7. Разработка форм заявок, условий участия и договоров с участниками выставок

Примерно за 6-9 месяцев до открытия выставки, предприятиям, проявившим интерес к предлагаемому мероприя­тию, высылается с сопроводительным письмом-приглашением комплект информационно-рекламных материалов в составе:

1. бланк заявки на участие в выставке;

2) условия участия в выставке (или регламент участия в вы­ставке);

3) расценки на аренду площадей и типовых стендов, проектиро­вание экспозиций на заказ;

4) типовой договор участника выставки с ее устроителем.

Все чаще выставочные организации сюда же прилагают от­четные и аналитические материалы, отзывы прессы по, ранее проведенным выставкам, иллюстративный или другой рекламный материал.

В этих документах сроки и реквизиты должны быть достовер­ными, требования и регламент - четко определенными. В текстах не должно быть многозначных выражений, фразы должны быть попятными и не допускающими двоякого толкования. В трудных случаях соответствующие графы, обороты и абзацы должны сопро­вождаться пояснениями и комментариями, чтобы до минимума со­кратить получателю необходимость делать десятки телефонных звонков, направлять запросы-факсы для уточнения отдельных по­зиций и положений. Документы, отправляемые за границу, должны быть оформлены на языке страны участника выставки или, в край­нем случае, на английском языке.

8. Выбор помещения, реклама и комплектование выставки

Выбор помещения для выставки. При планировании выставки одним из первых встает вопрос о месте ее проведения. Значи­тельная часть российских выставок и ярмарок проводится на площадях постоянно действующих выставочных комплексов, та­ких как ВВЦ и «Экспоцентр» в Москве и «Ленэкспо» В Санкт­Петербурге или в отдельно стоящем павильоне как у ВЦ «Рост­вертол» в Ростове-на:-Дону. Для специально построенных выста­вочных павильонов действуют типовые правила их использова­ния при проведении выставок и ярмарок. Требования по разме­щению в них выставок предусмотрены еще при их проектирова­нии, строительстве и вводе в эксплуатацию. Сегодня выставки еще устраивают во дворцах культуры, спортивных и киноконцертных комплексах и других многофункциональных зданиях и помещениях. Эти по­мещения организация-устроитель временно арендует у их вла­дельцев и берет на себя обязательство привести их в первона­чальное состояние после проведения выставки и возвратить вла­дельцу в надлежащем, оговоренном хозяйственным договором, виде. Каждый из упомянутых владельцев имеет установленные расценки на посуточную аренду своих площадей. Другие услуги, оказываемые устроителям выставок на арендуемых площадях, включаются в общую сумму аренды. Чтобы арендовать помеще­ние для выставки, необходимо заключить договор с организаци­ей, предоставляющей площади и свои услуги. К договору должна быть приложена смета расходов на аренду помещения и оказы­ваемые услуги. Договор и смета должны быть согласованы арен­датором и арендодателем и заверены круглой печатью. Сегодня действует ряд правил, ограничивающих аренду помещений, и директору выставки их надо знать.

Не рекомендуется арендовать помещения, в которых невозможно обеспечить охрану и сохранность материальных ценностей, тех­нику безопасности, санитарию и пожарную безопасность. Не рекомендуется арендовать помещения, не имеющие удобных путей для доставки и разгрузки габарит­ных экспонатов и тяжеловесных контейнеров с выставочным оборудованием.

Реклама выставки. Реклама и комплектование выставки - это дорогая, многоплановая и многоэтапная работа. И начинается она задолго до открытия выставки. Рекламная кампания ,российской выставки и комплектование ее участниками обычно начинаются с рассылки приглашений за 10-12 месяцев до ее открытия. Газе­ты, журналы, радио и телевидение организаторы начинают под­ключать позже, месяцев за пять-шесть до разрезания ленточки. За оставшийся до открытия выставки период ее организаторы, к которым теперь подключаются еще и экспоненты, заканчивают издание и вывоз из типографий тиражей специальной рекламы. Это и изысканные открытки предприятиям и учреждениям, и официальный каталог участников выставки, и красочные про­спекты-путеводители, и прекрасные буклеты, и настенные афи­ши-плакаты, и просто пригласительные и входные билеты. За неделю-две до выставки начинается их рассылка, а ра­дио и телевидение теперь должны проявить особую активность в формировании атмосферы значимости новой выставки.

Подготовка печатных рекламных материалов и сувениров на уровне эскизов и макетов поручается рекламной службе, а реклама на радио и телевидении - пресс-центру организации. Они обычно обслуживают и другие подразделения предприятия и поэтому не включаются в состав дирекции выставки. Если рекламной службы на предприятии нет, весь комплекс работ - от разработки реклам­ной идеи вплоть до производства и тиражирования материалов, за­казывается специализированным рекламным агентствам. А куриро­вание работ по рекламе поручается одному из сотрудников дирек­ции выставки. В его обязанности входит согласование задания с подрядчиком, заключение договора, контроль сроков и качества изготовления, приемка рекламной продукции, своевременный вы­воз ее к месту назначения, организация распространения и рассыл­ки. Но этим работа по рекламе не ограничивается. Она дополняется комплексом мероприятий паблик рилейшнз, расширяющих и укрепляющих связи с общественностью. Это организация брифингов, круглых столов и пресс-конференций, заседа­ний бизнес клубов. На них приглашаются представители мини­стерств и ведомств, союзов промышленников и ассоциаций пред­принимателей, крупных предприятий и средств массовой информа­ции. Здесь разъясняются цели и задачи выставки, прогнозируются характеристики мероприятия и ожидаемые результаты.

Если выставочная организация принимает на таких встречах какие-либо обязательства, они становятся обя­зательными для выполнения в ходе подготовки и проведения вы­ставки.

Комплектование выставки и работа с экспонентами. Одновременно с рекламой выставки дирекцией ведется работа с экспонентами. Сюда входит прием и регистрация заявок; контроль правиль­ности оформления документов и выполнения требований по оформлению и оплате участия; согласование размещения· арендуемых площадей или готовых стендов; учет дополнительных пожела­ний и документальное оформление дополнительно принимаемых решений. Контроль хода комплектования выставки и заполняемости выставочного пространства осуществляет лично директор вы­ставки. О состоянии дел по комплектованию выставки, об органи­зационных и финансовых проблемах, а также о ходе работ по другим направлениям и этапам плана мероприятий директор периоди­чески сообщает в рабочую группу оргкомитета или лично доклады­вает на его очередном заседании.