Автоматизированный банк данных (абд).

Под АБД понимается система специальным образом организованных данных и программно-технических средств, предназначенных для централизованного накопления (хранения, ведения, актуализации, поиска) и обработки данных, а также их коллективного многоцелевого использования для эффективного управления объектами. Преимущества банка данных - независимость данных от отдельных задач, концентрация данных в единой базе, постоянная готовность информационной базы, обеспечение коллективного доступа пользователей к информации, централизованное управление данными.

АБД включает информационную базу (ИБ) на машинном носителе (файлы данных) - машинную ИБ и средства ее ведения. К средствам ведения относятся специальные языковые и программные средства (система управления базами данных - СУБД) и организационно-методические средства (различные инструкции, материалы для пользователей банка).

Информация в системе менеджмента качества

Объектом любого менеджмента в том числе и менеджмента качества является информация. Менеджеры не участвуют в технологических процессах, не обрабатывают заготовки на станках, а работают с информацией, представленной на различных носителях и в различной форме – бумажные документы, общение с коллегами, в электронном виде (internet, базы данных и т.д.), средства массовой информации и др. Т.о. инструментом менеджмента является информация, т.е. нематериальные объекты, в результате работы с которой у менеджера появляется решение - идея, концепция, модель, определение. Решение также является информацией, т.е. нематериальным объектом.

Объекты, которые подвергаются воздействию и изменяются на основе принятых решений, могут быть материальными (сырье, заготовки, рукописи и т.п.), а могут быть и нематериальными (оценки, рейтинги, концептуальные и функциональные модели и т.д.). Таким образом, можно говорить о том, что целью менеджмента служит продукция, в том числе и материальная. Но продукция - лишь опосредованная цель менеджмента. Между менеджментом и готовой продукцией всегда находится производство, технологический процесс, где как раз и материализуется свойство продукции, определяющее ее качество. Непосредственной же целью менеджмента является именно решение.

Когда мы от менеджмента "вообще" переходим к менеджменту качества, роль информации значительно возрастает. Прежде всего потому, что объем информации, которую необходимо обрабатывать в менеджменте качества намного превышает объем информации, обрабатываемой в любой другой области менеджмента. Ведь даже для простой оценки качества продукции предприятия требуется гораздо больше информации, чем для оценки их количества или стоимости, поскольку каждое отдельное изделие имеет не один, а множество показателей качества. Иногда у изделия бывают сотни показателей качества, и каждый из них зависит от многих управляемых и неуправляемых факторов.

К управленческой информации, создаваемой и/или обрабатываемой в рамках СМК организации, относятся

• Информация об организационной структуре, включая подразделения организации, их ответственность, функции, состав;

• Описания процессов;

• Данные и информация о потребителях продукции и услуг организации, их потребностях и ожиданиях;

• Данные и информация о продукции и услугах, создаваемых организацией;

• Данные и информация о поставщиках сырья и материалов, ресурсов и комплектации;

• Данные о сырье, материалах и информации, перерабатываемых в рамках процессов;

• Данные о ресурсах, необходимых для осуществления процессов, в том числе, трудовых ресурсах, технологиях, оборудовании, организационной структуре и др;

• Правила и процедуры, используемые при исполнении процессов;

• Правила и процедуры проведения контроля качества процессов и продукции;

• Показатели, используемые для оценки и анализа эффективности и результативности исполнения процессов и соответствия продукции;

• Данные, получаемые в результате аудитов процессов, а также получаемые при проведении контроля качества выполняемых процессов и производимой продукции;

• Данные и информация о дефектах, "несоответствиях", выявленных при исполнении процессов и проведении проверок, а также данные о рекламациях и жалобах потребителей;

• Документы СМК, такие как руководство по качеству организации, программы и планы качества, документированные процедуры, должностные инструкции, нормативные документы и стандарты, записи качества и т.д;

• Другие управленческие решения и управленческие документы, создаваемые и обрабатываемые в рамках СМК;

Приведенный перечень типов информации, создаваемой и обрабатываемой в СМК организации, может быть дополнен и изменен с учетом специфики деятельности организации и значимости тех или иных типов информации.

Особенностью информации, обрабатываемой в рамках СМК, является ее разнородность. Некоторые типы информации существуют в виде документов (нормативные документы, правила и процедуры, должностные инструкции). Некоторые типы информации существуют в виде данных, хранящихся в информационных системах предприятия (данные о продукции, о потребителях, о материалах).

Одним из основных компонентов ИО УК является классификатор показателей качества. Показатели качества - это количественно или качественно установленные конкретные требования к характеристикам (свойствам) объекта, дающие возможность их реализации и проверки.

Требования к показателям качества. Возможность и эффективность использования информации для управления обуславливается такими ее потребительскими показателями качества, как репрезентативность, точность, достоверность, доступность, содержательность, полнота, своевременность.

Репрезентативность информации связана с правильностью ее отбора и формирования с целью адекватного отображения свойств объекта. Обеспечивается обоснованностью отбора существенных признаков и связей отображаемого объекта, правильностью методики измерения и алгоритма формирования информации. Точность определяет допустимый уровень искажений как исходной, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы. Достоверность определяет степень соответствия информации реальному объекту. Измеряется достоверность информации доверительной вероятностью необходимой точности, т.е. того, что отображаемое информацией значение параметра отличается от истинного значения параметра в пределах необходимой точности (в пределах доверительного интервала). Доступность характеризует степень понятности и однозначное восприятие экономической информации многими потребителями. Достигается путем согласования ее с тезаурусом пользователя, т.е. преобразование ее к доступной и удобной для восприятия пользователем форме. Содержательность информации отражает степень вклада получаемой информации в достижение поставленной цели. Измеряется удельной семантической емкостью, равной отношению количества семантической информации в сообщении к объему данных в этом сообщении . С увеличением содержательности информации растет семантическая пропускная способность информационной системы, так как для получения одних и тех же сведений требуется преобразовать меньший объем информации. Полнота информации означает, что она содержит минимальный, но достаточный для принятия правильного управленческого решения состав показателей. Как недостаточная т.е. неполная для принятия правильного решения, так и избыточная информация снижает эффективность управления. Своевременность информации определяет ее актуальность, т.е. своевременность замены устаревшей с течением времени и потерявшей ценность информации. Своевременной информацией является такая информация, которая может быть учтена при выработке правильного управленческого решения без нарушения установленной процедуры и регламента, т.е. такая информация, которая поступает не позже заранее назначенного времени, согласованного с временем решения функциональной задачи.

Методы получения показателей.

Наиболее распространенными методами определения показателей в системе менеджмента качества являются экспертный, измерительный и расчетный.

При экспертном методе группа экспертов оценивает объекты по совокупности всех признаков, затем оценку каждого объекта получают как усредненную по группе. Как правило, экспертный метод базируется на применении шкал (уровней, порядка или отношений). К недостаткам чисто экспертных методов определения показателей можно отнести сложность полного учета всех факторов, большая трудоемкость и наличие субъективной составляющей в значении показателей.

Измерительный (инструментальный) метод основан на определении показателей с помощью технических средств измерений (квалиметрия). Наибольшее значение имеют автоматизированные методы контроля на базе автоматизированных контрольно-измерительных приборов (устройств), обеспечивающих высокую точность определения, значительно сокращающие затраты времени на проведение анализов и измерений.

При расчетном методе оценку проводят по теоретическим или эмпирическим функциональным зависимостям показателей от измеренных техническими средствами значений признаков исследуемых элементов производства.

Статистический, использующий правила прикладной статистики и основанный на подсчете числа событий или объектов (например, при определении процента брака от общего числа изделий)

Социологический, при котором определение значений показателей качества осуществляется на основе сбора и анализа мнений фактических или возможных пользователей продукции и последующей статистической обработки результатов опроса.

Органолептический, основанный на анализе восприятия продукции органами чувств без применения технических измерительных средств.

Комбинированный, включающий несколько методов определения показателей качества

Анализируя существующие методы оценки показателей в системе менеджмента качества, специфику их практического применения, можно сделать вывод, что, несмотря на отмеченные недостатки, экспертные методы в практике оценки показателей до настоящего времени имеют значительное распространение.

Однако современная СМК должна обеспечить максимально возможное исключение человека из процесса сбора, передачи и обработки значений признаков. Это позволяет исключить искажения информации при ее сборе, передаче и обработке и в конечном счете повысить достоверность и эффективность принимаемых решений. Такое требование можно обеспечить только за счет широкого применения информационных технологий, например таких, как CALS-технологий, PDM-систем.