Тема №2. Закупочная логистика.

Задачи и функции закупочной логистики. Правила отношения с поставщиком. Непосредственные и опосредованные рынки. Методы определения потребностей в заказываемых материалах. Виды расчетов, используемые для анализа цен закупаемых материалов. Методы выбора поставщиков для предприятия. Методы материально – технического снабжения компании. Основы методики для определения количества закупаемого материала (MRP - 1). Методы приемки партий, методы приемочного контроля. Процедура оценки предложений различных потенциальных поставщиков. Понятие тендера. Оферты, виды офертов. Правовые основы закупок товаров, комплектующих изделий.

Основу закупочной логистики составляют поиск и закупка необходимых материалов хорошего качества по минимальным ценам. В странах с рыночной экономикой основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

Общие задачи закупочной логистики состоят в следующем:

1. Выдерживание сроков закупки сырья и комплектующих изделий

(материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятий, а задержка в закупках может сорвать производственную программу).

2. Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них (избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции).

3. Соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

Особое внимание специалист по закупочной логистике должен уделять отношениям с кредиторами и с поставщиками. Существует семь принципов в отношениях с поставщиками:

1. Обращаться с поставщиками так же как с клиентами фирмы;

2. Не забывать демонстрировать на деле общность интересов;

3. Знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций;

4. Проявлять готовность помочь в случае возникновения проблемы;

5. Соблюдать принятые на себя обязательства;

6. Учитывать в деловой практике интересы поставщика;

7. Поддерживать по возможности стабильные контакты в деловой сфере.

Закупочная логистика также исследует рынки сырья и материалов. С точки зрения закупочной логистики все рынки разделяются на:

непосредственные рынки - обеспечивающие в настоящее время потребности производства в сырье и материалах;

опосредованные рынки - рынки, используемые поставщиками;

рынки заменителей - полностью или частично заменяемых продуктов;

новые рынки - вновь образованные развивающиеся.

В результате исследования рынка должны быть получены ответы на следующие вопросы: какова структура исследуемого рынка? Как организован рынок? Каким образом будет развиваться структура рынка в дальнейшем?

Изучение рынка с целью закупок сырья и комплектующих изделий ведется параллельно с разработкой нового вида продукции. Прямой задачей снабжающих органов является сбор информации о ценах на разрабатываемую продукцию.

Изучив рынок и остановившись на каких-либо конкретных поставщиках отдел закупок обязан определить потребности предприятия в конкретных поставках. Существует два метода определения потребностей в заказываемых материалах и комплектующих изделиях.

Первый метод – определение потребностей на основе заказов;

Второй – определение потребностей на основе планомерных расходов.

Способы поставки закупаемых материалов различны. Материалы, потребность в которых возникает непредвиденно и хранение которых не требует длительного времени, закупаются в сроки близкие к их потреблению. Материалы разового и постоянного потребления закупаются на условиях договорной поставки, оговаривающей точное время доставки.

Важнейший элемент в системе закупок – анализ цены приобретаемых материалов и комплектующих изделий. Для анализа цены закупок используются следующие виды расчетов:

1. простой метод калькуляции (показатель общих издержек делится на показатель качества производственной продукции);

2. калькуляция по эквивалентным показателям (общие издержки разбиваются по отдельным статьям и берутся усреднено);

3. постоянная калькуляция (точный учет издержек по каждой операции).

Анализ цен учитывает так же дополнительные работы, услуги, проведение консультаций, подготовку документации, упаковку, транспортировку, таможенные пошлины и т.д. с учетом этого применяют следующие виды анализа цены:

— анализ цены по пути от возникновения продукта до его поступления потребителю (постатейной калькуляцией определяют цену — НЕТТО, включая заготовительные расходы);

— анализ цены, рассчитанной по общей стоимости произведенной работы, и услуг (здесь дополнительно учитывают расходы на контроль, хранение, финансирование);

— анализ цены на основе полезности продукта (на базе субъективных оценочных критериев определяется, сколько данный продукт или услуга могут стоить на рынке);

• анализ цены при тенденции ее повышения на аналогичные товары (с помощью расщепления издержек на первичные, в расчете на единицу продукции в настоящий момент, и последующие издержки — для расчета цены на определенную партию продукции);

• анализ цены с помощью освоения кривой новой продукции;

— анализ цены во временном периоде (сравниваются старое и новое коммерческое предложение, при этом учитываются изменения в используемом сырье, затратах, рыночных отношениях и т.д.);

— анализ цены по первичным издержкам на единицу продукции;

— анализ с помощью скользящих цен (применяются в основном при разработке долгосрочных договоров при лихорадочном изменении цен);

— анализ цен на основе открытых данных (курс валют, биржевые курсы, таможенная статистика и пр.).

Важной задачей закупочной логистики является выбор поставщика для компании. Такой выбор осуществляется в настоящее время тремя методами.

Первый – анализ возможных вариантов и предложений осуществляет торговый агент, отвечающий за покупки. Он самостоятельно выбирает поставщика исходя, прежде всего, из наиболее низких закупочных цен, делает заказ, следит за его выполнением и старается разрешить возникающие проблемы.

Второй метод заключается в общем обсуждении возможностей и потребностей в поставках. Анализ проводится как на уровне отдела закупок компании, так и на уровне производства.

Третий метод применяется для обеспечения снабжения предприятия с нового, плохо изученного рынка. В этих случаях отдел закупок или торговый агент обращаются в фирму или бюро выполняющие посреднические услуги. Как правило, посредническая компания имеет достаточно обширную информацию о возможностях потенциальных поставщиков, качестве реализуемой продукции, быстроты реализации полученных заказов и т.д.

Главный недостаток системы закупок материалов и комплектующих изделий заключается в потребности большого количества складских помещений. Основные издержки по содержанию складов можно сгруппировать следующим образом:

1. Содержание складских помещений: а) амортизация складских зданий; б) амортизация складского оборудования; в) затраты на профилактический ремонт; г) расходы на отопление, электроэнергию и воду; д) страхование зданий и земельный налог; е) арендная плата.

2. Затраты на обслуживающий персонал: а) заработная плата складских рабочих и служащих; б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих.

3. Затраты на транспортные средства: а) амортизация; б) расходы на топливо и энергию; в) расходы на профилактический и текущий ремонт; г) страхование и налоги на транспортные средства.

4. Убытки от хранения запасов: а) охрана складов и старение материалов; б) коррозия и другие потери; в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и приемки); г) кражи; д) потери вследствие понижения цен; е) страхование запасов.

Для решения этой проблемы разработаны следующие методы материально-технического снабжения предприятий:

— метод «Точно в срок», с помощью которого в результате частых, «дробных») поставок резко сокращаются накопленные запасы;

— метод «Канбан», разработан в Японии с целью управления поставками в условиях поточного производства; учитывает потребность, которая исходит из конечного монтажа;

— система планирования материальных потребностей, охватывающая планирование на 3 уровнях: на первом уровне осуществляется программное планирование, затем — распределение материалов и управление закупками (здесь фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);

— система запросов, по которой с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;

— метод прогнозных показателей: спрос на большие партии закупок формируются на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом;

— электронно-информационный метод коммуникации клиента и поставщика на основе передачи необходимых данных, когда запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении.

Более подробно рассмотрим метод «Точно в срок» (ТВС). Система «ТВС» основана на том, что в звено логистической системы не должно поступать никаких материалов, пока в этом звене не острой необходимости в этих материалах. Например, доставка к моменту монтажа или непосредственно в торговый зал. Сущность системы ТВС заключается в том, что спрос на любом участке логистической цепи определяется спросом, предъявленном в конце ее. Пока отсутствует спрос в конце цепи продукция не производится и не накапливается, также не накапливаются и не заказываются комплектующие.

Правило гласит: «ТВС – это система производства и поставки комплектующих или товаров к месту производственного потребления или к месту продажи в требуемом количестве и в нужное время. Принципиальное отличие системы ТВС от традиционной системы показано на рис. 2.

Как следует из рисунка, контроль качества у потребителя не предусмотрен. Эту функцию берет на себя поставщик. Отношения между поставщиком и покупателем должны носить длительный характер и строится на долгосрочных контрактах. Система ТВС предусматривает работу предприятий с гораздо более низким запасом, чем в условиях традиционного снабжения. Следовательно повышаются требования к надежности всех участников логистичекого процесса.

Применение системы ТВС позволяет резко сократить запасы, как производственные, так и товарные, сокращается потребность в складских помещениях, персонале.

Для эффективного функционирования логистики необходимо знать какие материалы необходимы для производства продукции, составить план закупок и определить потребности в заказываемом материале. Существуют методы для определения того, сколько материала необходимо закупать и с какой периодичностью они должны поступать от поставщика, эта методика носит название MRP-1 (планирование потребности в материалах). А методы, используемые на практике для определения потребности в материалах следующие:

• детерминированный;

• стохастический;

• эвристический.

Первый – используется когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам.

Второй – когда основой для расчета являются математические методы, дающие ожидаемую потребность.

С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

После того как специалист по снабжению определил потребности в заказываемом материале, необходимо провести анализ возможных методов закупки. Основными методами закупок являются: закупка товара одной партией; регулярные закупки мелкими партиями; ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям; получение товара по мере необходимости; закупка товара с немедленной сдачей.

Для того, чтобы уменьшить издержки по ведению документов, закупочной логистикой разработаны стандартные бланки, в которые включают:

1. название документа;

2. порядковый номер;

3. название и адрес компании;

4. ответственность за заказ;

5. дату, наименование и адрес поставщика;

6. сроки поставки и количество поставляемых товаров;

7. описание товаров;

8. адрес поставки;

9. цену;

10. расчетный счет.

Важное значение, в закупочной логистике, имеют: приемка, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товаров. Применяемые на практике методы по обеспечению качества принимаемых товаров классифицируется следующим образом:

Методы приемки партий	Методы приемочного контроля
А. Сплошной контроль	А. Апробация установленной поставщи-
Б. Выборочные методы:	ком системы методов и операций по
1. Приемочный выборочный контроль	обеспечению качества.
партий по качественным признакам.	Б. Апробация применяемой поставщи-
2. Непрерывный выборочный контроль по качественным признакам.	кам методики контроля качества закупаемых товаров.
3. Приемочный выборочный контроль	В. Учет и определение улучшения качества показателей продукции данного поставщика
по качественным признакам с пропуском
партий.
4. Приемочный выборочный контроль по качественным признакам.	Г. Сравнительная оценка качества продукции различных поставщиков.
5. Ревизионный выборочный контроль

При выборе поставщика следует проводить процедуру получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков. Применяются два основных метода оценки поставщиков: первый - конкурсные торги (тендеры), второй – письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Тендеры (конкурсные торги) – очень распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Проведение тендера включает следующие этапы:

1. реклама;

2. разработка тендерной документации;

3. публикация тендерной документации;

4. приемка и вскрытие тендерных предложений;

5. оценка тендерных предложений;

6. подтверждение квалификации участников торгов;

7. предложение и присуждение контракта.

Тендерная документация исполняет следующие функции:

• инструктирует участников торгов о процедуре торгов;

• дает описание закупаемых товаров и услуг;

• устанавливает критерии для оценки предложений;

• определяет условия будущего контракта.

Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными ниже.

Основные правила процедуры оценки таковы:

— предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

— рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

— безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;

— отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

Оферта – письменное предложение, которое рассылает продавец своим потенциальным покупателям. Отличие оферты от конкурсных торгов в том, что при конкурсных торгах предложения строго определены, оферты же могут иметь различную форму и различное содержание. Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

Контрольные вопросы по теме №2.

1. Назовите общие задачи закупочной логистики.

2. Перечислите принципы, которых рекомендуется придерживаться в отношениях с поставщиками.

3. Какие рынки сырья и материалов исследует закупочная логистика?

4. Дать определение и охарактеризовать опосредственные и непосредственные рынки.

5. Назовите методы определения потребностей в заказываемых материалах и комплектующих изделиях.

6. Какие виды расчетов используются для анализа цены, приобретаемых материалов?

7. Назовите два основных метода выбора поставщика.

8. Перечислите основные статьи издержек по содержанию запасов и складов.

9. Раскройте содержание новых методов материально-технического снабжения предприятий.

10. Назовите методы, применяемые на практике, по обеспечению качества принимаемых товаров (методы приемки партий, методы приемочного контроля).

11. Какими методами можно оценить предложение потенциальных поставщиков.

12. Что такое тендер, оферта? Какие бывают виды оферт?