Створення таблиць
На наступному кроці створюються таблиці, в які згодом вводитиметься інформація. Надалі дані в таблиці можуть доповнюватися новими даними, редагуватися або виключатися з таблиці. Такі дані можна переглядати в таблицях або упорядковувати їх по деяких ознаках.
Таблиця – це об’єкт бази даних, набір інформації по конкретній темі.
Більшість баз даних мають табличну структуру. В табличній структурі адрес даних визначається перетином рядків і стовпців. В базах даних стовпці називаються полями, а рядки – записами. Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів, які формують структуру запису. Структура запису фактично визначає структуру таблиці i всієї БД, якщо в ній є лише одна таблиця. Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Воно має ім'я, значення, характеризується типом i низкою додаткових властивостей.
Назви полям дає користувач, назви типів є стандартні, а значення полів випливають зі змісту конкретної задачі.
Поля формують структуру бази даних, а записи складають інформацію, яка в ній міститься. Кожна таблиця ідентифікується унікальним ім’ям, довжина якого може досягати 64 символи, крім того, всередині імені забороняється використовувати символи “!”, “.”, “[”, “]” чи “’”. Таке саме обмеження накладається на довжину полів. Обсяг бази даних в Access обмежений одним гігабайтом, тобто сумарний обсяг усіх таблиць та інструментальних засобів для роботи з ними не повинен перевищувати цього значення.
Інформація, що міститься в таблицях, може бути використана для складання звітів. Крім того, можна задати графічну інтерпретацію інформації, що міститься в базі даних.
Створення таблиці в MS Access здійснюється у вікні бази даних.
Послідовність дій при створенні таблиці в новій базі даних:
Необхідно відкрити вікно створеної бази даних і перейти на вкладку “Таблиці.
Натиснути кнопку «Создать» у вікні бази даних.
Рисунок 5
Відкриється вікно діалогу “Новая таблица”, в правій частині якої знаходиться список варіантів подальшої роботи:
Режим таблиці — дозволяє створити нову таблицю в режимі таблиці;
Конструктор — дозволяє створити нову таблицю в конструкторі таблиць;
Майстер таблиць — дозволяє створити нову таблицю за допомогою майстра;
Імпорт таблиць — дозволяє здійснити імпорт таблиць із зовнішнього файлу в поточну базу даних;
Зв'язок з таблицями — дозволяє здійснити створення таблиць, пов'язаних з таблицями із зовнішніх файлів.
Потрібно вибрати з цієї таблиці відповідний варіант створення таблиці і натиснути кнопку ОК.
Для того, щоб пов'язати таблицю з інформацією, що міститься в ній, кожній таблиці привласнюється ім'я. У вікні діалогу “Збереження” задається ім’я після чого натиснути кнопку ОК.
Рисунок 6
Ім'я таблиці, як і імена інших об'єктів бази даних, зберігається в самій базі даних.
Створення таблиці за допомогою майстра
MS Access містить цілий ряд таблиць, які можна використовувати як прототип потрібних таблиць. При використанні майстра можна не лише заощадити час на створенні таблиць, але і забезпечити стандартні імена і типів даних полів таблиць.
Для того, щоб викликати майстра для створення таблиці, у вікні діалогу “Новая таблица” знаходиться опція «Мастер таблиц» після її вибору потрібно натиснути кнопку ОК.
Рисунок 7
На екрані відкриється вікно діалогу, представивши необхідний матеріал для роботи.
У лівій частині вікна діалогу знаходиться список «Образцы таблиц». При виборі таблиці з цього списку змінюється розташований поруч список «Образцы полей», що містить пропоновані зразки полів для вибраної таблиці.
Рисунок 8
Спочатку необхідно із списку Зразки таблиць вибрати прототип таблиці, яка схожа на створювану таблицю. Потім із списку Зразки полів вибрати поля таблиці і розмістити їх в списку «Поля новой таблицы».
Рисунок 9
Для вибору полів використовуються кнопки із стрілками, які розташовані правіше за список «Образцы полей».
Використовуючи кнопку «Переименовать поле», можна у разі потреби змінити найменування будь-яке з вибраних полів в списку «Поля новой таблицы».
Рисунок 10
Сформувавши список полів створюваної таблиці, потрібно натиснути кнопку «Далее».
При використанні майстра таблиць немає необхідності піклуватися про тип даних. Коли вибирається поле із списку «Образцы полей», майстер передбачає, що він знає, який тип даних підійде. Після того, як таблиця створена, можна перейти в режим конструктора таблиць і поглянути, які типи даних вибрав майстер для полів.
На наступному кроці створення таблиці задається ім'я таблиці і визначається ключове поле:
Рисунок 11
Майстер пропонує свій варіант імені, який можна прийняти, натискуючи клавішу Tab. Якщо потрібно привласнити таблиці яке-небудь інше ім'я, потрібно ввести його в текстове поле.
Тепер можна вказати майстрові, щоб він автоматично підібрав для таблиці первинний ключ, і натискувати кнопку Далі для переходу в наступне вікно діалогу.
Якщо в базі даних вже існують раніше створені таблиці, на третьому кроці майстер допоможе пов'язати створювану таблицю зі вже створеними. Для пов'язання створюваної таблиці з іншими таблицями бази даних потрібно вибрати із списку даних таблиць, що вже існують в базі, таблицю, з якою необхідно її пов’язати, і натиснути кнопку Зв'язку.
Рисунок 12
На наступному кроці можна вказати режим подальшої роботи:
Безпосереднє введення даних в таблицю — після завершення робіт майстра на екрані відкривається режим таблиці, що дозволяє приступити до введення даних в таблицю;
Рисунок 13
Введення даних в таблицю за допомогою форми, що створюється майстром, — після завершення роботи майстра на екрані відкривається екранна форма введення інформації в створену таблицю.
Встановивши необхідний режим, натиснути кнопку Готово. Цим кроком запускається майстер на формування таблиці. Після завершення цього процесу залежно від вибраної опції на екрані відкриється вікно конструктора таблиці, вікно перегляду таблиці, або екранна форма введення даних в таблицю.