3.2.5 Створення форм

На вкладці Створити у програмі Access пропонується кілька засобів, які дають змогу створювати форму одним клацанням миші. Проте якщо потрібні ширші можливості визначення полів на формі, можна скористатися майстром форм. Цей майстер також дає змогу визначити спосіб групування й сортування даних і використати поля з кількох таблиць або запитів (за умови, що зв’язки між таблицями й запитами попередньо визначено).

Режим конструктора надає найбільші можливості по створенню і редагуванню форми. 

Форма може бути розділена на п’ять частин: Заголовок форми (Form Header), Верхній колонтитул (Page Header), Область даних (Detail), Нижній колонтитул (Form Footer) і Примітка форми (Form Header/Footer).  При виводі на друк багатосторінкової форми заголовок відображується лише на першій сторінці, а примітка внизу останньої сторінки. Можна не використовувати у формі заголовок, колонтитули і примітку. Ці розділи можуть не відображуватися при створенні форми. Аби включити їх у форму виберіть в меню Вигляд (View) команди Заголовок/прімечаніє форми (Form Header/Footer) і Колонтитули (Page Header/Footer).

 Елементи управління форми розташовані в області даних. Необхідно переміщати вертикальну лінію, що показує розташування поля, яке знаходиться із правої сторони форми, і горизонтальну лінію, що відзначає положення нижнього поля форми. 

У вікні конструктора форми видно лінії сітки, розташовані на відстані одного сантиметра один від одного. По лініях сітки зручно вирівнювати стовпці і рядки елементів управління. Для розташування по лініях сітки елементів управління виберіть в меню Формат (Format) команду Прив'язати до сітки (Snap to Grid) Команда По вузлах сітки (То Grid) у меню Формат (Format) змінює розміри елементів управління так, щоб вони відповідали кроку сітки. Для включення і виключення відображення сітки виберіть команду Сітка (Grid) у меню Вигляд (View). 

У вікні створення форми в режимі конструктора розташована Панель елементів (Toolbox). Для її відображення або утаєння можна використовувати команду Панель елементів (Toolbox) у меню Вигляд (View). На ній розміщені кнопки елементів управління. Процес введення у форму елементів управління спрощується, якщо натискує кнопка  Майстер (Control Wizard).  Аби ввести кнопку у форму, клацніть її кнопкою миші, перемістите мишу на місце розташування у формі і, утримуючи такою, що натискує кнопку миші, задайте розміри кнопки. Якщо необхідно ввести одну і ту ж кнопку в декілька місць форми, то двічі клацніть кнопку на панелі елементів. Для припинення роботи з кнопкою натискуйте клавішу Esc.

 Аби створити підлеглу форму, що відображується в режимі таблиці, перетягніть таблицю або запит з вікна бази даних у форму в режимі конструктора. При цьому автоматично запускається майстер створення підлеглих форм.

Стиль вибирається в списку Форма → підсписок автоформат (Form Auto Formats). Його особливості можна побачити в правій частині вікна. Кнопка Параметри дозволяє відображувати в нижній частині вікна три прапорці додаткових атрибутів. Необхідно зняти прапорці тих атрибутів, які не будуть застосовуватись у формі.

 Для створення спеціального стилю форми необхідно натиснути кнопку Налаштування (Customize). На екрані відображуватиметься вікно Налаштування автоформату (Customize AutoFormat) . Положення перемикача дозволяють створити новий стиль на основі стилю об'єкту, відновити цей стиль або видалити.

Для створення форми «Вартість продуктів за грудень місяць» необхідно зайти в меню «Форми» → «Створити», з’являється вікно «Нова форма» → необхідно вибрати «конструктор» і в полі «джерело» вказати запит «Вартість продуктів за грудень» далі необхідно натиснути на кнопку «ок», далі на екрані з’являється конструктор в котрому необхідно додати рисунок – він буде фоном даної форми. Далі додаються такі поля із запиту: «Назва» і «Ціна». Необхідно ввести текст «Вартість продуктів за грудень місяць» – це і буде назва даної форми. Також додаються кнопки гортання записів для зручного перегляду даних (для цього необхідно вибрати на панелі елементів піктограму, а далі необхідно вибрати вид, та призначення кнопки), а також кнопка для виводу інформації на друк (дана форма зображена на рисунку 3.10). Закривається форма, після цього формою можна користуватися.

Р исунок 3.10 - Форма «Вартість продуктів за грудень місяць»

Аналогічно даній формі створюються інші форми, тільки в кожної форми буде своє джерело, і свої кнопки для зручності.

Для створення форми «Всі дані про доход» необхідно зайти в «Форми» → «Створити форму за допомогою майстра», необхідно вибрати джерело: запит «Всі дані про доход», необхідно додати всі існуючі поля в цьому запиті. Після цього натискається «Далі» необхідно встановити «Стрічковий» натиснути «Далі», потім «Готово», результат зображено на рисунку 3.11.

Рисунок 3.11 - Форма «Всі дані про доход»

Для створення звіту «Вартість продуктів за грудень місяць» вибирається меню «Звіти» → «Створення звіту за допомогою майстра» → вибирається джерело – запит «Вартість продуктів за грудень місяць», додаються всі поля → «Далі» → «Далі» → «Далі» → ставиться «Блок» → «Далі» → «Далі» → «Готово». Далі заходиться в конструктор і міняються кольори фонів та інше. Результат зображено на рисунку 3.12.

Всі інші звіти розробляються аналогічно, тільки у них будуть різні джерела.

Рисунок 3.12 - Звіт «Вартість продуктів за грудень місяць»

Головна кнопкова форма створюється з метою навігації по базі даних, тобто вона може використовуватися в якості головного меню БД. Елементами головною кнопкової форми є об'єкти форм і звітів.

Запити та таблиці не є елементами головної кнопкової форми. Тому для створення кнопок Запити або Таблиці на кнопкової формі можнавикористовувати макроси. Спочатку вікні бази даних створюються макроси  «Відкрити Запит» або «Відкрити Таблицю» з унікальними назвами, а потім  у кнопкової формі створюють кнопки для виклику цих макросів.

Для однієї бази даних можна  створити кілька  кнопкових форм.  Кнопки  слід групувати на сторінках кнопкової форми таким чином, щоб користувачеві було зрозуміло, в яких можна виконувати певні команди (запити, звіти, введення і редагування даних). 

Для створення кнопкової форми необхідно зайти в «Сервіс» → «Службові програми» → «Диспетчер кнопкових форм» → з’являється вікно в якому зазначається що кнопкової форми не існує і система запитує – «створити?» → необхідно натиснути «так». В цьому вікну необхідно створити такі сторінки форми та іх компоненти, як зображено в таблиці 3.2.

Назва кнопкової форми	Меню для кнопок
Пункт «1-5»	Вартість продуктів за грудень, Видалити дані по рік, Всі дані по продукту, Всі дані про доход, Дані по вживанню цукру, Повернутися.
Пункт «6-9»	Залишок на інші продукти, Запит на збільшення доходу за січень 2011, Перехресний по затраченим коштам на продукти за 2010, Список вживаних продуктів, Повернутися.
Запити	Пункт «1-5» та пункт «6-9», Повернутися.
Звіти	Вартість продуктів за грудень, Вживання, Доходи, Повернутися.
Таблиці	Продукти, Вживання, Доходи, Повернутися.
Форми введення даних	Введення в продукти, Введення в доходи, Введення в Вживання, Вартість продуктів за грудень 2010, Повернутися.

Таблиця 3.2 Кнопкова форма та її компоненти.

Далі необхідно зайти у «Головну кнопочку форму» і розробити посилання на меню цієї форми. Необхідно зберегти внесені зміни. Далі необхідно зайти в «Сервіс» → «Параметри запуску», і в полі «Виведення форми/сторінки» необхідно вказати «Головна форма». Так встановлюється відкриття форми при запуску даної БД. Головна кнопкова форма зображена на р исунку 3.13.

Рисунок 3.13 – Головна кнопкова форма

4 РЕЗУЛЬТАТ ЗАСТОСУВАННЯ СИСТЕМИ

4.1 Вимоги щодо операційного середовища та технічних характеристик ПК

Для організації роботи та супроводження інформаційної системи «Споживчий кошик» необхідно використовувати персональну електроно-обчислювальну машину (ПЕОМ) з такими характеристиками:

1. процесор: Pentium II;

2. пам’ять: 256Mb RAM;

3. Роздільна здатність екрана: 1024x768x16;

4. маніпулятор Mouse;

5. Windows XP.

Характеристики принтерів для організації друку звітів:

1. струменевий або лазерний;

2. швидкість друку 6-10 листів за хвилину;

3. чорно-білий або кольоровий.

Для організації операційного середовища слід встановити Microsoft Office 2003.

Базу даних «споживчий кошик можна» встановлювати в будь – яку доступну папку комп’ютера.

4.2 Результати тестування системи та рекомендації по удосконаленню системи.

При виконанні тестування таблиць на предмет відкривання, вводу, редагування інформації система працює без відхилень від норми.

При тестуванні запитів всі запити працювали і виводили дані згідно поставленого завдання, наприклад в запиті «Всі дані по продукту» запитується – «Необхідно ввести назву продукту» → наприклад «Сир» → на екрані з’являться всі дані по вживанню сиру. Після виконання запиту «Збільшення доходу на 30 відсотків за січень 2011 року» в таблиці «Доходи» навпроти строки за січень 2011 доход збільшився на 30 відсотків. А в запиту на видалення даних , можна ввести рік, по котрий, всі дані в таблиці будуть видалені.

Під час тестування перехресного запиту, запит виводив інформацію по затраченим коштам за 2010 рік по продуктам, і по місяцям.

Під час тестування форми для введення даних в таблицю, на предмет додавання даних в таблицю та збереження її, система працює без відхилень.

При тестуванні головної кнопкової форми всі звіти, таблиці, форми та запити визивались за допомогою спеціальних кнопок.

Рекомендації по удосконаленню.

Програма виконує всі указані функції, але в майбутньому можна б було збільшити кількість продуктів в таблиці «Продукти», додати також таблицю в якій були б речі, які необхідні для мінімального існування наприклад одяг. Додати також запит, за допомогою якого можна було б вводити дані в таблицю «Вживання».

Можна також додати запит який, би рахував скільки відсотків родина витрачає на харчування, таким чином можна б було дізнатися рівень життя даної родини.

Додати запит по підрахунку сукупного доходу за певний рік ( рік вводився б як параметр), таким чином можна було б дізнатися, який доход родини за певний рік.