19

Тема. Організація набору та відбору кадрів план

8.1. Добір кадрів.

8.2. Професіограма: модель співробітника і модель посади.

8.3. Методи відбору працівників.

8.4. Професійна орієнтація і трудова адаптація працівників.

8.1. Добір кадрів

Виробничо-господарські організації як соціальні утво­рення потребують постійної заміни, оновлення й попов­нення свого складу. З моменту утворення і в процесі свого функціонування вони постійно залучають нових праців­ників на зміну тим, що з різних причин їх покинули, а та­кож у зв'язку з розширенням обсягів виробничо-господар­ської діяльності. Ці процеси є керованими і полягають у цілеспрямованому доборі й відборі кадрів.

Процеси добору й відбору кадрів повинні ґрунтуватися на наукових засадах, оскільки помилки, допущені у їх здійсненні, негативно позначаться на ритмічності і ефективності діяльності виробничо-господарської орга­нізації і на соціально-психологічному кліматі колективу.

Добір кадрів полягає у формуванні необхідного їх ре­зерву (банку даних претендентів) і за своїм змістом є офертою (лат. offertus — запропонований) для потен­ційних працівників організації. Процес добору кадрів ча­сто ототожнюється з його відбором. На відміну від добору відбір кадрів полягає у визначенні конкретних персоналій з бази даних для висунення їм пропозицій щодо встанов­лення трудових відносин з організацією.

Добір кадрів — процес пошуку потенційних працівників і форму­вання бази даних про них для наступного залучення на вакантні або на ті, що стануть вакантними, посади і робочі місця.

Місце процесу залучення працівників у системі управ­ління персоналом організації схематично подано на рис. 8.1.

Загальна потреба в залученні кадрів різних категорій визначається на основі даних планового балансу трудових ресурсів (тема 7), який є підставою для відбору май­бутніх працівників. Процес залучення потенційних претендентів для встановлення з ними трудових відносин складається з таких етапів:

—проведення кампанії набору;

• формування бази даних про потенційних претен­дентів;

• складання переліку вакантних або таких, що мо­жуть стати вакантними, посад і робочих місць;

• формулювання вимог до претендентів на кожну по­саду;

• пошук і оброблення інформації про можливих пре­тендентів на посади в базі даних про претендентів;

• первинне знайомство з потенційними претендента­ми на кожну конкретну посаду;

• відбір найпридатнішої кандидатури серед претен­дентів на посаду;

• найняття працівника і оформлення з ним трудових відносин;

• адаптація працівника до робочого місця і в колек­тиві.

Розрахунок планової чисельності персоналу

Визначення потреб у персоналі

Складання балансу трудових ресурсів і визначення додаткової потреби в кадрах

Формулювання вимог до претендентів

Вибір джерел залучення персоналу

Вибір засобів залучення персоналу

Процес залучення кандидатів на посади і робочі місця

Зовнішні джерела

Внутрішні джерела

Реклама в засобах масової інформації

Служби зайнятості

Навчальні заклади

Персональні запрошення фахівців з інших організацій

Лізинг персоналу

Використання власного кадрового резерву

Інші службові переміщення

Реорганізація структурних підрозділів

Відбір претендентів

Процес відбору претендентів

Оформлення трудових відносин із відібраними працівниками

Рис. 8.1. Схема послідовності дій при доборі працівників в організацію

Добирають кандидатів на вакантні робочі місця на внутрішньому і зовнішньому ринках праці, періодично або безперервно.

Пошук працівників на внутрішньому ринку праці оз­начає пропонування працівникам даної організації зміни­ти місце праці. Перевагою його є поінформованість ор­ганізації щодо потенціалу, кваліфікації, особистісних якостей, реальних результатів своїх працівників. Крім то­го, це дає шанси працівникам реалізувати в межах ор­ганізації свої прагнення, потенціал.

Як свідчать дослідження, багато працівників звільня­ються з роботи не через низькі заробітки, а у зв'язку з не­можливістю задовольнити потреби в самореалізації. Водночас у деяких працівників може з'явитися негативне ставлення до тих, хто здійснив свої кар'єрні прагнення, унаслідок чого погіршується загальний клімат в ор­ганізації.

Пошук працівників на зовнішньому ринку праці озна­чає спрямування пропозицій щодо працевлаштування до всіх бажаючих, які перебувають поза межами даної організації. Його перевагою є ймовірність появи в орга­нізації нових компетентних кандидатів, не пов'язаних жод­ними умовностями. Багато вчених, наприклад, вважає, що для кожного структурного підрозділу приплив «свіжої крові», особливо на керівні посади, є корисним. А для того, щоб організація не закостеніла, періодично повинно змінюватися не менше 20% керівників за рахунок кадрів ззовні. Однак не всіма це явище оцінюється як позитивне. По­тенційними його вадами можуть бути більші обсяги витрат на пошук кадрів на зовнішньому ринку; триваліший період адаптації нових працівників; недостатнє порозуміння між новими і працівниками-ветеранами організації, вищий ри­зик помилок в доборі кандидатів; зниження ефективності праці тих, хто сподівався на службове зростання.

Під час добору кандидатів на вакантні місця застосову­ють такі техніки:

1)оголошення всередині колективу. Використовують її досить часто, оскільки вона не потребує значних витрат коштів. Крім того, особа, яка пропонує певного кандидата, бере на себе відповідальність за нього, допомагає йому адаптуватися в новому середовищі. Нерідко працівники краще знають, хто буде найефективнішим на певному робочому місці, а тому і пропонують особам зайняти його. Іноді така пропозиція може бути адресована членам власної родини, знайомим, не завжди придатним до ефективної праці на вакантному робочому місці.

Різновидом внутрішнього пошуку кандидатів є веден­ня баз даних, що містять інформацію про кандидатів, яким раніше було відмовлено у прийомі на роботу, а та­кож про звільнених працівників. За потреби з цими особа­ми встановлюють відповідні контакти;

2. розміщення оголошень у засобах масової інфор­мації. Завдяки їм пропозиція організації може потрапити до багатьох кандидатів. Незважаючи на те що на оприлюд­нення оголошень потрібні значні кошти, вони є сигналом для ринку, що в організації усе добре, оскільки вона по­требує нових працівників. Вагому роль при цьому відіграє належно продуманий текст оголошення. Воно повинно бути зрозумілим, зручним для читання, детально характе­ризувати умови пропонованого місця праці, вимоги до профілю кандидатів;

3. використання державної служби зайнятості. Цент­ри зайнятості володіють базами даних про кандидатів на певні робочі місця, видають брошури і бюлетені з інфор­мацією про пошукувачів робочих місць, аналізом локаль­ного ринку праці і зміною на ньому. Часто вони надають консультації організаціям, які потребують нового попов­нення, іноді за власною ініціативою пропонують їм пре­тендентів;

4. залучення кадрових агенцій. Такі послуги є недеше­вими і залежать від гарантій, які надає агенція щодо обраного кандидата. Якщо він не виправдовує очікувань, агенція пропонує іншу кандидатуру. При цьому агенції користуються різноманітними техніками відбору канди­датів. До послуг кадрових агенцій найчастіше вдаються, маючи потребу у фахівцях рідкісних кваліфікацій, мене­джерах;

5. спеціалізовані агенції з лізингу персоналу. За від­повідну плату вони надають в оренду організаціям тех­нічних працівників офісних служб, фахівців з інформати­ки, охоронців, осіб для виконання некваліфікованих робіт (вантажники, прибиральники тощо);

6. взаємодія з навчальними закладами. Організації, які дбають про свою перспективу, повинні мати з ними по­стійні контакти. Недоліком такого підходу є можливість отримання висококваліфікованих працівників, але без належного виробничого досвіду. Пом'якшенню цього чин­ника сприяє залучення кандидатів до проходження сту­дентами в організації виробничої практики.

Поширеною стає практика укладання організаціями угод з навчальними закладами на підготовку фахівців за індивідуальними програмами, що адаптувало б їх до умов і потреб майбутнього місця працевлаштування.

Іноді організації відбирають серед студентів молодших курсів перспективних осіб і оплачують їх навчання або виплачують їм стипендії. Ці студенти під час навчання постійно контактують з організацією, проходять там ви­робничу й переддипломну практики, виконують курсові роботи, працюють у канікулярний період тощо. Отримав­ши дипломи, молоді фахівці виявляються достатньо підготовленими для здійснення самостійної професійної діяльності в даній організації.

Останнім часом навчальні заклади стали влаштовувати «ярмарки кар'єр», де зустрічаються студенти старших курсів і працедавці. На таких «ярмарках» випускники зна­ходять собі робочі місця і, зорієнтувавшись у вимогах та очікуваннях працедавців, індивідуалізують своє навчання.

Іноді зацікавлені у працевлаштуванні особи з власної ініціативи звертаються до організацій з проханням прий­няти їх на роботу навіть на засадах волонтеризму. Най­частіше при цьому надсилають організаціям пропозиції про працевлаштування з детальною інформацією про себе («вхід без стукання у двері»).

Незалежно від застосовуваної техніки організація от­римує інформацію, на підставі якої формує базу даних про потенційних кандидатів як зі сфери тих, хто працює в ній, так і з зовнішнього середовища. Використовуючи їх, ор­галізація поетапно здійснює добір і найм найпридатніших для неї працівників.

У формуванні бази даних про потенційних кандидатів вітчизняні організації активно послуговуються пошире­ними у західних фірмах резюме і СV (Curriculum Vitae – життєпис, біографія) — це документи, які містять структуровані переліки фактів про професійне життя претен­дента. Попри подібні ознаки, резюме і СV мають певні відмінності. Резюме, як правило, містить кілька полів — «Особисті дані», «Освіта», «Трудова діяльність», «Не­основна діяльність», «Спеціальні навички», «Іноземні мо­ви» — і не перевищує однієї сторінки. СV подає всебічну і вичерпну інформацію про досвід й кваліфікацію претен­дента на вакансію; може займати до чотирьох сторінок. Суворих правил щодо представлення інформації в резюме або СV не існує. Головне, щоб вона була конкретною, ви­черпною, зрозумілою.

Починається вона із «шапки», яку утворюють ім'я, прізвище (по батькові, якщо документ написаний ук­раїнською мовою), контактна інформація: поштова адре­са, телефон, електронна адреса.

Далі претендент зазначає найпридатнішу для себе по­саду в організації.

У полі «Особисті дані» фіксують дату і місце наро­дження.

Поле «Освіта» призначене для інформації про всі ди­пломи, сертифікати, кваліфікаційні свідоцтва. Як прави­ло, спочатку в ньому подають інформацію про останнє місце навчання. Люди з вищою освітою здебільшого не вказують довузівського навчання. Записи в цьому полі даних можуть бути організовані двома способами:

1. зазначення дати початку і закінчення навчання (місяць, рік); найменування, місцезнаходження закладу, факультет, спеціальність, отриманий диплом (ступінь) і дата його видачі;

2. дата видачі документа про освіту, статус документа (диплом, сертифікат, свідоцтво), спеціальність, факуль­тет, навчальний заклад.

Разом з відомостями про вищу освіту деякі працедавці просять надати інформацію про навчання на курсах із за­значенням місця, року та організації, що його видала, присвоєну кваліфікацію.

У полі «Трудова діяльність» у зворотному хроно­логічному порядку перераховують попередні місця праці і посади. Ці дані повинні відповідати записам у трудовій книжці претендента.

Іноді працедавці вимагають подання інформації щодо членства у професійних, громадських чи благодійних ор­ганізаціях. При цьому вказують назву організації (за не­обхідності стисло описують її діяльність), рік вступу, міс­це в її ієрархії.

Заповнюючи поле «Нагороди і відзнаки», вказують рік присвоєння і назву нагороди, відзнаки (диплом з відзна­кою, ордени і медалі, грамоти, почесні звання тощо) і ким вони присуджені.

Важливим полем є «Іноземні мови», особливо для пре­тендентів на робочі місця у спільних підприємствах або на участь у міжнародних програмах. У ньому вказують спо­чатку рідну мову, а потім — іноземні і рівень володіння ними (початковий, середній), рівень знання (вміння чита­ти, розуміння розмовної мови, вільне володіння). Якщо вакансія пов'язана з дослідницькою діяльністю, працеда­вець може запросити інформацію про публікації кандида­том книг, статей (у книгах, журналах, енциклопедіях), монографій, рефератів та інших матеріалів.

Спільні підприємства, а також підприємства, що постійно контактують із зарубіжними партнерами, вво­дять в базу даних інформацію про міжнародний досвід претендента, фіксуючи країни, види контактів, їх цілі, да­ти візитів тощо.

У полі «Навички» інформують про важливі для ва­кантного робочого місця особливі навички: навички ма­шинопису, володіння комп'ютером, водійські права, свідоцтва про рівень кваліфікації тощо.

Багато працедавців зацікавлені мати всебічну інфор­мацію про потенційного працівника, передбачаючи у базі даних рубрику «Інтереси», відомості якої не стосуються професійної діяльності, але доповнюють особистісну ха­рактеристику людини.

На основі бази даних про потенційних кандидатів на вакантні або такі, що можуть стати вакантними, посади здійснюють відбір претендентів. Щороку ці дані конкре­тизують, складаючи перелік вакантних і таких, що мо­жуть стати вакантними, посад (табл. 8.1).

Таблиця 8.1