28. Совместное использование баз данных Access

Базы данных Microsoft Access могут использоваться одновременно несколькими пользователями в сети. Предоставить общий доступ к базе данных можно несколькими способами:

поместив всю базу данных в общую папку в сети;

поместив в общей папке сети только таблицы базы данных;

обеспечив подключение к базе данных через Интернет;

с помощью репликации;

с помощью СУБД SQL Server.

Публикация в сети всей базы данных

Чтобы предоставить совместный доступ к базе данных Access, ее можно поместить на файловый сервер или в общую папку на рабочей станции. Это самый простой метод обеспечения совместного доступа к базе данных и всем ее объектам: формам, отчетам, запросам, макросам и модулям. Он подходит, если нужно, чтобы все пользователи могли использовать одни и те же объекты базы данных одинаковым способом.

Поместив базу данных в общую папку на файловом сервере или рабочей станции, надо установить параметр, определяющий открытие базы данных по умолчанию в режиме совместного доступа. (см далее ).

Публикация в сети таблиц базы данных

Можно предоставить совместный доступ в сети лишь к таблицам в базе данных Access. Для этого необходимо разделить базу данных на файл объектов данных (в нем хранятся таблицы) и файл объектов приложения (в нем хранятся все остальные объекты — формы, запросы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули VBA). При этом в файле объектов приложения устанавливаются связи с таблицами, хранящимися в файле объектов данных.

После разделения базы данных файл объектов данных помещается на файловый сервер или в общую папку на рабочей станции, чтобы предоставить общий доступ к таблицам, а файл объектов приложений — на компьютер пользователя в виде локальной копии.

В этом случае производительность базы данных будет несколько выше, чем при совместном доступе ко всей базе данных, поскольку по сети будут передаваться только данные из таблиц. При этом отдельный пользователь может настроить формы, отчеты и прочие объекты из файла объектов приложения в соответствии со своими индивидуальными потребностями. Эти изменения не отразятся на остальных пользователях, которые используют свои локальные копии файла объектов приложения.

Публикация базы данных в Интернете

Объекты базы данных можно предоставить в совместное использование через Интернет, создав на их основе страницы HTML , которые можно отобразить в программе просмотра Интернета, такой как Internet Explorer ( см. другую лекцию).

Совместная работа с базой данных с помощью репликации

Портфельная репликация Windows позволяет использовать для работы с файлом (в том числе с базой данных) два компьютера: например, компьютер в офисе и переносной компьютер. Можно создавать реплики (специальные копии) базы данных Access для хранения на разных компьютерах и синхронизировать изменения в них. Аналогично несколько пользователей могут работать со своими копиями — репликами базы данных, которые могут быть синхронизированы по сети, с помощью удаленного доступа к сети или через Интернет.

Совместный доступ к базе данных с помощью SQL Server

Если в сети организации установлена СУБД SQL Server, ее можно использовать для совместной работы с базой данных Access. Для этого необходимо создать новое клиент-серверное приложение (на основе базы данных Access).

Иными словами, можно выполнить преобразование приложений Access с целью переноса их в другую среду эксплуатации (на платформу SQL Server).

Для обозначения таких преобразований часто используется термин “миграция”.

Под миграцией приложений понимается целевое преобразование приложения с изменением его внутренней структуры и сохранением внешнего интерфейса.

Таким образом, к миграции относится и преобразование приложения, созданного в среде Access 2002, в двухуровневое клиент-серверное приложение, в котором обработка данных выполняется сервером базы данных (то есть SQL Server).

При переносе базы данных Access в SQL Server, кроме таблиц, переносятся индексы и связи между таблицами. При этом индексы отображаются в соответствующие объекты SQL Server (индексы, использующиеся в Access и SQL Server, очень похожи, отличие состоит только в том, что SQL Server не поддерживает индексы по убыванию).

Замечание: из всего сказанного видно, что перенос приложения Access на платформу SQL Server означает его фактическую переделку в новое приложение. Остается только внешний вид старого приложения Access (интерфейс). При этом новое приложение начинает функционировать под мощными средствами SQL Server, которые и предоставляют все необходимые возможности для совместного доступа.

Режимы работы с базой данных в сети

База данных может быть открыта пользователем в сети в одном из четырех режимов.

Открытие в режиме общего доступа. База данных открывается для чтения и записи. Другие пользователи тоже могут открыть базу данных (в любом режиме).

Открытие в режиме монопольного доступа. База данных открывается для чтения и записи. Другие пользователи не смогут открыть базу данных, пока она не будет закрыта пользователем, открывшим ее в режиме монопольного доступа.

Открытие в режиме общего доступа только для чтения. База данных открывается только для чтения. Другие пользователи тоже могут открыть базу данных (в любом режиме).

Открытие в режиме монопольного доступа только для чтения. База данных открывается только для чтения. Другие пользователи не смогут открыть базу данных, пока она не будет закрыта пользователем, открывшим ее в режиме монопольного доступа.

Пользователь может открыть базу данных в любом из указанных режимов, указав его следующим способом: выбрать команду Файл/ Открыть; в появившемся диалоговом окне “Открытие файла базы данных” раскрыть список всех возможных режимов открытия базы данных (рис. 28.1).

Рис. 28.1. Список режимов открытия базы данных

Если база данных (файл с расширением mdb) открывается в режиме общего доступа, Microsoft Access создает файл блокировок с таким же именем, как база данных, но с расширением Idb, который располагается в той же папке, где хранится файл базы данных.

В файле блокировок сохраняется имя компьютера (например, MYCOMP) и регистрационное имя пользователя базы данных (например, Admin) для каждого пользователя, открывшего базу данных для совместного использования. Файл блокировок используется Microsoft Access во время совместной работы пользователей с файлом базы данных. Этот файл автоматически удаляется после того, как последний пользователь закроет базу данных.

Методы управления блокировками записей

Пока один пользователь редактирует запись, Access позволяет автоматически запретить другим пользователям изменять ее до тех пор, пока первый пользователь не закончит ее правку. Предоставление одному пользователю исключительного права доступа к записи называется блокировкой.

Существует три параметра блокировки (три метода блокировки) записей в базе данных Access.

Отсутствует (No Locks). Изменяемая запись не блокируется. При попытке сохранить измененную запись, которую в это же время изменил другой пользователь, на экране появляется сообщение, предлагающее следующие возможности: сохранить данный вариант записи, уничтожив изменения, внесенные другим пользователем; скопировать свою, измененную запись в буфер обмена; отказаться от собственных изменений. Этот параметр позволяет изменять записи в любое время, но при внесении изменений разными пользователями могут возникать конфликты.

Изменяемой записи (Edited Records). Microsoft Access блокирует изменяемую в данный момент запись, не позволяя изменять ее другим пользователям. Заблокированными могут оказаться также записи, расположенные рядом на диске. Если другой пользователь попытается изменить заблокированную запись, в его объекте в режиме Таблицы появится маркер заблокированной записи (перечеркнутый круг). Данный параметр гарантирует завершение всех начатых изменений. Это хороший выбор, если конфликты совместного доступа к записи с другими пользователями возникают редко.

Всех записей (All Records). Microsoft Access блокирует все записи формы или объекта в режиме Таблицы (и базовых таблиц) на весь период их открытия, поэтому другие пользователи не могут изменить или заблокировать записи. Этот параметр накладывает слишком жесткие ограничения. Его следует использовать только в тех случаях, когда есть уверенность, что конкретно вы имеете приоритетное право на изменение записей(то есть право, заданное администратором).

Чтобы установить параметр блокировки записей в сети (то есть выбрать метод блокировки) надо выбрать команду Сервис/Параметры; в появившемся диалоговом окне “Параметры” установить необходимый переключатель (рис. 28.2).

Рис. 28.2. Диалоговое окно Параметры

Кроме возможности выбора метода блокировки Access предоставляет возможность выбора одного из двух уровней блокировки:

Блокировка записей. Блокируется только редактируемая запись.

Блокировка страниц. Блокируется страница памяти на диске, которая может содержать несколько соседних записей (4 Кбайт памяти на страницу).

Чтобы задать уровень блокировки надо установить флажок “Блокировка записей при открытии БД” (рис. 28.2) диалогового окна “Параметры”, если нужна блокировка на уровне записей, или сбросить этот флажок, если нужна блокировка на уровне страниц.

Предотвращение конфликтов при блокировке записей в сети

Следующие четыре параметра помогают избежать конфликтов при блокировке записей в сети ( рис. 28.2):

Период обновления (Refresh interval). Этот параметр задает число секунд, по истечении которых Microsoft Access автоматически обновляет записи в объекте в режиме Таблицы или в режиме Формы. При обновлении текущего объекта в режимах Таблицы или Формы отображаются изменения в существующих записях, причем записи не сортируются заново, не добавляются новые и не убираются с экрана удаленные записи. Для того чтобы увидеть эти изменения, необходимо выполнить операцию обновления данных, например с помощью комбинации клавиш <Shift>+<F9>.

Период повтора обновления (Update retry interval). Этот параметр задает число миллисекунд, по истечении которых Microsoft Access автоматически пытается сохранить измененную запись, заблокированную другим пользователем.

Число повторов обновления (Number of update retries). Этот параметр задает число попыток сохранения измененной записи, заблокированной другим пользователем.

Период обновления ODBC (ODBC refresh interval). Этот параметр задает интервал времени в секундах, после которого Microsoft Access автоматически обновляет записи, доступ к которым осуществляется по протоколу ODBC. Для того чтобы увидеть эти изменения, необходимо выполнить операцию обновления данных, например с помощью комбинации клавиш <Shift>+<F9>.

Особенности совместного изменения объектов

Внесение изменений в объекты базы данных при работе в сети характеризуется следующими особенностями.

Хотя допускается изменение базы данных во время работы с ней других пользователей, лучше создать макеты большинства объектов до того, как другие пользователи получат возможность открыть базу данных в сети. Для того чтобы при внесении серьезных изменений в структуру базы данных запретить другим пользователям доступ к этой базе данных, следует при открытии базы данных выбрать режим Монопольно (Open Exclusive).

Если же вы открыли базу данных в режиме общего доступа и начинаете изменять структуру данных, то при условии, что в этот момент вы — единственный пользователь этой базы данных, Access 2002 автоматически временно переведет вашу базу данных в монопольный режим. Так что другие пользователи не смогут открыть эту базу данных, пока вы не закончите работу с изменениями структуры объектов. После этого база данных автоматически возвращается в режим общего доступа. Но если в такой момент вы — не единственный пользователь базы данных, то Access разрешит внести лишь незначительные изменения в дизайн объектов, например настройки печати.

Если другой пользователь открыл таблицу или просматривает данные в запросах, формах или отчетах, для которых эта таблица является источником данных, изменять структуру этой таблицы нельзя. Появляется сообщение, что таблица доступна только для чтения.

Если объекты зависят друг от друга, обновляйте их все одновременно, чтобы другие пользователи не начали работать с несогласованными версиями объектов.

Если вы внесли изменения в запрос, форму или отчет, открытый другими пользователями, им придется закрыть и снова открыть измененный объект, чтобы получить его обновленную версию.

Лекция 15