Лабораторная работа № 7. Создание отчетов в субд.

Цель: Научиться создавать отчеты в СУБД.

Задание: Создать отчеты:

1. Номенклатура предлагаемых к продаже автомобилей;

2. Список клиентов;

3. Список продаж за определенный период;

4. Список заказов за определенный период;

5. Счет на покупку.

Общие теоретические сведения.

Отчет является объектом базы данных СУБД Microsoft Access, предназначенным для представления данных, отбираемых и форматируемых в соответствие с заданными пользователем спецификациями.

Отчеты только отображают данные; они не могут быть использованы для ввода данных.

Как и формы, отчеты состоят из разделов, а разделы могут содержать элементы управления. Но, в отличие от форм, разделов в отчетах больше, а элементов управления меньше.

Источниками данных для отчетов служат таблицы, запросы или инструкции SQL. Отображаемая инфор­мация автоматически изменяется при изменении данных в таблицах, на которых она базируется. Однако формат отчета сохраняется в макете отчета и изменяется только в том случае, когда макет отчета будет изменен.

Методы создания нового отчета:

• Конструктор: Новый отчет создается в ручную.

• Мастер отчетов: Мастер СУБД Access сопровождает процесс создания отчета.

• Автоотчет: в столбец: Создается отчет, который отображает поля из таблицы в одном столбце. Каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева.

• Автоотчет: ленточный: Создается отчет, который отображает данные в таблич­ном формате, аналогичном электронной таблице. Поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице.

• Диаграмма: Мастер сопровождает процесс вставки диаграммы в отчет.

• Почтовые наклейки: Мастер сопровождает процесс создания отчета, форматирован­ного для печати почтовых наклеек.

Структура отчета состоит из пяти разделов:

• Заголовок отчета;

• Верхний колонтитул;

• Область данных;

• Нижний колонтитул;

• Примечание отчета.

Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.

Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь также можно размещать номера страниц, если это не сделано в нижнем колонтитуле.

В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.

Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула. Обычно наблюдается два элемента управления: в первом выводится текущая дата, во втором – номер страниц и общее количество страниц.

Раздел примечание используется для размещения дополнительной информации.

Выполнение работы:

1. Создайте отчет “Номенклатура предлагаемых к продаже автомобилей” на основе созданного запроса Поиск повторений для Модель Запрос.

1. Перейдите на вкладку Отчеты и выполните команду Создать.

2. В диалоговом окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и в качестве источника данных - запрос Поиск повторений для Модель Запрос.

3. Выберите все поля для отчета, тип представления данных – по Фирме.

4. Выберите тип макета и ориентацию для отчета. Укажите стиль и введите имя отчета (например,“Номенклатура автомобилей”).

5. Откройте созданный отчет в режиме Конструктора отчетов и произведите окончательное оформление, т.е. отредактируйте отчет: введите соответствующий заголовок отчета, там где необходимо уменьшите\увеличьте поля, измените их взаимное расположение.

6. Сохраните изменения и выполните команду Просмотр. Пример отчета приведен в приложении Г.

2. Самостоятельно создайте:

• Остальные отчеты в соответствии с заданием аналогично п.п.1-6 пункта 1 на основе соответствующих таблиц и запросов.

• Подключите отчеты в соответствующие формы, используя элемент управления Кнопка, или создайте страницу в главной кнопочной форме Отчеты и расположите отчеты в ней.

Содержание отчета по практической работе.

В отчете к практической работе должны быть представлены:

1. Титульный лист к отчету практической работе.

2. Название, цель и задания практической работы.

3. Виды созданных отчетов.