3.2 Колонтитулы
Одним из атрибутов больших документов является наличие колонтитулов. Колонтитулы бывают верхними и нижними. Они представляют собой текст или графические изображения, которые печатаются в верхней и (или) нижней части каждой страницы. При этом такой текст может быть одинаковым для группы страниц.
Колонтитулы можно использовать для нумерации страниц, вывода названия раздела, лекции, имени и фамилии, названия организации, текущей даты или времени и т. д.
Практическая работа. Создание колонтитулов
Чтобы создать Колонтитулы вызовите команду меню Вид/Колонтитулы. При вызове этой команды появиться панель для быстрого доступа к настройкам Колонтитулов.
Эта панель помогает делать следующее:
быстро изменять параметры оформления колонтитулов и устанавливать особый колонтитул для первой страницы;
быстро изменять параметры и номер страницы;
переходить от верхнего колонтитула к нижнему;
вставлять текущую дату и время;
добавлять дополнительные экспресс-блоки, например, имя автора документа, название организации, ключевые слова и пр.
сосредотачиваться на тексте колонтитула, убрав из поля зрения весь остальной документ.
Для выхода из режима работы с колонтитулами нажмите кнопку Закрыть.
Чтобы удалить колонтитул, удалите весь находящийся в нем текст. При этом лучше включить отображение непечатаемых символов.
Практическое задание 2
С сетевой папки откройте созданный Вами документ Практика 3_1.
На второй странице создайте верхний колонтитул «Практическая работа №3» слева и поставьте номер странице справа. Для этого:
Выберите в меню Вид команду Колонтитулы, чтобы открыть на странице область верхнего или нижнего колонтитула;
Слева введите текст «Практическая работа №3» в область верхнего колонтитула. При необходимости форматируйте текст с помощью кнопок, расположенных на панели инструментов Форматирование.
Справа добавьте номер страницы, используя кнопку панели Колонтитулы «Вставить номер страницы»;
Примечание: на первой странице колонтитул должен отсутствовать и должны различаться четные и нечетные колонтитулы. Для этого поставьте галочки в соответствующей вкладке команды Параметры страницы.
На третьей странице создайте нижний колонтитул со своей фамилией, именем, отчеством слева. Для этого:
Выберите в меню Вид команду Колонтитулы, чтобы открыть на странице область верхнего или нижнего колонтитула;
В области нижнего колонтитула слева введите Вашу фамилию, имя, отчество.
В верхнем колонтитуле третьей странице вставьте номер страницы справа с помощью панели инструментов Колонтитулы.
Нажмите кнопку Закрыть на панели инструментов Колонтитулы.
Сохраните документы в своей папке под название «Практика 3.2».
3.3 Слияние документов Практическое задание 3
1. Для рассылки писем всем абитуриентам, сдавшим экзамены и поступившим в университет в этом году в редакторе Word подготовьте общую часть письма (не выделенную серым цветом) и сохраните файл в своей папке. Серым цветом в угловых скобках обозначены поля, вместо которых в это письмо будут в результате слияния подставлены адрес, обращение, фамилия, имя, отчество абитуриента, специальность, данные протокола.
В меню Сервис/Письма и рассылки выберите команду Слияние. В открывшейся панели Слияние в группе Тип документа поставьте отметку Письма нажмите кнопку Далее.
В группе Выбор документа поставьте отметку Текущий документ, нажмите кнопку Далее.
В группе Выбор получателя поставьте отметку Создание списка, нажмите кнопку Создать или Далее.
В открывшемся диалоговом окне в списке поля в строке заголовка удалите поля все кроме Обращение, Имя, Фамилия, (выделите имя поля и нажмите кнопку Удалить). Для этого вызовите команду Настройка.
Добавьте поля Обращение1, Отчество, Специальность, Номер Протокола, Дата Протокола. Разместите с помощью соответствующих кнопок поля в указанном ниже порядке. После нажатия ОК сохраните файл источник данных, далее выберите Правка источника данных. Заполните поля в форме данных Word аналогично образцу:
обращение Уважаемый (для женщин - Уважаемая)
обращение1 господин (для женщин - госпожа)
фамилия Петров
имя Олег
отчество Иванович
индекс 400030
город г. Сумы
адрес1 ул. Комсомольская, 35/27
специальность экономика и финансы
номер протокола 4
дата_протокола 03-08-2003
Заполнение полей завершайте нажатием кнопки Добавить. Введите таким образом 7-10 записей с придуманными данными и закончите заполнение формы нажатием кнопки ОК.
4. После заполнения базы данных нажмите Далее/создания письма. В основном документе внесите поля слияния с помощью кнопки Другие елементы согласно образцу в тех местах документа, где должны размещаться имена, адреса и другие данные из источника данных. Для выделения данных отформатируйте поля слияния (используйте размер шрифта, начертание, выравнивание абзаца и т.д.). Для правильного отображения данных слияния необходимо вставлять пробелы и знаки пунктуации между полями.
5. После того, как определены основной документ и источник слияния в диалоговом окне Слияние нужно нажать кнопку Объединить для слияния этих документов и указать назначение Новый документ, где впоследствии их можно будет просмотреть, изменить и напечатать.