Лабораторна робота № 3.
Тема: Сортування, фільтрування, пошук та відбір даних в БД Access.
Мета: Навчитися відображати записи, які задовольняють задану умову відбору, застосовуючи фільтр та сортування для форм і таблиці. Знаходити необхідну інформацію за допомогою системи пошуку та запитів.
Теоретичні відомості Фільтрація записів
Застосування фільтра для форми чи таблиці дозволяє не відображати ті записи, що не задовольняють заданій умові добору. У Access існують три способи створення фільтрів:
Спосіб Фільтр по виділеному і Виключити виділене дозволяє створити фільтр, заснований на виділеному тексті чи значенні.
Фільтр за формою створює порожню форму чи таблицю, у яку ви можете ввести значення, що хочете відображати.
Розширений фільтр дозволяє ввести більш складні умови фільтрації і сортування способам, аналогічним написанню запитів.
Сортування записів у таблицях і формах
Запису можна сортувати в порядку зростання (від А до Я і від 0 до 9) чи спадання (від Я до А і від 9 до 0). Сортування може відбуватися по декількох рівнях. Сортування записів виконується в такий спосіб: - Переключіться в режим Таблиця для таблиці чи форми.
Клацніть на будь-якім місці стовпця того поля, по якому хочете провести сортування.
Клацніть на кнопці Сортування по зростанню чи Сортування по спаданню.
Щоб скасувати сортування, дайте команду Записи → Видалити фільтр.
Багаторівневе сортування
Багаторівневе сортування – це сортування по декількох полях. Перш ніж проводити багаторівневе сортування, перемістіть стовпці полів так, щоб ті стовпці по який ви хочете провести сортування, стали сусідніми. Access проводить сортування зліва направо. Коли поля будуть розташовані в потрібному порядку, виберіть стовпці, по яких буде проводитися сортування, і клацніть на одній із кнопок сортування.
Пошук записів
Access забезпечує досить простий спосіб пошуку окремих записів. Програма дозволяє навіть проводити пошук по частині імені, якщо ви не впевнені в тому, як це ім'я пишеться.
Щоб скористатися пошуковим засобом Access, клацніть на полі, що містить розшукувані дані, потім на панелі інструментів клацніть на кнопці Знайти – відкриється діалогове вікно Пошук в полі. Після клацання на полі, по якому буде проводитися пошук, можна набрати в рядку Зразок той текст, що буде розшукуватися, після чого треба клацнути на кнопці Знайти. Access проведе пошук по зазначеному полю і знайде перший збіг вмісту запису з введеним текстом. Якщо таких записів кілька, можна клацнути на кнопці Знайти далі і розшукати наступний запис. Можливо, що для перегляду отриманих результатів пошуку буде потрібно пересунути діалогове вікно Пошук в полі. Після того як буде розшуканий останній запис, що містить заданий текст, клацання на кнопці Знайти дасть повідомлення про те, що потрібних записів більше немає.
Використання підстановочних символів
При завданні умов пошуку в рядку пошуку можна використовувати підстановочні символи, тобто такі символи, що можуть відповідати одному чи декільком символам розшукуваного рядка.
Таблиця Підстановлювальні символи
Символ |
Застосування |
Приклад |
* |
Може використовуватися на початку чи кінці рядка для заміни будь-якої кількості символів |
Рядок «маринованн*» дозволить знайти і «Мариновані огірочки» і «Оселедець мариновану» |
? |
Підставляється замість будь-якого символу |
Той же результат дасть пошук слова «маринованн??» |
# |
Підставляється замість будь-якої значущої цифри |
Пошук рядка «1#» у поле Ціна дозволить знайти всі товари вартістю від 10 до 19 карбованців |
[АНП] |
Допускається підстановка одного будь-якого символу з зазначених у квадратних дужках |
Пошук у поле Клієнт рядка «[АНП]. Петров» дозволить знайти зведення про А. Петрова, Н. Петрову П. чи Петрову |
[А-Н] |
Визначає діапазон припустимих символів, у порядку зростання |
Пошук у поле Клієнт рядка «[А-Н]. Петров» дозволить знайти зведення про А. Петрова, Б. Петрову, ..., Н. Петрову, але не про О. Петрова, П. Петрову і т.д. |
[!А] |
Визначає виключення з припустимих символів |
Пошук у поле Клієнт рядка «[!А]. Петров» дозволить знайти зведення про усього Петров, але не про А. Петрова |
Для вибору записів з однієї чи декількох таблиць на основі умови, заданого користувачем використовують запити. В Ассess можна застосовувати п'ять різних типів запитів: запити на вибірку, запити з параметрами, перехресні запити, запити на зміну і специфічні запити SQL. Більшість запитів, використовуваних у базах даних, є запитами на вибірку, що створюють результуючу таблицю, що відображає дані з однієї чи декількох таблиць. Як і інші об'єкти бази даних, запити можна створити різними способами: у режимі конструктора, скористатися майстром чи сформувати запит на мові SQL.
Для створення запиту на вибірку клацніть на кнопці Створити на вкладці Запити вікна База даних чи дайте команду Новий об'єкт → Запит. Виберіть пункт Простий запит і клацніть на кнопці ОК.
Створення запиту в режимі майстра:
Зі списку Таблиці/запити, що розкривається, виберіть таблицю чи запит, що містять поля, що потрібно включити в новий запит.
Виділите необхідні поля і, використовуючи кнопки пересилання, надішліть імена полів у вікно Обрані поля.
Виберете будь-як додаткові таблиці чи запроси зі списку Таблиці / Запити і повторите пункт «2». Коли всі необхідні поля будуть виділені, клацніть на кнопці Далі.
Якщо виділені поля містять поле типу Лічильник, вам запропонують вибрати підсумковий чи докладний режим представлення даних у результуючій таблиці. Щоб відобразити кожен запис, уключите перемикач Докладний (висновок кожного поля кожного запису). Щоб зробити підсумкові обчислення загальної суми, середнього арифметичного і т.п., уключите перемикач Підсумковий і клацніть на кнопці Підсумки для завдання необхідних параметрів. Клацніть на кнопці ОК і на кнопці Далі.
Привласніть запиту ім'я. Запит запускається щигликом на кнопці Готово.
Створення запиту на вибірку в режимі конструктора
Для створення запиту на вибірку клацніть на кнопці Створити на вкладці Запити вікна База даних, в режимі конструктора. .
У верхній області вікна запиту представлені таблиці, включені в запит, і зв'язки між цими таблицями. Якщо новий запит створюється з таблиць, що вже мають зв'язки, то їхні зв'язки відображаються відразу ж при розміщенні таблиць у верхній області вікна.
Нижня область розбита на стовпці – по одному стовпці на кожне поле, що включають у запит. У стовпцях представлене: ім'я поля, ім'я таблиці, який належить дане поле, прапорець, що відзначає наявність сортування по даному полю, прапорець, що відзначає необхідність висновку результатів запиту на екран, і рядок умови добору.
Бланк запиту являє собою таблицю яка містить поля:
в рядок Поле включаються імена полів, які використовуються в запиті, такими способами:
вибравши із списку необхідне поле;
перетягнувши необхідне поле із списку схеми даних запиту в перший рядок бланка запиту;
два рази натиснувши на імені поля таблиці в схемі даних запиту.
в рядку Сортування вибирається порядок сортування записів результату;
в рядку Вивід на екран відмічаються поля, які повинні бути включені в таблицю результату;
в рядку Умова відбору задається умова відбору;
в рядку Або задається альтернативна умова відбору записів.
Створення запиту з параметром
Запит з параметром являє собою запит на вибірку, що відображає готове діалогове вікно з пропозицією користувача ввести параметри. Запити з параметрами використовується, коли користувачем необхідний частий доступ до яким - те групам даних, що міститься в таблиці.
Відкрийте існуючий запит на вибірку в режимі конструктора.
У рядок Умови добору для поля, у якому хочете використовувати параметр, введіть у квадратних дужках текст повідомлення зверненого до користувача. У даному випадку умова добору представлена текстом, що з'явиться на екрані а діалоговому вікні. Уведіть значення параметра, і послужить користувачу підказкою, яку інформацію він повинний увести.
Результуючу таблицю, отриману в результаті роботи запиту, можна фільтрувати і сортувати за допомогою кнопок панелі інструментів, точно так само, як ми це робили зі звичайними таблицями. Якщо запит відсортувати, а потім закрити, то Access запропонує зберегти зміни, внесені в структуру запиту. При збереженні змін структури зберігається і порядок сортування, тому при наступному запуску запиту набір записів буде відкритий вже у відсортованому виді.
Для внесення змін у структуру запиту треба перейти в режим конструктора.
Створення підсумкового запиту
Підсумковий запит - це запит на вибірку, що призначений не стільки для відображення вмісту записів, скільки для виконання підсумкових обчислень за даними, що зберігається в записах. Якщо серед полів, обраних під час роботи Майстра простих запитів, присутні числові поля, у вас буде вибір, створити запит Докладний чи Підсумковий. Але ви можете перетворити і кожної з уже готових запитів на вибірку в підсумковий запит. Спочатку відкрийте в режимі конструктора запит на вибірку, що містить дані, по яких треба виконати розрахунок.
Клацніть на кнопці Групові операції — у бланку запиту з'явиться рядок Групова операція. В усіх полях буде автоматично встановлене значення Угруповання. Залишити це значення для того поля, на базі якого будуть ґрунтуватися результати підсумкових обчислень. Для інших полів щигликом відкрийте список підсумкових функцій, що розкривається, і виберіть потрібну функцію.
Обчислення в запитах
Для цього треба створити запит на вибірку з полем в якому будуть проводитись розрахунки, потрібно в режимі конструктора додати в результуючу таблицю ще один стовпець з вираженням, по якому будуть проводитися обчислення. Клацніть на верхньому осередку стовпця і уведіть вираження, якщо вмієте це робити, а якщо ні, те клацніть на кнопці Побудувати, щоб відкрити діалогове вікно будівника виразів.