Лабораторная работа №6. Ms Project. Отслеживание хода выполнения работ и фактических затрат

Как только будет начато выполнение проекта, можно целенаправленно управлять им, отслеживая фактические даты начала и окончания отдельных задач, их длительность, процент выполнения, объемы и затраты и сравнивать их с плановыми показателями. Это поможет определить, как фактические изменения плана повлияют на другие задачи и на дату окончания проекта, и какие изменения необходимо сделать в графике работ для окончания проекта в срок и в пределах установленного бюджета. Полученная информация поможет также более эффективно планировать будущие проекты.

Microsoft Project позволяет вводить различную информацию о выполнении работ: даты начала и окончания, длительность, процент выполнения, оставшуюся длительность и др. При этом достаточно ввести только один или два показателя. Все остальные данные будут вычислены автоматически. Например, если вы введете 50% выполнения для работы с длительностью 10 дней, то оставшаяся продолжительность этой работы будет определена в 5 дней. Если же будет введена оставшаяся продолжительность работ в 2 дня, то программа вычислит процент выполнения - 80%.

Рассмотрим различные способы отслеживания хода реализации проекта.

6.1. Установка дат и процентов выполнения задач через диалоговые окна

Чтобы установить дату завершения задачи либо процент ее выполнения на текущий момент, можно применить различные способы.

1. Через окно Обновление задач:

• В режиме диаграммы Гантта щелчком мыши выделить имя задачи.

• Выбрать команду меню Инструменты / Трекинг / Обновить задачи. На экране появится окно Обновление задач.

В поле Название этого окна указано название выделенной задачи, а в поле Продолжительность - ее плановая продолжительность. В полях со счетчиками % завершения, Фактическая продолжительность и Оставшаяся продолжительность отмечаются соответствующие значения.

В группе полей Текущие даты указаны соответствующие плановые сроки начала и окончания задачи.

• В открывающемся списке Начало группы полей Фактические даты на календаре выбрать дату начала задачи.

• В поле со счетчиком % завершения указать процент ее выполнения к текущему моменту. Если будет указано 100%, значит, задача завершена. Вместо указания 100% выполнения можно также выбрать дату окончания задачи в открывающемся списке Завершение.

• Закрыть окно, сохранив внесенные изменения (ОК).

В случае полного завершения задачи в информационном поле таблицы слева от названия задачи появится отметка о ее прохождении («галочка»).

Задание 1. Будем считать, что выполнение нашего проекта начато в соответствии с планом. Введите дату начала работ и сделайте отметку о прохождении контрольной точки Начало работ.

2. Через окно Обновление проекта:

• Выделить в таблице названия задач или этапа проекта.

• Выберать команду меню Инструменты / Трекинг / Обновить проект. На экране появится окно Обновление проекта.

• Убедившись, что установлен первый переключатель - Обновить затраты труда как законченные по, в открывающемся списке справа от него на календаре выбрать дату окончания этих задач. Установить переключатель Для выбранных задач.

• Закрыть окно, сохранив внесенные изменения (ОК).

В информационном поле таблицы появятся отметки о выполнении указанных задач, а на диаграмме, внутри горизонтальных полосок соответствующих задач - черные полосы, отображающие процент выполнения этих задач.

Красный цвет, которым прежде выделялись критические задачи, изменится на синий, так как выполненная задача перестает быть критической.

Задание 2. Сделайте вторым способом отметку о выполнении работ первого этапа – Планирование. Убедитесь, что задачи этого этапа перестали быть критическими.

3. Через окно Сведения о задаче:

• Вызвать окно Сведения о задаче для выбранной задачи и перейти на вкладку Общие.

• В поле со счетчиком Выполненный процент установить процент выполнения задачи.

• Закрыть окно, сохранив установки (ОК).

Черная полоса на прямоугольнике-задаче отобразит указанный процент выполнения этой задачи.

Задание 3. Третьим способом укажите, что задача Написание текста выполнена на 50%.