можно сохранить в формате .html, позволяющем просматривать и использовать ее в сети Интернет. Презентацию можно сохранить с расчетом ее открытия в режиме показа слайдов, тогда файл с презентацией имеет расширение .pps и при его открытии загружается готовая презентация без открытия PowerPoint.

1.3Экран PowerPoint 2000

Основной экран PowerPoint содержит область просмотра слайда, заметок к слайду и структуры презентации. Предоставляет возможности для создания слайда и его оформления (рисунок 1.4).

Рисунок 1.4 – Экран PowerPoint

1.4Режимы создания, просмотра и редактирования презентации

При создании, просмотре и редактировании слайдов презентаций PowerPoint предлагает различные режимы просмотра документа. Эти режимы доступны при выборе соответствующей команды из меню Вид или при выборе нужного режима при помощи кнопок переключения режимов просмотра, расположенных в левом нижнем углу экрана: .

Обычный режим просмотра удобен для редактирования и отображает структуру презентации, текущий слайд и страницы заметок (рисунок 1.5). В обычном режиме отображаются три области: слайда, структуры и заметок. Эти области позволяют одновременно работать над всеми аспектами презентации. Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы.

Основной рабочей областью является область слайда, в которой и создается презентация. В ней выполняются все основные операции ввода текста, рисунков, создание графиков, диаграмм и таблиц, а также установки анимации слайдов и объектов на слайде.

Рисунок 1.5 – Работа с презентацией в Обычном режиме

Режим Структура показывает текст презентации в иерархическом виде, упорядоченный по уровням важности. В режиме структуры наиболее удобно разрабатывать и организовывать содержание презентации (рисунок 1.6).

В режиме структуры презентация изображается в конспективном виде: только заголовки слайдов и содержащийся в слайдах текст. Структуру можно набрать в PowerPoint, создать на основе базовой структуры с помощью мастера автосодержания или импортировать из другого приложения, такого, как Microsoft Word. В режиме структуры наиболее удобно разрабатывать и организовывать содержание презентации

Слайд описывается в структуре следующим образом: сначала указывается значок слайда, затем его номер и заголовок. Под заголовком отображается текст слайда (можно использовать до пяти уровней подзаголовков). В режиме структуры можно поменять местами пункты на слайде, переместить слайды целиком с одной позиции на другую и изменить заголовки и основной текст. При работе в области структуры можно создавать новые слайды, вводить и форматировать текст.

При переключении в режим структуры можно воспользоваться панелью инструментов Структура, которая вызывается с помощью команды меню Вид  Панели инструментов  Структура (рисунок 1.6). Кнопки этой панели позволяют изменять уровень маркированного пункта, перемещать пункт или слайд полностью вверх и вниз по структуре, показывать или скрывать форматирование, а также сворачивать или разворачивать текст выбранных слайдов.

Рисунок 1.6 – Вид презентации в Режиме структуры с панелью инструментов Структура

Кнопки Повысить уровень и Понизить уровень служат для увеличения и уменьшения отступа маркера. Кнопка Отобразить форматирование показывает или скрывает форматирование в области структуры. Кнопка Развернуть все позволяет вывести весь текст полностью или только заголовки слайдов. Абзацы, слайды и маркеры можно перемещать кнопками Вверх и Вниз .

Режим сортировщика слайдов отображает в миниатюре сразу все слайды презентации в том виде, в каком они будут демонстрироваться на экране. Это упрощает редактирование презентации (добавление, удаление, перемещение и дублирование слайдов) и позволяет контролировать время показа каждого слайда и презентации в целом (рисунок 1.7).

Рисунок 1.7 – Вид презентации в Режиме сортировщика слайдов

Кроме того, в этом режиме можно просматривать анимацию на нескольких слайдах, выделив требуемые слайды и выбрав команду меню Показ слайдов  Просмотр анимации.

Режим Слайдов используется для отображения структуры презентации и слайдов (рисунок 1.8).

Рисунок 1.8 – Вид презентации в Режиме слайдов

В режиме Показ слайдов проводится демонстрация презентации на экране компьютера.

PowerPoint предоставляет возможность изменять масштаб просмотра презентации до четырех реальных размеров с помощью команды меню Вид  Масштаб.